Isi

• Langkah
• Pertanyaan dan Jawaban Komunitas
• Tips

Bagian Lain

Jika Anda kehabisan ruang di email IBM Notes Anda, tetapi belum siap untuk menghapus email, pertimbangkan untuk mengarsipkannya. Mengarsipkan email berarti menyalin pesan ke lokasi lain di komputer Anda. Mempelajari cara mengarsipkan IBM Notes untuk mengosongkan ruang di akun Anda sambil menyimpan email asli. Ini juga membantu komputer dan perangkat lunak Anda bekerja dengan kinerja terbaik.

Langkah

1. 

   Batasi ukuran file email Anda. Jaga ukuran file email Anda kurang dari 500MB. (Beberapa organisasi mungkin memerlukan batasan yang lebih ketat, seperti 200MB.)
   • Periksa ukuran data Anda dengan membuka File, Database, Properties. Di Lotus 8, buka File, Aplikasi, Properti.
   • Klik tab "i". Angka setelah "Ruang Disk" adalah jumlah data yang Anda miliki saat ini di IBM Notes.

2. 

   
   
   Pelajari setelan organisasi Anda yang telah ditentukan sebelumnya. Jika Anda menggunakan IBM Notes untuk sekolah atau kantor, mungkin sudah ada pengaturan arsip. Ini membantu organisasi mengontrol jumlah email per pengguna, serta kinerja umum komputer dalam organisasi. Jika pengaturan arsip sudah dibuat, bicarakan dengan staf sistem teknis Anda untuk mengetahui apakah mereka dapat dimodifikasi.

3. 

   
   
   Tentukan pengaturan arsip yang Anda inginkan. Anda dapat mengarsipkan semua email IBM Notes atau memilih yang spesifik. Anda juga perlu memutuskan seberapa sering Anda ingin IBM Notes diarsipkan.
   • Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
   • Buka Tindakan, Arsip, Pengaturan.
   • Buka tab Kriteria dan pastikan "Default untuk terakhir diubah" dipilih.
   • Klik "ok" untuk menyimpan perubahan.
   • Pastikan Kriteria diaktifkan.

4. 

   
   
   Jadwalkan arsip otomatis. Penjadwalan arsip otomatis memastikan bahwa Anda mengarsipkan secara teratur dan konsisten. Ini juga menghemat waktu Anda.
   • Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
   • Buka Tindakan, Arsip, Pengaturan.
   • Buka tab Jadwal. Pastikan "Jadwalkan pengarsipan" dipilih.
   • Pilih waktu dan hari yang sesuai untuk komputer Anda mengarsipkan file Anda.

5. 

   Arsipkan IBM Notes secara manual. Meskipun Anda menjadwalkan pengarsipan otomatis, Anda tetap dapat mengarsipkan secara manual kapan saja.
   • Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
   • Buka email atau folder yang ingin Anda arsipkan.
   • Buka Tindakan, Arsipkan, Arsipkan Sekarang.
   • Klik Ya untuk mengarsipkan sesuai dengan pengaturan yang telah Anda tentukan sebelumnya.

6. 

   Arsipkan menggunakan metode seret dan lepas. Ini hanyalah cara lain untuk mengarsipkan IBM Notes secara manual.
   • Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
   • Buka email atau folder yang ingin Anda arsipkan.
   • Pilih pesan yang sesuai.
   • Seret pesan ke arsip yang diperlukan di panel Navigasi Anda.

7. 

   Lihat pesan yang diarsipkan. Meskipun Anda telah mengarsipkan email, Anda mungkin masih perlu mengaksesnya dari waktu ke waktu. File arsip Anda akan meniru folder yang telah Anda siapkan di akun IBM Notes Anda. Semuanya akan tetap teratur seperti yang Anda rancang.
   • Buka aplikasi yang sesuai (Mail).
   • Klik Arsipkan di panel Navigasi Anda.
   • Pilih arsip yang sesuai (mis., Default untuk Modifikasi Terakhir).

Pertanyaan dan Jawaban Komunitas

Tips

• Cadangkan email penting. Jika Anda memiliki email penting di IBM Notes, pastikan untuk menyalinnya ke lokasi lain, seperti CD atau DVD. Ini memberi Anda salinan tambahan jika terjadi sesuatu pada server atau salinan yang disimpan di komputer pribadi Anda.
• Hapus pesan lama dan tidak perlu, terutama jika berisi lampiran. Ini juga akan membantu mengurangi ukuran data Anda dan membantu kinerja komputer Anda.