Isi

• Langkah
• Tips

Saat ini, email adalah salah satu bentuk komunikasi yang paling banyak digunakan, bersama dengan pesan teks, panggilan telepon, dan aplikasi pesan instan. Korespondensi email sudah sangat umum sehingga banyak orang lupa cara membuatnya dengan benar. Email yang disusun dengan baik mencerminkan profesionalisme dan ketulusan dalam pesan yang disampaikannya, jadi sangatlah penting bagi seseorang untuk mengetahui cara memformat pesan email.

Langkah

1. 

   Tuliskan subjek email Anda. Baris subjek email berfungsi sebagai ringkasan singkat tentang apa yang disampaikan pesan tersebut. Baris ini harus langsung dan ringkas untuk memberi penerima gambaran tentang email Anda hanya dengan beberapa kata sederhana.
   • Sebagai contoh, jika Anda menulis kepada seseorang tentang suatu bisnis, jangan memperumit baris subjek dengan terlalu banyak detail seperti "Saya suka mobil yang Anda kendarai. Saya suka warna birunya dan rodanya indah ”.
   • Nyatakan dengan jelas motif Anda langsung di baris subjek. Misalnya: "Pembeli yang tertarik dengan sedan biru Anda".

2. 

   
   
   Sertakan salam yang sesuai. Jangan langsung memulai email dengan apa yang ingin Anda katakan. Sertakan salam yang umum seperti "Salam" atau "Selamat pagi". Anda tidak ingin sembarang orang langsung datang dan berbicara dengan Anda bahkan tanpa menyapa Anda, bukan? Hal yang sama juga terjadi pada email.
   • Untuk membuat salam Anda lebih pribadi, sertakan nama belakang penerima di atasnya.

3. 

   
   
   Tuliskan isi pesan Anda. Bergantung pada jenis pesan yang Anda tulis dan kepada siapa Anda mengirimnya, Anda dapat menulisnya sesuka Anda.
   • Jika Anda menulis kepada orang yang dekat, Anda dapat membuat email Anda terdengar lebih pribadi; tetapi jika Anda menulis surat bisnis, Anda harus menjaga agar email tetap profesional.
   • Anda juga perlu mengingat format pesan Anda. Jangan gunakan gaya font, ukuran dan format yang sulit dibaca, dan hindari menggunakan semua huruf kapital. Huruf kapital di dunia digital terlihat seperti jeritan.

4. 

   
   
   Sertakan salam terakhir. Jangan akhiri email di mana pesan Anda berakhir. Tulis ucapan selamat tinggal seperti "Hormat kami", "Hormat kami", atau apa pun yang menurut Anda lebih cocok dengan email yang Anda buat.
   • Salam terakhir harus sesuai dengan email Anda. Karena? Karena jika Anda menulis surat bisnis, tidak tepat untuk menulis "Dengan cinta" sebagai penutup surat Anda; itu tidak pantas.

5. 

   Tambahkan tanda tangan. Meskipun alamat email Anda sudah mencantumkan nama Anda di setiap email yang Anda kirim, tetap disarankan agar Anda menyertakan tanda tangan di setiap pesan yang Anda buat. Tanda tangan bisa berupa teks biasa atau, jika Anda ingin berkreasi, gambar (seperti logo dan sejenisnya).
   • Gunakan opsi Tanda Tangan dari aplikasi webmail atau klien email Anda harus membuat tanda tangan Anda sendiri.

Tips

• Selain memformat pesan email, Anda juga harus menggunakan alamat dengan nama yang sesuai. Tidak ada ruginya mengirim pesan ke teman masa kecil Anda menggunakan "[email protected]", tetapi ini bukan ide yang baik saat Anda mengirim email bisnis ke atasan Anda.
• Saat membuat email, gunakan sopan santun Internet. Jangan mengirim spam atau pesan ke kontak yang tidak dikenal.
• Selalu periksa ulang pesan email Anda sebelum mengirimnya untuk menghindari pengiriman beberapa pesan ke satu penerima. Jika ya, mereka dapat ditandai sebagai spam.