Isi

• Langkah
• Tips

Catatan pelanggan database dapat menghilangkan sejumlah besar kertas di perusahaan, menawarkan satu lokasi penyimpanan untuk informasi pelanggan yang berharga yang dapat digunakan oleh tim penjualan, dukungan pelanggan, dan bahkan akuntansi. Meskipun dimungkinkan untuk membeli perangkat lunak yang menyediakan format dasar untuk jenis database ini, dengan pengetahuan tentang beberapa prinsip tentang bentuk dan fungsi, database yang disesuaikan dapat dibuat.

Langkah

1. 

   Beli perangkat lunak pembuatan database. Pilih produk yang kompatibel dengan editor teks dan aplikasi lain yang digunakan di perusahaan. Ini akan memudahkan untuk mengimpor atau mengekspor data dari sumber lain, menghindari kebutuhan untuk memasukkan banyak informasi ke dalam database yang baru dibuat.

2. 

   
   
   Tentukan jenis informasi yang akan disimpan di database. Sebagian besar desain akan menyertakan informasi seperti nama perusahaan, email kontak, alamat fisik, nama kontak, nomor telepon dan faks, serta alamat email. Data tambahan seperti informasi tentang persyaratan kontrak, harga dan catatan tentang tugas tertunda yang terkait dengan pelanggan sering kali disertakan dalam informasi yang disimpan dan dipelihara oleh jenis sumber daya elektronik ini.

3. 

   
   
   Pertimbangkan kemungkinan penggunaan database. Selain menawarkan alat sentralisasi tempat data penting dapat dikonsultasikan, pikirkan juga jenis laporan apa yang dapat dibuat dengan data tersebut, atau apakah database dapat digunakan sebagai sumber daya untuk membuat milis. , label atau bahkan daftar yang akan digunakan dalam transmisi faks. Memikirkan informasi ini akan membantu menentukan bagaimana menamai setiap bidang yang akan menyimpan data, dan memfasilitasi proses penyusunan format laporan yang akan diumpankan oleh bidang tersebut.

4. 

   
   
   Atur bidangnya. Buat pola sederhana yang mengikuti urutan logis untuk memasukkan nama, alamat, dan informasi kontak lainnya. Dengan cara ini akan lebih mudah untuk berpindah dari satu bidang ke bidang berikutnya dengan minimal gangguan dan menyelesaikan pendaftaran pelanggan baru dalam jangka waktu yang wajar.

5. 

   Konfigurasikan izin untuk setiap bidang. Tugas ini termasuk mengidentifikasi bidang mana yang akan dimasukkan dalam laporan, serta yang akan berfungsi sebagai dasar untuk mencari atau mengklasifikasikan catatan dalam database. Penetapan izin yang benar untuk setiap bidang akan mempercepat konsultasi informasi yang benar kapan dan sesuai kebutuhan.

6. 

   Siapkan laporannya. Beberapa format dasar yang dapat sering digunakan sudah cukup, meskipun beberapa grup pengguna mungkin diizinkan untuk membuat laporan yang disesuaikan yang mencakup bidang yang relevan dengan peran pekerjaan pengguna, serta tingkat akses ke informasi pelanggan.

7. 

   Tetapkan kredensial login dan hak akses. Basis data pelanggan fungsional mencakup kemungkinan untuk membuat kredensial masuk yang akan memungkinkan akses ke informasi hanya untuk karyawan yang berwenang. Selangkah lebih maju, penetapan tingkat akses yang berbeda memastikan bahwa setiap pengguna hanya dapat melihat, mengubah, dan memasukkan informasi yang relevan dengan tanggung jawab peran mereka, dan tidak dapat melihat informasi eksklusif dari tim lain.

8. 

   Tinjau dan uji database sebelum menerapkannya. Coba gunakan versi beta dengan sekelompok kecil karyawan untuk memastikan bahwa setiap peran berfungsi sesuai rencana. Gunakan temuan grup ini untuk memperbaiki masalah apa pun dengan kinerja, format, dan aksesibilitas. Setelah semua masalah diidentifikasi dan diselesaikan, versi final dapat didistribusikan ke seluruh perusahaan.

Tips

• Mendesain desain database sehingga ada ruang untuk menambahkan bidang dan fitur sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang terus berubah. Dengan demikian, produk dapat terus digunakan selama beberapa tahun tanpa harus menggantinya dengan yang lebih kuat.
• Biasanya database pelanggan baru memerlukan waktu pengembangan yang diperpanjang. Meskipun menggunakan aplikasi yang memfasilitasi pelaksanaan berbagai tugas, mungkin diperlukan waktu berminggu-minggu untuk mencapai format yang ideal.