Isi

• Langkah
• Tips

Jika Anda ingin seseorang mensponsori acara Anda atau aktivitas lain yang Anda promosikan, Anda harus menulis surat sponsor. Di dalamnya, Anda harus meyakinkan calon sponsor tentang manfaat yang akan mereka peroleh dari berkontribusi pada apa yang Anda promosikan. Kartu yang bagus dapat membuat perbedaan antara disponsori dan diabaikan.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Persiapan Mendaftar untuk Menjadi Sponsor

1. 

   Tentukan tujuan Anda. Apa yang ingin Anda capai secara spesifik dengan surat sponsor? Apa yang Anda ingin organisasi lakukan? Bagaimana Anda akan menggunakan sponsor dan mengapa itu penting? Sebelum menulis surat, Anda harus mengetahui jawaban dari setiap pertanyaan ini.
   • Surat sponsor harus spesifik dan langsung. Jika terlalu kabur dan jika Anda tidak tahu apa yang Anda inginkan, itu tidak akan berhasil.
   • Pahami mengapa Anda ingin mencapai tujuan Anda. Permintaan sponsor cenderung berhasil jika permintaan tersebut datang dengan keinginan atau tujuan. Yakinkan orang mengapa perlu menyumbangkan waktu atau uang untuk tujuan Anda. Anda dapat memberi tahu mereka kisah tentang bagaimana gerakan Anda membantu orang atau komunitas.

2. 

   
   
   Buat daftar perusahaan. Siapa yang bersedia mendukung tujuan Anda? Mungkin ada pengusaha dengan alasan pribadi untuk mendukung perjuangannya. Atau, mungkin, ada organisasi nonprofit yang memiliki misi serupa dengan Anda. Siapa yang telah menyumbang untuk acara serupa? Riset tentang itu.
   • Sertakan perusahaan atau orang yang merupakan bagian dari jaringan Anda. Jangan pernah meremehkan kontak yang sudah Anda miliki.
   • Jangan abaikan usaha mikro atau yang tidak memiliki usaha berkembang. Mereka mungkin juga bersedia mensponsori Anda. Ingatlah bahwa Anda juga dapat bekerja di front "lokal". Bisnis lokal juga dapat memanfaatkan untuk tetap dekat dengan komunitas mereka.
   • Jika Anda bekerja dengan sebuah tim, bagi tugas dan minta setiap anggota untuk menghubungi sekelompok perusahaan, sehingga setiap orang dapat membuat permintaan yang lebih pribadi.

3. 

   
   
   Tentukan apa yang Anda cari. Pensponsoran dapat dilakukan dengan berbagai cara. Sebelum menulis surat permintaan, Anda perlu menentukan apa yang Anda minta.
   • Uang atau sumbangan khusus adalah kemungkinan. Sumbangan khusus bisa datang dalam bentuk bahan atau produk yang berguna untuk tujuan tersebut. Barang tak terukur juga dipertimbangkan dalam kelompok ini.
   • Mungkin Anda dapat mengambil pekerjaan sukarela daripada sebuah produk. Bagaimanapun, Anda harus sangat jelas dalam permintaan Anda.

4. 

   
   
   Tentukan apa yang akan Anda tawarkan. Surat sponsor sering kali memungkinkan organisasi untuk memilih di antara berbagai tingkat sponsor. Hal ini memungkinkan perusahaan yang tidak memiliki pendapatan yang tinggi ketika perusahaan besar dapat berpartisipasi.
   • Tentukan tingkat sponsor. Anda harus jelas tentang manfaat yang ditawarkan di setiap modalitas sponsorship. Siapapun yang memberi lebih banyak menerima lebih banyak.
   • Spanduk publisitas, pengumuman publik tentang perusahaan dan logonya pada materi promosi adalah contoh dari apa yang dapat Anda tawarkan.

5. 

   Tentukan kepada siapa surat itu akan ditujukan. Dia tidak pernah menyapa surat itu dengan "siapapun yang mungkin tertarik", karena sangat impersonal.
   • Seringkali, orang yang bertanggung jawab adalah CEO atau direktur SDM. Hubungi perusahaan dan lihat siapa yang bertanggung jawab untuk mendistribusikan sponsor. Jangan coba-coba menebak. Agar efektif, surat itu harus ditujukan kepada orang yang tepat. Perhatikan juga ejaan nama dan gelar yang digunakan orang tersebut.
   • Juga, lihat apakah organisasi memiliki kebijakan amal, sehingga Anda tidak membuang waktu dan menyesuaikan diri dengan kebijakan perusahaan.

Bagian 2 dari 3: Memahami format

1. 

   Baca beberapa contoh surat sponsor. Anda dapat menemukan model yang berbeda di internet. Ada yang berbayar, tapi ada banyak yang gratis. Bacalah untuk memahami format yang digunakan dan isinya.
   • Namun, jangan menyalin surat. Anda perlu mempersonalisasi surat Anda sehingga memenuhi kebutuhan Anda dan terdengar pribadi pada saat yang sama.
   • Misalnya, jika Anda tahu bahwa CEO mengidentifikasi dengan tujuan Anda bekerja, bicarakanlah. Kenali orang dan perusahaan untuk mempersonalisasi kartu dan menjadikannya sepribadi mungkin.

2. 

   Pilih nada yang benar. Nadanya berbeda-beda tergantung penerima. Namun, aturan umumnya adalah selalu profesional dan tidak terlalu biasa.
   • Surat harus ditulis di atas kop surat, dengan logo organisasi untuk memberikan tampilan yang lebih profesional pada permintaan tersebut. Jika Anda meminta sponsor untuk diri sendiri, buat templat kop surat dengan nama Anda di bagian atas dengan font yang indah.
   • Jika Anda menulis untuk perusahaan atau organisasi lain, bersikap lebih formal selalu lebih baik. Jika Anda menulis kepada anggota keluarga atau teman, ada pilihan untuk tidak terlalu formal, tetapi tetaplah menghargai. Mengirim email tidak resmi kemungkinan besar akan gagal dalam kedua kasus tersebut.

3. 

   Gunakan format a surat standar profesional. Surat sponsor standar menggunakan format yang sama seperti banyak surat profesional. Perhatikan struktur untuk menjaga profesionalisme.
   • Mulailah surat dengan tanggal, nama sponsor dan alamat.
   • Kemudian, setelah spasi, beri salam “Dear (nama orang) dan koma.
   • Bersikaplah singkat. Surat sponsor hanya boleh memiliki satu halaman. Orang jarang punya waktu untuk membaca lebih dari itu. Faktanya, kebanyakan orang akan mendedikasikan satu menit untuk surat Anda. Jadi, selain hanya menggunakan satu halaman, Anda juga harus menjaga bahasanya jelas dan ringkas.
   • Kirim melalui surat. Permintaan melalui email memberi kesan bahwa Anda tidak terlalu peduli tentang pengiriman.

4. 

   Akhiri dengan rasa syukur. Di akhir surat sponsor, Anda harus berterima kasih kepada orang tersebut atas pertimbangannya. Tambahkan spasi di antara paragraf dan beri spasi untuk tanda tangan Anda.
   • Akhiri dengan salam hormat dan profesional. Tambahkan nama dan gelar Anda. Tanda tangani dengan tangan.
   • Sertakan bahan lainnya. Tambahkan selebaran tentang organisasi atau gerakan Anda. Ini akan memberikan lebih banyak kredibilitas, selain memberikan lebih banyak informasi kepada sponsor.
   • Demikian pula, jika organisasi Anda telah menerima liputan media, sertakan artikel yang telah diterbitkan yang dapat membuktikan apa yang telah Anda lakukan.

Bagian 3 dari 3: Menyempurnakan Konten

1. 

   Tulis pengantar yang bagus. Di paragraf pembuka, segera perkenalkan diri Anda atau identifikasi organisasi / gerakan Anda. Jangan main-main. Langsung ke intinya.
   • Jangan berasumsi bahwa orang mengenal Anda atau organisasi Anda. Jelaskan diri Anda dengan jelas. Mulailah dengan deskripsi perusahaan (jika itu surat perusahaan) atau diri Anda sendiri (jika itu surat pribadi). Misalnya: "Perusahaan" x "sedang dalam proyek rehabilitasi untuk ...".
   • Menyoroti beberapa pencapaian Anda akan segera menunjukkan kepada sponsor bahwa tidak ada risiko mensponsori Anda.Perjelas tentang bagaimana uang itu akan digunakan.
   • Ajukan permohonan sponsor di paragraf pertama atau, paling lambat, di paragraf kedua dan jelaskan alasannya.

2. 

   Tekankan manfaatnya. Agar meyakinkan, Anda perlu mengkomunikasikan dengan jelas manfaat sponsorship kepada sponsor.
   • Jika sponsor akan menerima iklan sebagai imbalan, misalnya, jelaskan caranya. Bersikaplah sangat spesifik. Apakah acara tersebut akan disiarkan di televisi? Berapa banyak orang yang akan hadir? Akankah ada kehadiran VIP? Jika perusahaan lain juga akan mensponsori acara tersebut, penting untuk menyebutkan ini.
   • Beri opsi sponsor. Mereka akan senang memiliki pilihan untuk memenuhi kebutuhan dan anggaran mereka dengan lebih baik.

3. 

   
   
   Meyakinkan melalui bukti. Ini berarti memasukkan beberapa data - jumlah orang yang hadir atau demografi.
   • Selain itu, jangan lupa untuk menarik sedikit secara emosional - kisah pribadi dari seseorang yang telah ditolong, misalnya, selama singkat, bisa sangat mengharukan.
   • Jelaskan bagaimana Anda akan mengenali sponsor. Mungkin mereka bisa memenangkan tempat untuk mempromosikan acara Anda.
   • Berikan detail penting dari perjanjian sponsorship sehingga sponsor dapat mengambil keputusan. Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak. Anda juga dapat mengirim amplop bersegel bersama-sama untuk memfasilitasi tanggapan. Masukkan batas waktu balasan.
   • Tanyakan kepada sponsor bagaimana mereka ingin dikenali. Misalnya, bagaimana mereka ingin nama perusahaan muncul? Apakah mereka ingin pengungkapan penuh? Tawarkan kemungkinan alih-alih hanya berasumsi. Meminta.

4. 

   
   
   Berikan detail konkret tentang acara Anda. Ini akan memberi Anda lebih banyak kredibilitas dan dukungan.
   • Misalnya, jika Anda menulis surat ke organisasi amal, Anda harus menjelaskan detail seperti: tanggal yayasan, siapa yang mengelolanya, siapa yang dilayaninya, dan pencapaian apa yang telah dicapai sejauh ini.
   • Bertindak lebih banyak, lebih sedikit bicara. Jangan hanya mengatakan bahwa tujuan Anda layak atau berharga. Yakinkan mereka secara detail - bukti untuk mendukung tujuan Anda. Secara keseluruhan, ini adalah teknik persuasi terbaik.

5. 

   
   
   Ikuti secara langsung. Mengirim surat saja tidak cukup. Anda harus mengikuti seluruh proses aplikasi sponsor secara pribadi.
   • Anda dapat menempatkan atau mengunjungi perusahaan jika Anda tidak menerima jawaban dalam sepuluh hari. Ingatlah bahwa banyak direktur eksekutif akan sibuk dan mungkin merasa tidak nyaman. Mungkin lebih baik untuk menjadwalkan pertemuan sebelumnya.
   • Menyiarkan animasi tentang proyek Anda. Hindari konotasi negatif. Jangan menyiratkan bahwa Anda sedang mengemis, atau mencoba mendapatkan sumbangan karena rasa bersalah.
   • Jika Anda mendapat jawaban "mungkin", jangan merasa buruk untuk menghubungi lagi. Hanya saja, jangan langsung melakukannya, atau Anda akan tampak tidak nyaman.
   • Jangan pernah sombong. Jangan berasumsi bahwa mereka akan mengatur pertemuan dengan Anda atau menutup sponsor. Terima kasih saja atas pertimbangannya.
   • Jangan lupa untuk mengirimkan ucapan terima kasih jika mendapatkan sponsorship.

6. 

   Ulasan. Anda mungkin akan menyabotase peluang Anda jika Anda tidak merevisi surat Anda. Kesalahan tata bahasa dan ejaan bukanlah citra profesional. Dan mengapa ada orang yang ingin mempublikasikan citra mereka di acara yang tidak profesional?
   • Periksa skornya. Banyak orang tidak tahu cara menggunakan koma dengan benar. Apakah itu membuat perbedaan.
   • Cetak salinan surat Anda dan bacalah setelah beberapa jam. Ini adalah cara terbaik untuk mengidentifikasi kesalahan. Membaca segera akan membuat Anda melewatkan beberapa hal.
   • Posting surat dengan benar dan gunakan amplop yang terlihat profesional.
7. Berikut contohnya:

Tajuk Anda (jika ada) Tanggal: ____

Alamat: _________ _________________ _________________ Yang Terhormat Tuan _______ Saya baru-baru ini terpilih untuk berpartisipasi dalam kompetisi pendahuluan kontes Miss São Paulo. Sebagai pesaing, saya akan memiliki kesempatan untuk dipilih sebagai perwakilan negara bagian untuk kontes Miss Brazil.

Saya akan sangat berterima kasih jika saya bisa mendapatkan sponsor untuk meningkatkan peluang saya untuk menang. Sekitar 50 wanita akan bersaing dengan saya. Acara tersebut akan disiarkan di Negeri, dengan perkiraan penonton 300 ribu orang. Semua sponsor saya akan memiliki ruang untuk pengungkapan di jejaring sosial saya.

Jumlah kontribusi sangat fleksibel. Ada beberapa opsi sponsor yang tercantum di bawah ini.

$ ____ - Nama, deskripsi, dan logo Anda

$ ____ - Nama dan deskripsi Anda

$ ____ - Nama dan logo Anda

$ ____ - Nama Anda

Jika Anda tertarik untuk mensponsori saya, silakan hubungi ___________________. Saya sangat menghargai pertimbangannya.


Hormat kami,

''Tanda tangan Anda

Tips

• Jangan menuntut. Tanya dengan sopan.
• Temukan kontak yang lebih langsung daripada resepsionis atau seseorang di departemen.
• Kecuali jika Anda memiliki tulisan tangan yang sangat indah, ketikkan surat itu. Ini akan memberikan tampilan yang lebih profesional.
• Cetak surat di atas kertas berkualitas.
• Perusahaan menerima permintaan sponsorship sepanjang waktu, jadi jelaskan dalam surat Anda mengapa perusahaan tersebut ideal untuk jenis acara Anda.
• Sertakan formulir sponsor untuk perusahaan.