Isi

• Langkah
• Tips

Mengarsipkan salinan rekam medis sangat penting, karena dokumen-dokumen ini dapat berguna jika Anda memutuskan untuk berkonsultasi dengan dokter lain, perlu diperiksa di rumah sakit, jatuh sakit saat dalam perjalanan atau pindah ke lokasi lain. Memiliki salinan cetak dan digital dari catatan-catatan ini secara sistematis dapat menghemat waktu dan memastikan perawatan medis yang lebih baik. Studi menunjukkan bahwa pasien jantung yang menyimpan catatan medis menerima perawatan yang lebih baik, karena dokter memiliki akses ke seluruh riwayat kesehatan mereka. Hal ini juga terjadi pada orang yang menderita penyakit kronis lain seperti kanker, diabetes, dan artritis.

Langkah

Bagian 1 dari 2: Mengatur hard copy

1. 

   
   
   Mintalah mereka yang bertanggung jawab atas unit medis untuk mengakses catatan ini. Langkah pertama dalam mengatur arsip medis adalah mengumpulkan salinan pengobatan dan diagnosis sebanyak mungkin (cetak) dengan dokter, perawat, ahli tulang, fisioterapis, psikolog, dll. Undang-undang menjamin hak untuk mengakses informasi tertentu mengenai status kesehatan Anda.
   • Bersikaplah sopan dan sabar saat memesan salinan file-file ini. Beri tahu bahwa Anda ingin membuat rekaman Anda sendiri. Beberapa dokter dan pusat rumah sakit mungkin ragu-ragu untuk mengizinkan akses ke dokumen-dokumen ini karena takut akan kemungkinan kelalaian medis.
   • Pendaftar mungkin perlu waktu untuk mengaturnya, karena ada kemungkinan mereka tidak berada dalam satu file. Jika iya, buat janji untuk kembali ke lokasi nanti.
   • Rekam medis mengumpulkan semua informasi yang ditunjukkan oleh setiap dokter dan rumah sakit tempat Anda dirawat, dalam satu file.
   • Undang-undang menjamin akses pasien ke sebagian besar informasi kesehatan (catatan medis, gambar, hasil tes, catatan keuangan, dll.). Namun, beberapa data bersifat rahasia, seperti penilaian psikis (catatan yang dibuat oleh ahli kesehatan mental selama perawatan) dan dokumen untuk digunakan dalam proses perdata atau pidana.

2. 

   
   
   Simpan salinan semua dokumen. Setelah Anda mendapatkan informasi yang diinginkan dari rumah sakit, buat salinan semuanya. Riwayat harus berisi salinan hasil semua pemeriksaan dan pemeriksaan laboratorium, diagnosa, laporan pengobatan, radiologi, laporan asuransi kesehatan dan rekomendasi medis dari semua rumah sakit yang dikunjungi. Mungkin tim pendukunglah yang akan menyalin dokumen asli.
   • Meskipun semua dokumen yang diperlukan telah dikirimkan, dokumen asli disimpan ke institusi medis itu sendiri. Ketahuilah bahwa pasien secara hukum berhak atas salinannya saja.
   • Rumah sakit berhak mengenakan biaya untuk mereka, jadi pastikan untuk menanyakan harganya. Mungkin ada biaya yang akan dikenakan untuk setiap halaman atau biaya tetap untuk mencetak seluruh file.
   • Anda mungkin perlu menandatangani formulir otorisasi di setiap klinik yang meminta registrasi medis.

3. 

   
   
   Atur salinan dengan menempatkannya di folder. Saat menerima riwayat kesehatan, pisahkan ke dalam folder yang berbeda untuk setiap rumah sakit atau dokter yang berkonsultasi. Kemudian, susunlah masing-masing dalam urutan kronologis, dari kunjungan pertama hingga kunjungan terakhir. Jenis organisasi ini membuat informasi spesifik dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Anda dapat mengebor tiga lubang di tepi kiri lembaran dan menempatkannya dalam pengikat tiga cincin, atau menggunakan buku catatan spiral untuk menyimpan dokumen-dokumen ini (dengan pemisah untuk setiap anggota keluarga atau pengikat individu untuk masing-masing).
   • Gunakan pembatas berwarna berbeda untuk mengidentifikasi setiap dokter atau rumah sakit. Selain itu, susun nama dokter sesuai urutan abjad.
   • Perkuat cincin di folder penjilid tempat dokumen Anda disimpan, terutama jika terlalu sering dianalisis.
   • Dokumen yang terkait dengan aplikasi dan pembayaran perjanjian harus disimpan untuk jangka waktu setidaknya lima tahun, dan pengembalian pajak setidaknya tujuh tahun.

4. 

   Buat indeks, menggunakan pengolah kata komputer, untuk mengatur rekam medis. Fitur ini menguraikan informasi dalam urutan kronologis atau abjad, membuat pencarian data menjadi lebih mudah. Cetak indeks pada kertas yang lebih kokoh untuk mencegah sobek atau aus.
   • Pilih font yang besar dan dapat dibaca untuk halaman indeks: tidak ada yang mewah atau artistik (ingat, ini bukan lembar memo).
   • Jika perlu, cari bantuan di Internet tentang cara membuat indeks untuk pencetakan.
   • Anda juga dapat menggunakan tabel kosong yang disertakan dengan pemisah binder.

5. 

   Simpan binder / notebook di tempat yang aman. Setelah menyimpan semua dokumen medis, simpan folder tersebut di rak atau loker kunci, jauh dari jangkauan anak-anak dan hewan peliharaan. Memiliki catatan ini di file di rumah memungkinkan Anda membaca dan memahami apa yang tertulis kapan pun Anda mau. Selain merasa bisa mengontrol kesehatan Anda, bisa memilih perawatan terbaik.
   • Untuk menyimpan folder dengan salinan cetak lebih aman, letakkan di dalam brankas atau kotak tahan api.
   • Mungkin lebih mudah untuk menyimpan file di dekat meja komputer. Lihat di bawah ini cara melindungi dokumen pada platform digital.

Bagian 2 dari 2: Mendaftarkan salinan elektronik

1. 

   Pindai rekam medis. Setelah menyimpan semua hard copy, Anda juga harus memindainya dalam format digital. Hal ini akan mencegah catatan rusak atau hilang - kenyataan yang mengkhawatirkan bagi mereka yang tinggal di daerah berisiko tinggi banjir, tanah longsor, dan bencana alam lainnya.
   • Sebagian besar printer memiliki fungsi pemindaian, jadi tidak diperlukan peralatan lain.
   • Setelah memindai, buat folder dengan nama "Rekam medis" dan, selanjutnya, subfolder untuk setiap rumah sakit / dokter yang dikunjungi. Kemudian, seret file ke lokasi yang sesuai.
   • Cara lainnya, catat data untuk setiap salinan yang dicetak dengan tangan di komputer (dengan mengetik), namun ini membutuhkan waktu lebih lama daripada memindai dokumen.

2. 

   Beli perangkat lunak Anda sendiri untuk pendaftaran dokumen medis. Menjadi terbiasa dengan pengolah kata adalah awal yang baik, tetapi juga baik untuk mengetahui program untuk jenis pengarsipan khusus tersebut. Anda masih perlu memindai semua salinan, tetapi perangkat lunak ini akan menangani seluruh pengaturan.
   • Perkiraan harga bervariasi antara R $ 80.00 dan R $ 230.00, dan beberapa di antaranya termasuk dukungan teknis online.
   • Cari program yang paling sesuai dengan anggaran dan tingkat pengetahuan komputer Anda. Beberapa perusahaan bahkan menawarkan uji coba gratis untuk jangka waktu terbatas.
   • Terlepas dari cara mengatur file, penting untuk membuat cadangannya, yaitu menyalinnya ke CD, HD eksternal, atau pen drive.

3. 

   Cari rekam medis online. Beberapa institusi perawatan kesehatan, serta rumah sakit dan agen asuransi, memberikan catatan pada platform yang dapat diakses dari jarak jauh. Dengan kata lain, mereka menyimpan riwayat medis, dengan izin Anda, dalam database yang aman. Dengan demikian, dimungkinkan untuk mengaksesnya kapan pun Anda mau melalui komputer atau ponsel. Jika kasusnya seperti ini di rumah sakit Anda, fasilitas ini, selain menghemat waktu, menghindari kerumitan harus memindai hard copy.
   • Anda mungkin perlu mengakses rekam medis melalui aplikasi atau program Anda sendiri. Mintalah rekomendasi dari dokter atau staf pendukung rumah sakit Anda.
   • Jika Anda mengkhawatirkan keamanan informasi pribadi Anda, minta agar data tidak disimpan di platform online.

4. 

   Simpan riwayat kesehatan Anda secara online. Saat memindai dokumen ini, opsi lain untuk mengarsipkannya adalah situs penyimpanan, atau bahkan "penyimpanan cloud". Ada kemungkinan bahwa badan perencanaan kesehatan atau rumah sakit itu sendiri memberikan pasien akses gratis ke platform ini. Selain itu, ada sejumlah perusahaan yang menyediakan situs penyimpanan digital secara gratis atau berbayar, seperti Google Docs.
   • Dengan izin Anda, anggota keluarga dan dokter akan dapat mengakses catatan kesehatan pribadi tanpa perlu membawa folder dengan hard copy.
   • Saat menggunakan semua jenis platform online, pastikan bahwa kata sandi dilindungi.
   • Ingatlah untuk mengingat informasi login dan kata sandi dari situs yang digunakan untuk penyimpanan.

Tips

• Riwayat medis lengkap memberikan informasi yang akurat dan penting kepada dokter baru yang akan memastikan perawatan terbaik.
• Mulailah mendaftarkan dokumen secepat mungkin. Saat meninggalkan janji temu atau laboratorium, simpan catatannya. Ini menghemat waktu dan tenaga Anda untuk mengumpulkan semua informasi nanti.
• Hukum rekam medis berbeda-beda tergantung pada lokasi. Periksa peraturan untuk negara, negara bagian dan kota Anda.
• Catatan medis dapat membantu Anda mengelola asuransi kesehatan, asuransi jiwa, dan biaya lainnya dengan lebih baik.
• Saat meminta rumah sakit untuk mengatur riwayat, jelaskan yang mana yang Anda butuhkan, jika tidak mereka akan dapat menyalin semua informasi yang tersedia dan menagih Anda untuk itu.
• Pertimbangkan untuk menyimpan salinan pindaian ke perangkat USB portabel atau hard drive yang dapat dilepas dan simpan di tempat yang aman.