Isi

• Langkah

Jam kerja merupakan elemen penting dalam menghasilkan anggaran yang menang, selain penting dalam menagih untuk pekerjaan yang diselesaikan. Karena tenaga kerja merupakan bagian besar dari kontrak apa pun, memperkirakan dan melaporkan nilai-nilai ini secara akurat sangat penting untuk sukses di perusahaan.

Langkah

Metode 1 dari 2: Memperkirakan jam kerja sesuai anggaran

1. 

   Bagilah proyek menjadi beberapa bagian. Bagian pertama dari perhitungan yang harus dilakukan adalah membagi proyek menjadi komponen-komponen yang lebih kecil. Selanjutnya, perkirakan jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing. Mereka harus didefinisikan berdasarkan jenis tenaga kerja yang terlibat. Jika Anda membangun apartemen, misalnya, Anda harus berurusan dengan penggalian, konstruksi, listrik, pipa ledeng, dan sebagainya. Setiap komponen proyek harus dimasukkan dalam perkiraan.

2. 

   
   
   Tentukan jenis pekerja yang dibutuhkan. Ini akan sangat bergantung pada kompleksitas tugas yang akan dilakukan. Anda tidak memerlukan pembuat master di setiap proyek.Tugas yang lebih sederhana dapat dilakukan bahkan oleh asisten atau peserta magang. Mendefinisikan poin ini lebih sulit dalam pekerjaan yang lebih besar, yang membutuhkan campuran berbagai jenis tenaga kerja, dengan pekerjaan mulai dari yang sederhana hingga yang kompleks.

3. 

   
   
   Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap komponen. Ketika Anda telah menentukan siapa yang akan terlibat dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan, perkirakan jumlah total jam kerja yang akan dihabiskan untuk menyelesaikan masing-masing, dari awal hingga akhir. Dalam perhitungan ini, jangan menyertakan jeda. Angka yang dihasilkan mewakili jumlah jam kerja khusus yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu langkah.
   • Jika Anda sudah mengetahui jenis pekerjaan yang harus diselesaikan pada langkah tertentu, Anda dapat menggunakan pengetahuan Anda tentang proyek-proyek sebelumnya sebagai perkiraan. Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa seorang pekerja membutuhkan sepuluh jam untuk memasang empat jendela baru, atau dua setengah jam per jendela, proyek Anda saat ini kemungkinan besar memiliki waktu yang sama.
   • Jika langkah tertentu dalam proyek mencakup sesuatu yang tidak biasa Anda lakukan, penting bagi Anda untuk melakukan penelitian untuk menyiapkan perkiraannya. Bergantung pada proyeknya, Anda mungkin dapat memperoleh informasi berharga di internet atau dari kontraktor lain. Dimungkinkan juga untuk menyewa konsultan mengenai jenis tenaga kerja yang dibutuhkan. Orang tersebut akan dapat membantu Anda memperkirakan jumlah jam yang dibutuhkan pada langkah tertentu.
   • Pertimbangkan poin-poin seperti kesulitan layanan saat membuat perkiraan. Jika jendela dalam proyek Anda berada di lantai tujuh sebuah bangunan, dan jendela dalam proyek lama berada di lantai dasar, tambah jam per jendela untuk mencerminkan perbedaan ini.
   • Sertakan perkiraan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif yang mungkin diperlukan dalam kontrak.

4. 

   
   
   Cantumkan jam kerja untuk supervisor. Anda juga dapat memasukkan nilai jam untuk master atau manajer konstruksi, yang bertanggung jawab untuk memimpin para pekerja, selain mengelola catatan detail dan jadwal kerja. Beberapa proyek mungkin membutuhkan lebih dari satu supervisor atau master pekerjaan, yang bertanggung jawab atas bagian-bagian proyek yang berbeda. Dalam kasus lain, proyek tertentu memerlukan tingkat pengawasan yang berbeda. Anda dapat memiliki master di berbagai tahap proyek dan supervisor umum yang akan memimpin semuanya.

5. 

   Gunakan perkiraan untuk mempersiapkan jadwal. Pelanggan kemungkinan besar akan menentukan tenggat waktu untuk menyelesaikan proyek. Dia bahkan mungkin meminta Anda untuk menunjukkan dalam anggaran batas waktu minimum untuk kesimpulan ini. Anda dapat menggunakan langkah dan waktu kalkulasi untuk membuat jadwal. Tentukan komponen mana yang dapat diselesaikan secara bersamaan, dan komponen mana yang harus dilakukan secara berurutan, dalam kasus di mana awal dari satu langkah bergantung pada penyelesaian langkah lainnya. Jika Anda mengetahui kapan setiap langkah harus diselesaikan, Anda dapat membagi nilai jam yang diperlukan untuk penyelesaian dengan nilai dalam delapan jam kerja harian untuk periode yang ditentukan. Jadi, dengan menambah atau mengurangi jumlah pekerja, dimungkinkan untuk menambah atau mengurangi jangka waktu proyek. Semakin banyak jumlahnya, semakin cepat Anda menyelesaikan langkah tertentu.
   • Beberapa proyek mungkin memerlukan hari lebih dari delapan jam atau minggu lebih dari 40 jam untuk memenuhi jadwal. Untuk itu, akan ada lembur yang harus dihitung.
   • Misalnya, jika Anda memiliki waktu satu bulan untuk mengerjakan fondasi rumah dan Anda tahu bahwa 1.000 jam kerja akan dibutuhkan, bagi 1.000 dengan jumlah hari delapan jam dalam sebulan untuk menghitung jumlah pekerja yang harus dipekerjakan. untuk menyelesaikan langkah ini sesuai jadwal (1.000 jam proyek / 20 hari kerja per bulan = 50 jam per hari; 50 jam per hari / 8 jam per pekerja = 6.25 pekerja wajib). Bulatkan jumlah pekerja ke atas atau ke bawah untuk mendapatkan angka bulat dan buat penyesuaian sesuai dengan jumlah hari yang dibutuhkan untuk bekerja.
   • Bersikap realistis tentang jumlah pekerja yang akan dipekerjakan dalam periode waktu tertentu. Jika tujuh teknisi listrik diperlukan untuk menyelesaikan pemasangan kabel dalam satu minggu, tujuannya mungkin tidak realistis mengingat ketersediaan teknisi listrik di wilayah tersebut. Mungkin perlu untuk memperpanjang jadwal untuk mengakomodasi ketersediaan tenaga kerja untuk proyek tersebut.
   • Jika Anda berencana melakukan beberapa langkah secara bersamaan, pekerja terpisah akan dibutuhkan untuk mengerjakan setiap langkah.

6. 

   Siapkan dan kirimkan anggarannya. Tambahkan jam kerja untuk setiap jenis pekerjaan yang dibutuhkan agar sampai pada total untuk semuanya. Jika Anda hanya membutuhkan satu jenis tenaga kerja, Anda dapat menggabungkan semua jam proyek menjadi satu nomor. Sebaliknya, jika beberapa jenis tenaga kerja dibutuhkan, anggaran harus menetapkan total jam yang dibutuhkan oleh masing-masing. Penting untuk memasukkan semua biaya terkait tenaga kerja, termasuk pajak dan tunjangan. Selain itu, ada baiknya mempertimbangkan margin keuntungan yang akan dikenakan.
   • Sebagai contoh, bayangkan Anda disewa untuk memasang dapur baru di rumah berukuran sedang. Proyek ini dibagi menjadi beberapa langkah, masing-masing membutuhkan pekerjaan pipa ledeng, listrik dan konstruksi umum. Anggaran harus mencerminkan total jam kerja untuk listrik, pipa dan pekerjaan konstruksi, selain biaya masing-masing.

7. 

   Saat proyek berlangsung, sesuaikan perkiraan jam kerja. Karena perkiraan hanyalah spekulasi, Anda harus memperbaruinya saat proyek dikembangkan. Pelanggan kemungkinan besar akan ditagih berdasarkan jam kerja tim Anda, jadi Anda harus memberi mereka perkiraan per jam yang diperbarui seiring berjalannya waktu. Ini membantu untuk menghindari kejutan ketika tiba saatnya untuk membicarakan pembayaran.
   • Sertakan "faktor kejutan", dengan perkiraan kenaikan akibat potensi kejadian tak terduga. Nilai ini tergantung pada kompleksitas pekerjaan, ketersediaan tenaga kerja, ketergantungan pada agen eksternal dan hubungan antara satu proses dengan proses lainnya.
   • Sebagian besar profesional memperjelas bahwa anggaran merupakan perkiraan, bahwa jam kerja sebenarnya dapat bervariasi dan bahwa pelanggan akan membayar total jam kerja selama proyek berlangsung. Namun, ada kemungkinan dia ingin membayar sejumlah uang berdasarkan perkiraan, alih-alih melakukannya selama berjam-jam kerja. Perhatikan baik-baik setiap bahasa kontrak yang memperkuat jenis pengaturan ini, yang membutuhkan perkiraan yang sangat cermat dari pihak kontraktor.
   • Jika pelanggan membayar berdasarkan total jam kerja, ingatlah bahwa anggaran berfungsi sebagai perkiraan dan Anda tidak boleh menagih jumlah yang jauh di atas total tanpa alasan yang masuk akal. Jika Anda mengalami masalah dan mengetahui bahwa nilainya akan melebihi perkiraan, terus beri tahu pelanggan untuk menghindari kesalahpahaman.
   • Buatlah kontrak tertulis yang menjelaskan biaya akhir untuk pekerjaan tambahan. Juga sertakan proses untuk mengidentifikasi dan menyetujui perubahan ini, seperti persetujuan dan dokumentasi yang diperlukan.

Metode 2 dari 2: Menentukan jam kerja dalam pekerjaan kontrak

1. 

   Dapatkan informasi dari pekerja Anda. Simpan catatan yang akurat untuk semua karyawan yang mengerjakan proyek. Mereka harus menyertakan gaji dan semua dokumen yang diperlukan. Jika Anda menggunakan insinyur, ahli listrik, tukang ledeng, atau pekerja berlisensi lainnya, bukti sertifikasi aktif Anda sangat penting. Ini adalah persyaratan di sebagian besar proyek teknik dan konstruksi, dalam pekerjaan publik dan swasta. Merupakan tanggung jawab Anda untuk memastikan bahwa setiap orang yang bekerja di situs ini bersertifikat, termasuk pihak ketiga yang dikontrak.
   • Anda juga dapat membayar orang yang tidak bekerja untuk mengerjakan proyek. Pekerjaan outsourcing untuk Anda, pihak yang dikontrak, dan anggaran akan dikirim ke pelanggan dengan mempertimbangkan tenaga kerja. Meskipun mereka bukan karyawan Anda, Anda juga harus memiliki data sertifikasi untuk mereka semua dalam file. Sebagai kontraktor, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kontraktor yang mengerjakan proyek memenuhi syarat, kecuali ditentukan dalam kontrak.
   • Kontrak pemerintah sering kali membutuhkan informasi tambahan mengenai pemberi kerja dan karyawan, yang membuktikan kepatuhan mereka terhadap hukum. Mungkin perlu untuk mencatat data seperti jenis kelamin, usia atau keturunan, selain jumlah yang dibayarkan, sebagai jaminan bahwa tidak ada diskriminasi yang terjadi di tempat kerja. Jika Anda memiliki kontrak pemerintah, bacalah dengan cermat dan ikuti semua petunjuk terkait perekrutan dan pendaftaran untuk menghindari kesulitan pembayaran.

2. 

   Tandai periode bekerja oleh karyawan. Untuk menyampaikan laporan yang akurat, Anda memerlukan metode yang andal dalam mencatat jumlah jam kerja karyawan. Dimungkinkan untuk menggunakan stopwatch atau bahkan lembar waktu, tetapi catatan ini harus diperiksa untuk mengonfirmasi keakuratannya. Bergantung pada kontrak, Anda mungkin akan menjalani audit berkala, di mana bukti bahwa jam kerja yang tercatat dapat dibenarkan mungkin diperlukan.
   • Salah satu cara untuk memastikan ketepatan waktu yang akurat adalah dengan menugaskan supervisor untuk setiap pekerja atau kelompok pekerja. Di akhir minggu, ketika masing-masing dari mereka mengirimkan formulirnya, supervisor akan dapat melakukan review dan menandatanganinya, memastikan bahwa informasi di dalamnya benar. Ini menghindari pengiriman kartu dengan jam tidak berfungsi.
   • Anda juga dapat menggunakan sistem poin elektronik untuk merekam pekerjaan semua orang pada proyek tersebut. Namun, sistem tersebut harus dikontrol untuk mencegah penyalahgunaan. Jika catatan per jam dipertanyakan, penting untuk dapat membuktikan bahwa memang demikian.
   • Klien pemerintah perlu mengumpulkan semua informasi ini sebelum membayar kontraktor, karena mereka menggunakan uang pajak dari penduduk untuk membayar pekerjaan tersebut. Tingkat pengawasan yang cukup diharapkan saat melaporkan jam kerja dalam situasi ini. Ikuti dengan hati-hati semua instruksi pelaporan yang ditentukan dalam kontrak Anda.

3. 

   Kirim laporan pembayaran rutin ke pelanggan. Kontrak harus menentukan frekuensi pengiriman jam kerja ke pelanggan untuk menerima pembayaran. Saat mengirimkan laporan ini, Anda cenderung mengirimkan data pembayaran dan dokumen yang berkaitan dengan jumlah jam kerja, membandingkan jumlah tersebut dan tagihan Anda dengan perkiraan yang dikirimkan sebelumnya. Jika ada variasi yang cukup besar antara jam kerja kerja dan perkiraan, Anda harus memberikan penjelasan yang lebih rinci tentang variasi ini kepada pelanggan.

4. 

   Gunakan catatan untuk mempersiapkan perkiraan masa depan. Di akhir proyek, informasi tentang jam kerja akan sangat berharga, karena memberi Anda rincian tentang berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tertentu. Anda dapat menggunakan data ini untuk membuat perkiraan per jam, seperti jumlah jam per meter persegi yang dibutuhkan untuk menutupi satu meter persegi lantai atau waktu menunggu setelah menggunakan semen baru. Gunakan data ini untuk meningkatkan anggaran di masa mendatang dan menjaga bisnis Anda tetap menguntungkan.