Isi

• Langkah
• Pertanyaan dan Jawaban Komunitas
• Tips

Bagian Lain

Rapat empat mata (juga dikenal sebagai "1: 1") adalah rapat rutin (setiap 1-4 minggu) antara manajer dan anggota tim, dengan agenda anggota tim. Satu-satu membantu manajer terhubung dan membangun kepercayaan dengan bawahan langsung mereka, memahami bagaimana perasaan mereka tentang pekerjaan, tim, organisasi, karir masa depan mereka, dan potensi pertumbuhan mereka. 1: 1 adalah ruang yang aman untuk menghubungkan anggota tim, mengungkap potensi masalah, dan menyelesaikan pemblokir.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Mempersiapkan 1: 1 Anda

1. Tentukan frekuensi. Irama yang paling umum untuk rapat empat mata adalah sekali seminggu atau sekali setiap 2 minggu. Jadwalkan acara kalender berulang dan patuhi sebanyak mungkin. Jadwalkan ulang atau batalkan hanya jika Anda benar-benar perlu. Frekuensi pertemuan Anda mungkin bergantung pada:
   • Seberapa senior anggota tim (kedewasaan terkait tugas mereka)? Seringkali, lebih banyak anggota tim junior membutuhkan pertemuan yang lebih sering dan lebih lama.
   • Seberapa sering Anda berinteraksi dengan orang ini? Jika Anda bekerja dekat dengan seseorang setiap hari, Anda mungkin perlu bertemu satu lawan satu hanya sekali sebulan.
   • Seberapa baik Anda mengenal orang tersebut? Biasanya, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu dengan para pendatang baru untuk saling mengenal, lebih sedikit dengan para veteran di tim Anda.
   • Ukuran tim Anda. Semakin banyak bawahan langsung yang Anda miliki, semakin sedikit waktu yang dapat Anda dedikasikan untuk satu-satu.
2. Jadwalkan waktu yang cukup. Durasi ideal untuk 1-on-1 meeting adalah 30-40 menit. Sesi yang lebih lama mungkin terasa seperti beban dan cenderung menjadi kurang produktif. Jika Anda baru memulai, pendekatan yang baik adalah dengan menjadwalkan rapat yang lebih lama (selama 1 jam) dan beralih ke sesi yang lebih pendek saat Anda merasa sudah baik-baik saja. Di sisi lain, jadwalkan waktu yang cukup, sehingga Anda tidak pernah terburu-buru dalam rapat 1: 1. Saat anggota tim merasa Anda sedang terburu-buru, mereka tidak akan merasa aman untuk terbuka dan berbicara tentang masalah kritis yang sulit. Durasi pertemuan juga akan bergantung pada seberapa sering Anda bertemu dengan orang tersebut.
   • Untuk pertemuan mingguan / dua mingguan, 30 menit sudah cukup.
   • Untuk pertemuan bulanan (atau lebih jarang), jadwalkan 1 jam.
3. Berkolaborasi sesuai agenda. Anda jarang mengadakan rapat yang produktif jika tidak ada peserta yang memiliki topik untuk didiskusikan. Itulah mengapa penting untuk berkolaborasi dan menyiapkan setidaknya beberapa item agenda sebelum rapat. Mintalah peserta lain beberapa jam / hari sebelum pertemuan untuk memikirkan tentang apa yang ingin dia bicarakan. Memiliki dokumen bersama, seperti dokumen rapat 1-on-1 Google Doc / Notion yang ditautkan ke acara kalender, sangat membantu untuk mudah berkolaborasi dalam agenda 1-on-1. Beberapa topik pertemuan empat mata yang umum mungkin adalah:
   • Kenali satu sama lain dengan lebih baik.
   • Untuk membahas masalah atau pemblokir.
   • Untuk berbagi umpan balik tentang kinerja / komunikasi.
   • Bagikan umpan balik tentang tim / organisasi.
   • Diskusikan arah karier / peluang pertumbuhan.

Bagian 2 dari 3: Selama 1: 1s

1. Dengarkan dengan aktif. Pekerjaan utama Anda sebagai manajer adalah mendengarkan dan membantu. Pertemuan empat mata yang baik adalah ketika Anda berbicara lebih sedikit dan mendengarkan dengan cermat di sebagian besar waktu. Pertemuan empat mata tidak seperti kebanyakan pertemuan lainnya. Luangkan waktu untuk mendapatkan pola pikir yang benar, terhubung dengan bantuan pemecah kebekuan dan pertanyaan pribadi di awal sehingga Anda berdua dapat membangun kepercayaan dan terbuka. Tunjukkan bahwa Anda peduli dengan mendengarkan secara aktif. Jadikan pribadi Anda berwawasan dengan berfokus pada kolega Anda dan benar-benar mencoba memahami sisi mereka dan belajar sesuatu yang baru dari mereka. Beberapa tip sederhana untuk membantu Anda mendengarkan secara aktif:
   • Hindari menatap ponsel atau komputer Anda sepanjang waktu.
   • Jangan langsung mencoba mengisi celah diam.
   • Jangan lupa untuk menindaklanjuti poin-poin penting tersebut.
2. Ambil catatan. Saat Anda menulis catatan, Anda menyimpan informasi jauh lebih baik, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik. Memiliki catatan akan memberi Anda awal yang kokoh sebelum percakapan berikutnya, Anda tidak akan lupa untuk menindaklanjuti poin-poin penting. Ini akan memungkinkan Anda untuk meninjau percakapan Anda sebelumnya dengan orang itu dan memahami bagaimana orang itu berkembang dari waktu ke waktu. Catatan juga membantu Anda menangkap langkah tindakan yang Anda sepakati selama rapat, dan memantaunya nanti. Menulis dan berbagi catatan dengan peserta Anda menunjukkan pentingnya rapat, menunjukkan komitmen publik. Ini memupuk akuntabilitas untuk kedua belah pihak. Beberapa orang lebih suka menulis catatan dengan tangan, yang lain - di editor online atau Google Docs. Apa pun yang terbaik untuk Anda. Jangan lupa untuk mendigitalkannya nanti dan bagikan dengan peserta.
3. Jaga percakapan tetap santai. Jangan lupa bahwa panduan ini (dan lainnya) hanyalah rekomendasi. Jangan hanya terpaku pada template atau daftar pertanyaan apa pun. Setiap tim dan situasi unik, jangan pernah lupakan itu. Jaga percakapan tetap alami, saat mengalir. Saat Anda berfokus pada anggota tim, Anda akan memahami apa yang menjadi perhatian orang tersebut. Dengan begitu, Anda akan tahu cara berbicara dengannya, apa yang harus didiskusikan sekarang, dan apa yang nanti. Jangan mengubah kegiatan pribadi Anda menjadi satu lagi tugas yang akan Anda kejar dalam 30 menit dan tandai dari daftar tugas Anda. Perlakukan itu sebagai investasi berharga dari waktu Anda sebagai manajer (dan salah satu yang terpenting).

Bagian 3 dari 3: Agenda Rapat 1: 1

1. Pemanasan. Itu selalu bagus untuk memulai pertemuan dengan pemecah kebekuan dan menjalin hubungan pribadi. Ini akan membantu Anda mengenal anggota tim Anda dengan lebih baik dan membantu Anda memahami bagaimana perasaan orang tersebut saat ini. Ini penting agar Anda tahu apakah orang tersebut justru membutuhkan dukungan, atau dorongan, atau hanya untuk didengarkan. Jika orang tersebut memiliki topik untuk memulai, biasanya yang terbaik adalah memprioritaskan dan berdiskusi terlebih dahulu. Selalu periksa tentang itu sebelum membahas topik Anda. Contoh pertanyaan:
   • Bagaimana hidup? Apa yang kamu lakukan akhir minggu ini?
   • Apa prioritas utama Anda minggu ini?
   • Apa yang menahan Anda di tempat kerja sekarang?
   • Apa kabar baik? Apa kemenangan terakhir Anda?
   • Apa yang sedang kamu pikirkan? Anda ingin memulai dengan apa?
2. Kerja tim. Selama rapat tatap muka pertama, pastikan Anda menjelaskan tujuan rapat ini. Bagikan detail tentang cara kerja tim Anda dan semua info penting yang perlu diketahui untuk mulai bekerja sama dengan baik. Ini juga akan menghemat banyak waktu jika Anda berbagi gaya manajemen sebelumnya dan perilaku apa yang diharapkan orang tersebut dari Anda. Gaya komunikasi / kerja Anda mungkin sudah tidak asing lagi bagi anggota tim lain, tetapi tidak untuk yang baru. Dan pastikan untuk menanyakan apa yang diharapkan orang tersebut dari Anda sebagai manajer. Dengarkan baik-baik di sini dan tuliskan; Anda sebaiknya memasukkan info ini dalam pekerjaan nanti atau berdiskusi secara lebih detail selama rapat mendatang. Contoh pertanyaan:
   • Mari bicarakan tentang pertemuan 1: 1 kita, mengapa kita melakukannya, dan seberapa sering.
   • Mari bicarakan tentang tim kita dan bagaimana kita bekerja sama.
   • Inilah yang perlu Anda ketahui tentang kepribadian saya dan bagaimana saya lebih suka bekerja.
   • Apa ekspektasi Anda terhadap saya sebagai manajer?
3. Karir dan rencana. Pahami jika tim / organisasi Anda membantu orang tersebut berkembang, apa preferensi orang tersebut, keterampilan apa yang dibutuhkan orang tersebut, atau ingin ditingkatkan. Karyawan selalu memikirkan karir mereka, pastikan Anda juga memahami rencana dan aspirasi mereka, sehingga Anda dapat membantu mereka mencapainya di dalam tim Anda. Contoh pertanyaan:
   • Mari bicarakan tentang apa yang saya harapkan dari Anda sebagai seorang profesional.
   • Di mana Anda melihat karier Anda dalam 1 hingga 3 tahun? Apa yang ingin Anda capai?
   • Bantuan apa yang Anda butuhkan dari saya untuk mencapai itu?
   • Adakah yang menurut Anda penting untuk dibagikan dengan saya?
4. Poin pembicaraan. Poin pembicaraan adalah bagian bagi Anda untuk membangun agenda khusus untuk tim dan perusahaan Anda. Diskusikan peristiwa dan aktivitas terkini di organisasi Anda, sorotan, dan sorotan, apa pun yang Anda rasa penting untuk dibagikan dengan kolega Anda. Contoh pertanyaan:
   • Apa kesan Anda tentang 1: 1 kami? Bagaimana kami bisa membuatnya lebih berguna untuk Anda?
   • Ada masukan atau pemikiran yang ingin Anda sampaikan?

Pertanyaan dan Jawaban Komunitas

Tips

• Hindari mengubah satu-satu menjadi pembaruan status. Sering kali lebih mudah untuk membuka pengelolaan proyek atau alat pelacakan dan memeriksa status terbaru Anda sendiri. Ini juga menunjukkan bahwa Anda, sebagai manajer, tidak melakukannya dan tidak menginvestasikan sedikit waktu untuk itu.
• Selalu mulai dengan pemanasan dan pemecah kebekuan di awal. Pemanasan akan membantu Anda mengenal anggota tim baru dengan lebih baik dan membantu Anda memahami, apa hobi mereka, aspirasi dalam hidup, minat, dll. Ini cara yang efektif untuk membangun kepercayaan dan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan orang tersebut.
• Bertemu secara teratur. Mengadakan dua-tiga pertemuan per tahun tidak akan banyak membantu Anda untuk saling mengenal lebih baik dan menyelesaikan masalah tepat waktu. Terlalu banyak hal terjadi dalam waktu lama, dan masalah kecil bisa berubah menjadi masalah besar.