Pengarang:
Robert White
Tanggal Pembuatan:
6 Agustus 2021
Tanggal Pembaruan:
12 Boleh 2024
Isi
Kita semua tahu bahwa mengatur di tempat kerja itu penting; Meski begitu, ini adalah pertarungan tanpa akhir bagi banyak orang. Percaya atau tidak, tetap teratur bukanlah tugas yang menakutkan. Beberapa perubahan cepat dalam kebiasaan dan solusi berkelanjutan dapat membuat proses ini lebih mudah dari yang Anda kira.
Langkah
Metode 1 dari 4: Mengelola Ruang dan Waktu Anda
Pantau aktivitas Anda. Selama beberapa hari, catat beberapa aktivitas Anda dalam buku harian. Ini akan membantu Anda melihat dengan tepat apa yang Anda lakukan tanpa menyadarinya, dan Anda akan mendapatkan gambaran awal tentang kegagalan organisasi dan produktivitas Anda. Selain itu, Anda harus melakukan latihan ini dengan memikirkan tujuan Anda secara keseluruhan. Melalui buku harian aktivitas, Anda akan dapat melihat tugas mana yang dapat membuang waktu Anda dan tugas mana yang dapat berkontribusi untuk tujuan Anda.
Tentukan jadwal produktivitas tinggi Anda. Beberapa orang produktif di pagi hari, sementara yang lain membenci gagasan bangun pagi. Anda mungkin sudah merasakan bagian-bagian hari yang membuat Anda lebih produktif. Terlepas dari preferensi Anda - malam, pagi, waktu makan siang, atau sebelum atau sesudah "jam sibuk" -, manfaatkan periode ini untuk memaksimalkan produktivitas Anda.
Prioritaskan tugas Anda. Kita semua tahu bahwa beberapa tugas lebih penting daripada yang lain; Namun, kami tidak selalu memberi mereka prioritas yang memadai. Kembangkan, misalnya, sistem yang mengklasifikasikan tugas melalui pengingat yang menyertakan merek seperti bendera atau bintang dengan kejujuran dan fleksibilitas. Simpan pengingat ini di dekat komputer atau meja Anda, baik virtual maupun fisik. Luangkan lebih banyak waktu dan energi Anda untuk hal-hal prioritas utama dalam daftar. Contohnya dapat mencakup tugas dengan tenggat waktu pendek, seperti hal-hal yang harus Anda selesaikan di penghujung hari atau hari berikutnya. Anda juga dapat memprioritaskan tanggapan kepada pelanggan, atasan, atau orang lain yang bertanggung jawab atas pengeluaran yang dihasilkan. Dan, jika Anda tidak yakin seberapa sensitif atau pentingnya suatu tugas, sebaiknya Anda bertanya.
Selesaikan tugas cepat segera. Tidak semua tugas perlu diprioritaskan dan dijadwalkan untuk waktu tertentu.Merencanakan atau menjadwalkan beberapa di antaranya dapat memakan waktu sebanyak menyelesaikannya. Jika demikian, dan Anda dapat segera menyelesaikan tugas ini, selamat menikmati! Menghadapi hambatan ini dengan cara ini juga akan membantu Anda menghindari penundaan.
Kelola kekacauan dan bahan kerja. Tabel kami berpindah dengan mudah dari adegan kekacauan ke adegan kehancuran yang layak untuk film - yang membuat pengaturan menjadi sulit. Beberapa orang bahkan beroperasi di bawah kebijakan pembersihan yang ketat. Meskipun tidak penting, lakukan beberapa langkah untuk membersihkan workstation Anda.
- Lanjutkan pesanan. Buang sampah dan arsipkan materi yang Anda butuhkan secara sistematis. Bersihkan kekacauan jika memungkinkan: selama istirahat atau di antara tugas.
- Segera bersihkan kotoran yang Anda hasilkan. Jadi, Anda tidak perlu khawatir untuk membersihkannya nanti. Selain itu, ini akan mencegah gangguan saat ini tetap ada di meja Anda di masa mendatang.
- Simpan persediaan yang Anda butuhkan di ujung jari Anda. Jelas, tidak semua yang ada di sekitar Anda adalah tanda gangguan. Memiliki alat yang Anda gunakan dapat menghemat waktu dan memanfaatkan ruang berharga Anda.
Jadwalkan waktu untuk aktivitas dan janji temu. Beberapa orang hanya menjadwalkan rapat, tetapi tidak membuat daftar aktivitas yang diperlukan. Menjadwalkan tugas yang paling penting, serta janji temu, bisa bermanfaat. Anda juga dapat "mengelompokkan" tugas tertentu. Misalnya: jadwalkan pertemuan hanya pada hari Selasa dan Kamis. Juga simpan waktu luang di kalender Anda untuk menyisihkan waktu kreatif untuk diri Anda sendiri atau untuk mengakomodasi acara yang tidak terduga.
- Gunakan agenda dan kalender. Alat tersebut dapat berupa kertas atau virtual, dalam bentuk aplikasi seperti iCalendar dan Google Now.
- Pisahkan aktivitas Anda ke dalam beberapa kategori. Mengategorikan atau memisahkan aktivitas berdasarkan warna dapat memberi Anda pengingat visual yang cepat tentang apa yang penting. Kategori ini dapat mencakup, misalnya: korespondensi, proyek, acara, pertemuan, diskusi, dan bahkan istirahat atau waktu untuk latihan fisik.
- Optimalkan teknologi Anda. Kalender virtual dan platform email, seperti Outlook, bisa menggabungkan daftar tugas, kontak, dan alamat Anda. Ini tidak hanya membuat segalanya lebih efisien, tetapi juga mengoptimalkan proses berpikir Anda.
- Jika memungkinkan, delegasikan tugas. Mengingat intensitas pekerjaan sehari-hari, mudah untuk melupakan bahwa Anda tidak harus melakukan semuanya sendiri. Mendelegasikan tugas kepada asisten atau, jika Anda sangat sibuk dengan tugas, mintalah rekan kerja untuk membantu Anda dan membantu tugas tertentu. Anda bisa memberi mereka penghargaan saat semuanya lebih tenang.
Metode 2 dari 4: Menjaga email Anda secara sistematis
Periksa email Anda pada waktu yang dijadwalkan. Tidak semua orang harus tetap berpegang pada kotak masuk mereka, karena banyak pesan yang diterima tidak begitu mendesak. Jika Anda bekerja di lokasi yang tidak memerlukan tanggapan langsung terhadap email, periksa kotak masuk Anda pada waktu yang dijadwalkan - sekitar tiga atau empat kali sehari.
Arsipkan email. Manfaatkan folder dan label daripada membiarkan pesan menumpuk di kotak masuk Anda. Outlook memiliki folder dan subfolder, sedangkan Gmail memiliki label dan beberapa kotak masuk terpisah. Jika Anda seorang jurnalis, misalnya, folder Anda mungkin diberi nama "Laporan terkini", "Laporan mendatang", "Laporan lama", "Wawancara & Sumber", dan "Cerita & Ide".
- Hapus dan arsipkan. Arsipkan surat lama dan penting dan hapus sisanya. Pada contoh di atas, folder "Laporan Lama" berfungsi sebagai file jurnalis. Saat Anda mulai menghapus pesan email lama, Anda akan terkejut melihat berapa banyak item yang dibuang ke sampah dan berapa banyak item yang disimpan. Beberapa orang juga ingin kotak masuk mereka kosong - tidak meninggalkan satu pesan pun yang belum dibaca (atau tidak meninggalkan pesan apa pun di kotak masuk mereka). Selain menggunakan folder dan label, Anda dapat mengosongkan kotak menggunakan fungsi "Arsip", menghapus email lama saat istirahat di kantor atau menggunakan aplikasi pengorganisasian akun.
Kapan pun itu paling efisien, gunakan bentuk komunikasi lain. Terkadang, panggilan telepon sederhana dapat menyelesaikan masalah yang memerlukan pertukaran sepuluh email. Jika demikian, hubungi orang tersebut! Jika Anda tahu bahwa bertukar email akan menimbulkan diskusi atau melibatkan banyak pesan, mungkin yang terbaik adalah berbicara di telepon. Dengan begitu, Anda akan dapat menerima lebih banyak detail, sambil menghindari diskusi panjang dan panjang melalui pesan elektronik. Anda bahkan dapat mengirim email ke rekan kerja dan mengatakan sesuatu seperti "Saya punya banyak pertanyaan untuk Anda tentang topik ini. Mungkin kita harus berbicara satu sama lain. Bolehkah saya menelepon Anda dalam lima menit?"
Batasi gangguan. Meskipun jeda strategis berguna, gangguan selama jam kerja tidak. Mereka dapat memperlambat Anda, merusak kecepatan kerja Anda dan membuat Anda kehilangan cara berpikir. Jadi cobalah untuk menggunakan pesan tertulis dan suara khusus ketika Anda tahu Anda terlalu sibuk. Alat-alat ini tidak harus digunakan hanya saat Anda tidak berada di kantor; mereka dapat digunakan saat Anda macet dengan tugas. Banyak orang juga menggunakan kebijakan "pintu terbuka" - tetapi Anda tidak harus membiarkan kamar Anda terbuka sepanjang waktu. Anda bahkan dapat meninggalkan pesan bersahabat di pintu, mengatakan sesuatu seperti "Saya sedang menelepon" atau "Saya sibuk. Silakan kembali lagi nanti atau kirim email".
Gunakan layanan "awan". Layanan cloud (juga dikenal sebagai "komputasi awan") dapat dipertimbangkan, karena lebih murah, dapat diskalakan, efisien, dan mudah diperbarui. Konten yang disediakan oleh cloud ini dapat sangat berguna, karena Anda dapat mengaksesnya di berbagai perangkat: komputer, tablet, smartphone, dll. Penyimpanan cloud juga berfungsi sebagai cara utama atau sekunder untuk membuat cadangan digital. Konsultasikan dengan orang yang bertanggung jawab atas TI atau perangkat lunak di tempat kerja Anda. Anda mungkin sudah memiliki sejumlah ruang kosong di awan (atau Anda bahkan dapat membeli ruang itu dengan biaya tahunan yang kecil).
Gunakan favorit internet. Browser terbaik memungkinkan penunjuk - saat Anda menyimpan dan mengatur alamat email yang sering Anda kunjungi untuk akses yang mudah dan cepat. Manfaatkan mereka, agar Anda tidak melupakan situs web penting yang berisi berita atau informasi industri.
Metode 3 dari 4: Memanfaatkan waktu
Hindari mempraktikkan banyak tugas secara bersamaan. Dalam hal ini, sebagian besar ahli memiliki pendapat serupa. Meskipun mungkin tampak cepat dan keren di TV, praktik beberapa tugas secara bersamaan ("multitasking" atau "multitasking") tidak efisien dan dapat mengganggu efektivitas organisasi Anda. Pilih untuk mendedikasikan perhatian penuh Anda pada satu tugas pada satu waktu; selesaikan dan lanjutkan ke item berikutnya dalam daftar.
Buat jadwal atau kalender untuk Anda sendiri. Untungnya, sebagian besar pekerjaan tidak mengharuskan Anda menjadwalkan semua hal dalam hari Anda secara spesifik. Namun, menjaga jadwal sorotan dasar dan acara serta tugas terpenting hari itu dapat berguna.
- Tetapkan batas waktu untuk aktivitas tertentu. Beberapa tugas tidak memerlukan batasan ini, tetapi tugas lain harus memiliki parameter waktu agar Anda dapat meningkatkan produktivitas. Pikirkan aktivitas sehari-hari yang cenderung memakan waktu lebih lama dari biasanya - dan beri mereka tenggat waktu spesifik di masa mendatang.
- Luangkan waktu ekstra untuk aktivitas lain. Beberapa kegiatan - seperti yang mungkin telah Anda pelajari dari pengalaman - cenderung membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang diharapkan; namun, ini tidak selalu berarti buruk. Sisihkan, misalnya, waktu ekstra sebelum dan sesudah untuk melakukan jenis tugas ini (dan terutama untuk acara dan rapat penting).
Gunakan aplikasi stopwatch, stopwatch fisik, atau alarm. Alat-alat ini bisa efektif jika digunakan dengan hemat. Beberapa orang suka menyetel alarm 10, 15 atau 30 menit sebelumnya, untuk menerima peringatan sebelumnya dan untuk mempersiapkan suatu aktivitas. Anda juga bisa menggunakan pengingat.
Hindari menunda aktivitas Anda. Tanyakan pada diri Anda apakah penundaan ini mutlak diperlukan, atau apakah itu hanya contoh penundaan. Jika Anda merasa menunda-nunda, jangan tunda tugas - selesaikan sekarang juga! Akan tetapi, ketika menunda suatu aktivitas tidak dapat dihindari, ingatlah saat Anda menginterupsi dan tetapkan waktu spesifik lain untuk menyelesaikannya. Pilihan lainnya adalah membuat rencana darurat. Misalnya: jika Anda harus membatalkan pertemuan tatap muka, Anda mungkin dapat melakukan panggilan (melalui audio dan / atau video) dengan orang tersebut.
Metode 4 dari 4: Menjaga kesehatan fisik dan mental Anda
Istirahat. Penting untuk memiliki istirahat mental agar Anda tetap sehat dan produktif. Kita cenderung terlalu tenggelam dalam pekerjaan sehingga terkadang kita tidak istirahat - sangat penting. Istirahat ini memberi kita istirahat yang kita butuhkan dan meningkatkan produktivitas kita, tetapi juga memungkinkan kita untuk mundur dan bertanya pada diri sendiri apakah kita menggunakan waktu kita seefisien mungkin.
Tidur lebih baik. Jika kita tidak tidur nyenyak, kita mungkin akan tercengang, lelah, atau lesu keesokan harinya, yang dapat merusak efisiensi dan rencana kita di tempat kerja. Rencanakan untuk beristirahat setidaknya tujuh atau delapan jam malam tanpa gangguan.
Jangan bandingkan diri Anda dengan rekan kerja Anda. Pekerjaan kebanyakan orang ini berbeda dengan pekerjaan kami, dan mereka semua memiliki metode pengorganisasian yang berbeda. Metode yang masuk akal dan efisien untuk seseorang yang Anda kenal mungkin bukan yang terbaik untuk rutinitas Anda, dan sebaliknya.
Terimalah bahwa organisasi adalah proses yang berkelanjutan. Jangan berharap menjadi sempurna. Organisasi itu berkelanjutan dan membutuhkan perhatian terus-menerus. Anda tidak akan terorganisir dengan sempurna setiap hari; namun, sedikit pesanan dapat membuat Anda jauh lebih efektif.
