Pengarang:
Robert White
Tanggal Pembuatan:
1 Agustus 2021
Tanggal Pembaruan:
12 Boleh 2024
Isi
Anda baru saja dipilih atau diangkat sebagai sekretaris komite tempat Anda berada. Selamat! Apakah Anda tahu cara merekam, mempersiapkan dan menyajikan notulen? Tidak masalah jika Anda mengikuti alkitab legislatif Aturan Robert Order yang diperbarui atau menulis notulen dalam suasana yang tidak terlalu formal, berikut adalah metode penting untuk diikuti.
Langkah
Bagian 1 dari 4: Persiapan Sebelumnya
Ketahui aturan rapat organisasi Anda. Jika sekretaris diharapkan membuat notulen resmi, tanyakan apakah kelompok tersebut mengikuti Robert's Rules of Order atau panduan resmi lainnya. Dalam situasi yang lebih informal, tanyakan apa yang harus dimasukkan dalam notulen atau bagaimana risalah itu akan digunakan.
- Anda tidak perlu membiasakan diri dengan Aturan Pemesanan yang Diperbarui secara lengkap, tetapi mendapatkan salinan atau meminjamnya dapat membantu dalam menjawab pertanyaan spesifik.
- Ketahui peran Anda juga. Beberapa notulen sekretaris tidak menghadiri rapat, sementara yang lain mengambil notulen dan berkontribusi dalam diskusi. Bagaimanapun masalahnya, sekretaris tidak boleh seseorang dengan peran penting lain, seperti fasilitator atau presiden.
Siapkan model terlebih dahulu. Risalah setiap rapat mengulangi beberapa informasi, sehingga templat akan membuat format yang konsisten untuk referensi yang mudah. Setidaknya sertakan ruang untuk informasi berikut:- Nama organisasi.
- Jenis pertemuan: apakah pertemuan rutin, mingguan atau tahunan, pertemuan komite kecil, atau pertemuan tujuan khusus?
- Tanggal, waktu dan tempat. Berikan ruang untuk waktu mulai dan akhir (direncanakan dan ditunda).
- Nama ketua atau pemimpin rapat dan sekretaris (atau pengganti).
- Daftar "hadiah" dan "tidak ada". Catat jika ada kuorum (cukup orang untuk memberikan suara).
- Sebuah spasi untuk tanda tangan Anda. Sebagai orang yang bertanggung jawab atas notulen, Anda akan selalu menandatangani pekerjaan Anda, dan tanda tangan tambahan mungkin diperlukan setelah persetujuan notulen, tergantung pada kebijakan organisasi Anda.
- Sebuah agenda, jika ada. Jika ketua atau fasilitator rapat belum meminta Anda untuk menyusun agenda, dia harus menyediakan satu agenda yang akan membantu mengatur catatan Anda tentang rapat.
Bawalah buku catatan atau buku catatan bersama Anda. Pilih sesuatu yang membuat Anda nyaman. Jika Anda akan sering menulis notulen, sisihkan buku catatan untuk tujuan itu atau buat folder di komputer Anda.- Jika Anda telah mengambil notulen rapat sebelumnya dan belum diajukan untuk disetujui, bawalah juga.
- Meskipun perekam dapat membantu Anda menuliskan notulen nanti, itu bukanlah pengganti untuk membuat catatan. Jika Anda akan merekam pertemuan tersebut, lihat apakah semua orang yang hadir setuju dan jangan menyerah pada godaan untuk menuliskan kata demi kata.
- Mempelajari steno akan mempercepat proses pencatatan, tetapi tidak perlu menulis setiap kata untuk menghasilkan menit. Nyatanya, Anda harus menghindari melakukannya.
- Jika Anda diminta membuat catatan di depan umum selama rapat, gunakan proyektor atau penyangga presentasi dan bawa catatan itu ke rumah setelahnya tanpa mengaburkannya, sehingga Anda dapat menggunakannya untuk memasukkan notulen.
Bagian 2 dari 4: Mencatat Tentang Rapat
Bagikan daftar hadir. Setelah semua orang hadir, bagikan selembar kertas (atau lebih, untuk pertemuan yang lebih besar) dengan ruang bagi setiap orang untuk menuliskan nama dan informasi kontak mereka. Anda dapat menggunakan daftar ini setelah pertemuan untuk mengisi bagian hadiah model Anda atau melampirkan daftar itu sendiri ke notulen lengkap.- Jika Anda tidak mengetahui banyak dari mereka yang hadir, buat sketsa tabel tempat dan isi sambil meminta masing-masing untuk memperkenalkan diri. Selalu siapkan saat membuat catatan agar Anda dapat memanggil nama orang pada saat yang tepat, seperti yang akan dibahas di bawah ini.
Isi template Anda sebanyak yang Anda bisa. Sambil menunggu rapat dimulai, tulis nama organisasi, tanggal dan tempat rapat serta jenisnya (mis. Mingguan, rapat panitia khusus, dll.). Saat dimulai, catat waktu mulai.
- Jika Anda tidak memiliki templat, catat informasi itu di bagian atas catatan Anda.
- Jika rapat diadakan untuk tujuan khusus atau pada waktu khusus, simpan catatan yang dikirim untuk memberi tahu anggota dan lampirkan pada notulen setelah mentranskripsikan mereka.
Tuliskan hasil dari gerakan pertama. Kebanyakan pertemuan formal akan dimulai dengan mosi untuk mengadopsi suatu agenda, jadi langkah ini akan menggunakan prosedur ini sebagai contoh. Jika rapat dimulai dengan gerakan yang berbeda, tuliskan semua informasi yang terkait dengannya:
- Mosi biasanya diawali dengan "Saya melamar". Biasanya "Saya mengusulkan adopsi agenda ini".
- Nama pengusul (orang yang mengusulkan mosi).
- Hasil pemungutan suara. Jika positif, tulis "mosi diterima". Jika tidak, tulis "mosi ditolak".
- Anda dapat meminta agar gerakan yang lebih panjang dikirim secara tertulis jika Anda tidak dapat menuliskannya dengan benar. Jika masalah ini sering terjadi, tanyakan di antara pertemuan apakah kebijakan ini dapat dibuat resmi untuk mosi dengan lebih dari jumlah kata tertentu.
- Jika Anda telah menyusun agenda, Anda dapat menjadi pendukung mosi tersebut dan sekretaris notulen. Tidak ada masalah dalam mendaftarkan tindakan Anda sendiri, selama Anda tetap objektif.
Tuliskan gerakan lain yang muncul selama pertemuan. Dengarkan baik-baik semua diskusi, namun, kecuali diinstruksikan lain, jangan merekamnya. Saat mosi baru dibuat, tulis informasi yang relevan.
- Ingatlah bahwa setiap mosi harus menyertakan kata-kata yang tepat, nama pengusul dan hasil pemungutan suara.
- Beberapa mosi perlu didukung sebelum melanjutkan pemungutan suara. Jika seseorang mengatakan "Saya mendukung mosi" atau sesuatu yang serupa, tulis nama orang itu sebagai pendukung.
- Jika Anda tidak tahu nama pemrakarsa atau ingin mosi diulang, hentikan rapat dengan sopan untuk bertanya. Menuliskan informasi dengan benar cukup penting untuk menjamin gangguan kecil.
- Jika mosi menerima amandemen, ubah saja kata mosi dalam catatan Anda. Tidak perlu dicatat bahwa telah terjadi amandemen, kecuali jika kontroversial dan memicu banyak diskusi.
Dengarkan laporannya dan dapatkan salinannya. Setiap kali laporan, berita atau sejenisnya dibacakan, catat nama dokumen dan siapa yang membacanya atau sub-komite yang menyusunnya. Jika sebuah mosi mengikuti pembacaan, rekamlah seperti yang Anda lakukan pada mosi lain.
- Lebih praktis mendapatkan salinan di akhir pertemuan. Buat catatan untuk meminta salinan tersebut kepada pembaca atau pemimpin rapat nanti dan lampirkan salinan itu ke notulen yang ditranskripsikan.
- Jika tidak ada salinan yang tersedia, catat di mana dokumen asli disimpan. Anda mungkin perlu menanyakan informasi ini setelah rapat.
- Jika seorang anggota membuat laporan lisan alih-alih membaca dokumen, tulis ringkasan singkat dan objektif dari laporan tersebut tanpa menjelaskan secara rinci atau mengutip pembicara secara harfiah.
Rekam tindakan yang diambil atau ditandai. Ini termasuk memeriksa tugas yang diberikan pada pertemuan terakhir dan tindakan baru. Apakah ada yang tetap tinggal untuk menulis surat? Tuliskan nama dan instruksinya.
- Bergantung pada formalitas rapat, banyak dari tindakan ini mungkin termasuk dalam klasifikasi "mosi". Dalam pertemuan yang tidak terlalu formal, mungkin Anda juga perlu tetap membuka telinga untuk keputusan yang kurang terorganisir dengan jelas.
- Sebutkan secara singkat alasan di balik keputusan, jika ada.
Catat semua poin pesanan dan keputusan. Setiap kali keberatan atas prosedur dibuat, tuliskan keberatan lengkap dan dasarnya, serta seluruh keputusan yang dibuat oleh presiden.
- Sertakan referensi apa pun ke Robert's Rules of Order, kebijakan organisasi, atau protokol perusahaan.
Tuliskan ringkasan diskusi hanya jika diminta. Secara resmi, notulen mencatat apa yang terjadi selesai, bukan apa kataNamun, penuhi permintaan khusus apa pun yang dibuat organisasi kepada Anda.
- Saat merekam diskusi, buatlah seobjektif mungkin. Sertakan poin-poin spesifik, bukan opini, dan minimalkan penggunaan kata sifat dan kata keterangan. Tujuan Anda adalah menulis dengan cara yang kering, faktual, dan membosankan!
- Jangan memberi nama orang selama ringkasan diskusi. Sangat penting untuk tidak melakukan ini dalam diskusi panas yang mungkin menyinggung perasaan Anda.
Ikat ujungnya di akhir pertemuan. Tuliskan waktu berakhirnya dan ingatlah untuk mendapatkan salinan laporan atau mengingatkan seseorang untuk mengirimkannya kepada Anda.
- Lihat catatan Anda untuk mengetahui apakah ada yang kurang atau perlu klarifikasi. Jika Anda perlu menanyakan sesuatu kepada seseorang, lakukan sebelum orang tersebut pergi.
Bagian 3 dari 4: Mentranskripsikan menit
Mulailah proses ini secepat mungkin. Yang terbaik adalah menuliskan risalah resmi segera setelah rapat, ketika acara masih segar di benak Anda.
Gunakan komputer untuk mengetik catatan rapat. Anda mungkin sudah melakukan ini jika Anda menggunakan notebook. Simpan catatan Anda dan mulai dokumen baru untuk notulen, sehingga Anda dapat membandingkan dua hal secara berdampingan.
Format catatan Anda menjadi paragraf yang teratur. Setiap mosi, keputusan, atau urutan baru harus ada dalam paragrafnya sendiri. Saat memformatnya, pastikan bahwa:
- Anda menggunakan ejaan dan tata bahasa yang benar. Gunakan pemeriksa ejaan jika perlu.
- Dia menggunakan tense yang sama di seluruh teks. Gunakan perfect past tense atau the present, tapi jangan gantilah di dokumen yang sama.
- Itu seobjektif mungkin. Pendapat Anda tidak boleh muncul dalam notulen, karena Anda ingin membuat catatan obyektif yang dapat digunakan semua orang.
- Dia menggunakan bahasa yang sederhana dan akurat. Bahasa yang tidak jelas harus diganti dengan kata-kata yang tepat, dan deskripsi yang menghiasi harus dihilangkan.
- Ini hanya mencakup tindakan yang diambil, bukan diskusi. Kecuali Anda diminta untuk menuliskan diskusi, fokuslah pada apa yang tadi selesai, bukan apa kata.
- Dia memberi nomor halaman untuk memudahkan referensi.
Bagikan draf notulen kepada anggota. Kirim salinannya ke masing-masing menggunakan informasi kontak pada lembar kehadiran. Jika Anda tidak memiliki informasi ini, pemimpin rapat harus dapat menghubungi Anda.
Dapatkan persetujuan dari notulen. Anda mungkin diminta untuk membacanya dengan lantang pada pertemuan berikutnya dan mengirimkannya untuk persetujuan. Jika mosi itu lolos, tulislah.
- Jika notulen dikoreksi sebelum diterima, buat perubahan pada dokumen dan tunjukkan di akhir bahwa notulen dikoreksi tanpa menjelaskan koreksi spesifiknya.
- Jika mosi dibuat untuk mengoreksi notulen setelah disetujui, sertakan kata-kata yang tepat dari mosi itu dalam notulen yang relevan dan apakah sudah disetujui atau tidak.
Bagian 4 dari 4: Menggunakan templat risalah rapat
Masuk ke situs templat rapat. Templat siap pakai ini akan menghemat waktu untuk mengatur menit dan membantu mencegah kesalahan.
Luangkan waktu untuk melihat setiap situs. Gunakan fitur pencarian mereka dan telusuri opsi untuk menemukan yang terbaik untuk Anda.
- Jika Anda memerlukan model khusus, seperti umum atau standar, cari di situs web untuk kebutuhan khusus Anda dan unduh model dengan mengklik tombol yang sesuai. Simpan ke lokasi yang mudah ditemukan agar tidak hilang.
Buka file. Setelah mengunduhnya, unzip dan buka di Microsoft Word atau Excel. Untuk meningkatkan kualitas dan kemudahan penggunaan, gunakan versi terbaru Microsoft Word, karena terus memperbaruinya akan membuat segalanya lebih mudah dan memungkinkan Anda untuk memanfaatkan fitur-fitur baru.
Tambahkan logo dan hak cipta perusahaan Anda di header. Hapus contoh logo, tetapi bukan tanpa terlebih dahulu membaca persyaratan penggunaan dari mana Anda memperoleh model tersebut. Lagipula, tidak perlu ada masalah hukum, bukan?
Ubah judulnya. Di area judul, sorot kata "Rapat / Kelompok" dan tulis judul risalah Anda.
Ubah tema (opsional). Untuk membuat model menit Anda lebih cantik dan profesional, pertimbangkan untuk mengubah warna atau memilih tema yang sudah jadi. Caranya mudah: temukan tab "Tata letak halaman" dan ikuti ke bagian "Warna dan tema". Di sana, Anda dapat menyesuaikan tampilan model Anda dan bahkan menyesuaikannya dengan warna logo perusahaan Anda.
Beri nama bagian dari template. Harus ada beberapa nama bidang di seluruh model. Anda mungkin membutuhkan lebih banyak atau lebih sedikit, atau Anda masih tidak suka bagaimana bagian diberi nama. Sesuaikan mereka untuk memenuhi kebutuhan rapat Anda.
Simpan templat ke buku catatan Anda sehingga Anda bisa membawanya ke rapat dan mulai membuat notulen. Jika Anda terus menggunakan Microsoft Office, segala sesuatunya akan menjadi cepat dan mudah dan Anda dapat mengikuti rapat dengan lebih terorganisir dan lebih akurat dari sebelumnya. Sebagai alternatif, Anda dapat mencetak templat Anda untuk menuliskannya dengan tangan, tetapi pertahankan ketinggian bidang sehingga Anda dapat memasukkan informasi sebanyak yang Anda butuhkan.
Tinjau model Anda. Selamat! Templat notula rapat Anda sudah selesai. Produktivitas dan akurasi Anda selama rapat diharapkan meningkat secara eksponensial, karena sekarang Anda memiliki model untuk memandu dan mengatur pemikiran Anda. Seperti halnya proyek apa pun, tinjau detailnya untuk melihat apakah ada yang hilang atau membingungkan. Setelah Anda yakin bahwa semuanya sudah beres, Anda akan menyelesaikan model Anda dan akan siap untuk pertemuan berikutnya.
Tips
- Masukkan notulen tepat setelah rapat selesai, karena yang terbaik adalah menyimpannya selagi acara masih segar dalam ingatan. Penting juga bagi peserta untuk mendapatkan salinan tindakan yang perlu mereka ambil sesegera mungkin setelah rapat selesai.
- Duduklah sedekat mungkin dengan pemimpin rapat sehingga Anda dapat mendengar semuanya dan meminta klarifikasi tanpa harus bersuara.
- Simpan notulen dalam file di tempat yang aman.
- Minta orang-orang untuk menuliskan gerakan mereka sehingga mereka tidak perlu langsung mendaftarkannya.
- Jangan takut untuk menyela dan meminta klarifikasi kapan saja.
- Risalah itu sangat penting: catatan itu disimpan dan dapat digunakan bertahun-tahun kemudian. Jika masalahnya legal, misalnya, reputasi seseorang mungkin bergantung pada menit.
- Baca beberapa bagian dari Aturan Robert Order yang diperbarui, khususnya bagian yang membahas tentang menjadi sekretaris.
- Tuliskan semuanya saat itu terjadi. Jika topik yang sama muncul dua kali, jangan mengelompokkannya.
Peringatan
- Jangan mencantumkan terlalu banyak detail dalam notulen. Bahkan jika Anda diminta untuk mencatat diskusi, buatlah sesingkat dan seobjektif mungkin. Batasi diri Anda untuk melaporkan hanya poin-poin utama yang muncul, atau Anda akan kewalahan dan mengisi dokumen dengan detail yang tidak perlu.
- Penafsiran pribadi dan perasaan orang yang bertanggung jawab atas berita acara tidak boleh dimasukkan ke dalam catatan.
- Jika bagian dari rapat dirahasiakan, tidak melaporkan. Sebaliknya, tulislah bahwa "dewan melaporkan bahwa diskusi tersebut bersifat rahasia. Oleh karena itu, tidak dicatat."
- Jika Anda diminta untuk merekam diskusi rahasia, seperti pertemuan antara pengacara dan klien Anda, lakukan sebentar lagi terpisah dan jauhkan dari risalah rapat umum. Tandai sebagai rahasia dan jelaskan siapa yang akan memiliki akses ke sana.
