Isi

• Langkah

Menulis undangan bisa menjadi bagian yang membuat stres dalam perencanaan dan pengorganisasian acara. Namun, jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu di daftar tamu, jika Anda memilih media komunikasi yang tepat, mempersonalisasi undangan, dan mengumpulkan tanggapan, Anda dapat mengirim undangan dengan cepat dan mudah serta memantau daftar tamu yang terus bertambah.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Membuat daftar tamu

1. 

   Buatlah daftar dasar. Daftar seperti itu harus mencakup semua orang yang tidak boleh melewatkan acara tersebut, seperti keluarga terdekat dan sahabat mereka. Jika ini adalah acara profesional, masukkan mitra bisnis dalam daftar. Pesta kelulusan atau perayaan akademis lainnya mungkin juga menyertakan mentor dan guru pilihan. Pernikahan dan acara lain dengan banyak tuan rumah perlu mempertimbangkan orang-orang penting bagi setiap tuan rumah.

2. 

   
   
   Libatkan teman dan kerabat lainnya. Setelah menyelesaikan daftar dasar, bandingkan dengan jumlah maksimal orang yang dapat Anda undang ke pesta atau acara. Pada saat itu, Anda dapat mulai menambahkan anggota keluarga lain dan teman yang tidak terlalu dekat. Jika Anda akhirnya memiliki lebih sedikit orang dari jumlah maksimum yang diizinkan, tidak ada masalah, tetapi cobalah untuk tidak melebihi jumlah itu.

3. 

   
   
   Pikirkan agregat. Jika Anda akan mengizinkan tamu untuk membawa orang lain ke pesta, Anda harus mempertimbangkan nomor itu saat menentukan daftar akhir. Selain itu, Anda harus menyertakan parameter undangan. Misalnya, jika Anda tidak akan menyertakan anak-anak dalam acara tersebut, tulis dengan sopan untuk mengingatkan para tamu bahwa mereka tidak boleh membawa orang lain di bawah usia tertentu.
   • Anda bisa menulis sesuatu seperti, "Mr. João Almeida dan keluarganya dengan hormat diundang ke resepsi pernikahan kami. Kami meminta semua tamu berusia di atas 18 tahun ”.

4. 

   
   
   Tinjau daftarnya. Penting untuk tidak meninggalkan siapa pun. Minta teman atau anggota keluarga untuk meninjau daftar bersama Anda dan membuat saran tentang menambahkan atau menghapus seseorang. Ingatlah selalu jumlah tamu maksimal dan hindari mengundang terlalu banyak orang. Namun, jika menurut Anda beberapa tamu tidak dapat hadir, undang beberapa orang lagi.
   • Jika Anda khawatir dengan pembatalan, coba kirim sebagian undangan lebih awal. Kemudian kirimkan undangan putaran kedua jika banyak orang yang tidak dapat hadir.

Bagian 2 dari 3: Membuat Undangan

1. 

   Buat undangan Anda sendiri. Anda dapat menggunakan Microsoft Word, program Adobe, atau perangkat lunak desain lainnya. Jika Anda memiliki tulisan tangan yang indah, Anda juga bisa menulis semuanya dengan tangan. Gunakan kertas berkualitas baik dengan tekstur karton atau sesuatu yang lebih menarik.
   • Pilihan lainnya adalah membuat banyak lapisan dalam undangan. Mulailah dengan cetakan seukuran kartu dan tambahkan selembar karton berwarna sedikit lebih besar dari bagian belakang. Gunakan lem atau pita perekat dua sisi.
   • Jika Anda ingin mempersonalisasi dan menghemat waktu, gunakan prangko khusus.Anda dapat mengubah memo atau foto yang dipersonalisasi menjadi stempel dan dengan cepat mereplikasi setiap kartu kepada tamu.

2. 

   Beli undangan yang dipersonalisasi untuk menghemat waktu dibandingkan dengan DIY. Harga sangat bervariasi sesuai dengan gaya, jenis kertas, warna atau cetakan hitam putih dan variabel lainnya, jadi dapatkan gambaran tentang bagaimana Anda ingin undangan mendapatkan penawaran yang akurat.
   • Ada beberapa alat tulis dan toko perlengkapan kantor yang mencetak undangan yang dipersonalisasi.
   • Anda juga dapat menemukan beberapa situs web yang melakukan jenis undangan ini.

3. 

   Buat undangan elektronik. Jika tamu Anda lebih modern atau jika acara Anda tidak terlalu formal, Anda memiliki opsi untuk menggunakan beberapa aplikasi untuk mengundang orang dengan lebih mudah dan cepat melalui email atau media sosial. Kebanyakan program memungkinkan Anda untuk memasukkan desain Anda sendiri atau menggunakan templat standar untuk memfasilitasi undangan. Selain mempercepat proses pembuatan desain, Anda juga akan bisa langsung mengirim melalui file digital dan menerima jawabannya lebih cepat, yang merupakan ide bagus bagi mereka yang memiliki tenggat waktu yang lebih singkat.

4. 

   Tulis sesuatu yang sangat reseptif. Cantumkan acara, tanggal, lokasi dan waktu acara. Penting juga untuk memberi tahu para tamu apakah mereka boleh membawa orang lain atau tidak. Juga, tanyakan jawaban menggunakan kartu terlampir, alamat email, aplikasi atau telepon, tergantung pada preferensi Anda. Jaga agar undangan tetap singkat dan baik, tetapi sertakan permintaan sopan seperti: "Harap hadir" atau "Kami meminta kehadiran Anda" sehingga tamu merasa diterima.
   • Misalnya, tulis sesuatu seperti: “Datanglah ke pesta ulang tahun saya. Acaranya akan diadakan pada 16 Oktober di rumah saya. Pestanya akan berlangsung dari jam 3 sampai 2:30 sore. Harap balas menggunakan kartu, email saya atau dengan menelepon saya ”.
   • Anda juga harus menyertakan arahan khusus untuk acara Anda atau instruksi lain, seperti kostum atau informasi terkait lainnya.

5. 

   Gunakan nomenklatur yang benar untuk tamu. Hal terpenting adalah niat, dan niat Anda adalah untuk menunjukkan rasa hormat kepada para tamu, jadi upayakan untuk mengingat dan menyertakan detail ini. Jika Anda mengundang seorang wanita lajang yang belum menikah, gunakan "Nona" atau "Nona", atau jika undangan untuk pria lajang, gunakan "Tuan". Untuk pasangan yang sudah menikah, gunakan "Mr." dan "Ny.". Namun, keadaan bisa menjadi lebih rumit jika Anda mengundang teman atau kerabat bergelar khusus, seperti "Dr." atau gelar penting lainnya.
   • Jika Anda menggunakan nomenklatur yang salah dalam undangan, minta maaf melalui telepon, secara langsung atau tertulis. Ini adalah cara yang baik untuk menebus kesalahan Anda.

6. 

   Cantumkan penerima dan alamat pengirim. Di pojok kiri atas amplop, cantumkan nama, jalan, kota, negara bagian, dan kode pos Anda. Di tengah, tulis informasi yang sama dengan tamu. Anda juga dapat mengirimkan informasi kontak Anda di dalam undangan atau di kartu balasan. Jadi, jika tamu kehilangan amplopnya, dia masih memiliki akses ke informasi Anda.

7. 

   Tanda tangani dengan sopan. Kalimat dan tanda tangan terakhir Anda harus dipilih menurut penonton. Misalnya, jika Anda mengundang atasan Anda, kata "bijaksana" yang sopan adalah cara terbaik untuk mengucapkan selamat tinggal. Jika itu untuk orang tua Anda, tulislah "dengan cinta". Ini adalah kesempatan yang baik untuk memberikan undangan Anda sentuhan pribadi yang cepat dan mudah.
   • Gunakan lelucon orang dalam untuk membuat undangan menjadi lebih pribadi. Misalnya: “Terima kasih telah membelikan saya minuman, Roberto”. Ini adalah pesan yang sangat pribadi yang dapat Anda tulis kepada teman sekamar kuliah di undangan pernikahan Anda. Tetapi ketahuilah bahwa tidak pantas menulis ini kepada orang tua Anda.

8. 

   Hiasi undangannya. Anda bisa menemukan berbagai macam barang dekoratif sederhana, seperti bingkai, dan yang lebih rumit, seperti tanaman merambat, mawar, dan labu. Jika Anda memiliki teman atau kerabat yang merupakan seorang seniman, minta mereka untuk mempersonalisasi undangan Anda. Ini juga merupakan kesempatan lain untuk memasukkan gaya pribadi Anda saat membuat. Namun perlu diingat bahwa desain harus sesuai dengan gaya acara. Misalnya, tengkorak dan tulang bersilang mungkin bagus untuk undangan pesta Halloween, tetapi tidak akan terlihat bagus di undangan pernikahan Anda.

Bagian 3 dari 3: Mengumpulkan Jawaban

1. 

   Pantau respons secara manual. Jika Anda telah menginstruksikan tamu untuk menanggapi menggunakan kartu yang Anda sertakan dalam undangan atau melalui telepon, mungkin lebih mudah untuk membuat daftar tanggapan manual. Ini bisa sesederhana mencetak daftar tamu dengan tanda visa yang menunjukkan kehadiran atau "X" yang menunjukkan ketidakhadiran. Pilihan lainnya adalah membuat sistem pemantauan yang lebih canggih menggunakan spreadsheet Excel dengan jumlah konfirmasi, tamu tambahan, jumlah orang dewasa atau anak-anak, jenis hidangan, dan faktor lain yang telah ditentukan.

2. 

   Gunakan sistem virtual. Jika Anda telah memutuskan bahwa undangan digital adalah pilihan terbaik untuk acara Anda, Anda mungkin akan memiliki akses ke program pemantauan tanggapan dan konfirmasi. Inilah salah satu alasan mengapa orang memilih undangan elektronik. Namun, jika Anda telah mengirim undangan kertas tradisional, masih mungkin untuk mentransfer daftar tamu dan informasi ke sistem pemantauan digital untuk mengontrol prosesnya. Ada beberapa sumber di internet yang murah atau gratis.

3. 

   Persiapkan untuk jumlah tamu yang sesuai. Jika Anda sudah mengetahui jumlah tamu yang dapat menghadiri acara tersebut, atur tempat, prasmanan, dan akomodasi lainnya untuk memenuhi kebutuhan mereka yang hadir. Periksa kembali jumlah makanan yang Anda pesan, hunian maksimum tempat, dan faktor-faktor lain untuk memberikan pengalaman yang baik bagi semua orang yang hadir.

4. 

   Kirim kartu ucapan terima kasih. Tidak masalah apakah Anda telah menerima hadiah dari tamu atau tidak, penting untuk menunjukkan bahwa Anda bersyukur karena mereka telah menambahkan acara Anda ke kalender mereka. Gunakan daftar tanda tangan atau minta seseorang untuk tetap di pintu untuk memantau siapa yang hadir. Kemudian kirimkan kartu ucapan terima kasih.
   • Kartu tersebut dapat berisi pesan sederhana seperti: "Terima kasih telah datang ke pesta ulang tahun saya!"
   • Jika Anda menerima hadiah, sertakan referensi khusus di kartu yang mengatakan sesuatu seperti, “Terima kasih banyak telah datang ke pesta kelulusan saya. Saya berharap dapat menggunakan seperangkat pena yang Anda berikan kepada saya dalam karier saya di masa depan! "
   • Seperti undangan, kartu ini dapat dicetak secara digital atau tradisional, tergantung pada situasi spesifik Anda.