Isi
Bagian LainSeperti kebanyakan pebisnis, politisi tidak punya banyak waktu untuk membaca atau menanggapi surat pengaduan dari konstituen. Surat atau email Anda kemungkinan besar awalnya dibaca oleh seorang asisten, didiskusikan sebentar dengan politisi, dan tanggapan akan disusun berdasarkan diskusi itu. Karenanya, Anda harus membuat surat Anda sangat jelas dan ringkas agar asisten memahami keluhan Anda sepenuhnya. Ikuti langkah-langkah dalam artikel untuk memastikan Anda menyampaikan poin terpenting dan meninggalkan poin yang tidak perlu.
Langkah
Bagian 1 dari 5: Mengidentifikasi Penerima
Kerjakan pekerjaan rumah Anda. Pastikan Anda menulis kepada orang yang tepat. Misalnya, jika Anda mengeluh tentang jalan berlubang yang Anda gunakan untuk pergi ke tempat kerja, cari tahu yurisdiksi siapa untuk memelihara jalan tersebut. Jalan raya biasanya merupakan yurisdiksi federal atau negara bagian / provinsi sedangkan jalan raya dalam kota adalah tanggung jawab departemen pemeliharaan kota.
Tujukan keluhan Anda kepada orang yang memiliki kewenangan untuk menanganinya. Hubungi departemen atau kantor konstituensi politisi tersebut. Bicaralah dengan sekretaris / asisten dan tanyakan apakah Anda memiliki politisi yang benar dan bagaimana mengeja namanya. Jangan berasumsi bahwa Anda tahu. Dan jangan malu. Kemungkinan besar Anda tidak akan berhubungan dengan sekretaris di masa depan, dan Anda ingin melakukannya dengan benar, bukan?- Contoh: Apakah nama depan Aaron atau Erin? Apakah nama belakang dieja MacKenzie atau McKenzie? Apa judul mereka Apakah Nona, Nyonya, Nyonya, Tuan, atau Dr. (beberapa orang yang bukan dokter medis telah mendapatkan hak untuk menggunakan gelar ini dengan menyelesaikan gelar Ph.D. di universitas)? Apakah ada gelar lain yang digunakan politisi, seperti Menteri Keuangan atau Asisten Direktur Perencanaan Komunitas? Gunakan judul jika perlu, dan pastikan dieja dengan benar juga.
Sapa penerima dengan hormat. Dia akan lebih bersedia membantu Anda jika Anda sopan. "Dear Ms. Jones," lebih tepat, daripada "Dear Sir / Madam," yang menunjukkan bahwa Anda tidak cukup peduli untuk mengetahui nama mereka sejak awal.
Bagian 2 dari 5: Menyusun Paragraf Pertama
Beri tahu mereka apa yang ingin Anda sampaikan. Satu atau dua kalimat pendek sudah cukup.
Bersikaplah langsung. Ingat, dia tidak punya waktu untuk membaca surat Anda, jadi jelaskan tujuan Anda dengan cepat.
- Misalnya: "Lubang di jalan dari 22nd Avenue dan 6th Street ke Piccadilly Mall telah menyebabkan banyak kendaraan rusak. Sebagai Menteri Transportasi Provinsi, Anda pasti tahu siapa yang harus dihubungi untuk mengatasi masalah ini."
Bagian 3 dari 5: Menyusun Paragraf Tengah
Jelaskan keluhan Anda. Di sini, Anda harus menjelaskan mengapa Anda mengeluh. Anda dapat menggunakan beberapa kalimat untuk mendukung keluhan Anda.
- Misalnya: "Awak jalan tidak dapat menyelesaikan pemeliharaan jalan pada musim dingin yang lalu karena serangkaian badai salju yang kami alami. Akibatnya, lubang asli dibiarkan begitu saja dan sekarang telah berkembang hingga setidaknya 12 pemilik mobil dari lingkungan kami telah berurusan dengan perusahaan asuransi mereka untuk menyelesaikan kerusakan front-end pada kendaraan mereka. "
Transisi ke paragraf berikutnya. Tulis kalimat, yang dilampirkan di akhir paragraf tengah, dengan lembut meminta bantuan politisi.
- "Karena departemen Anda bertanggung jawab atas pemeliharaan jalan, kami pikir yang terbaik adalah menghubungi Anda terlebih dahulu."
- ATAU "Bantuan Anda dalam menyelesaikan masalah ini akan sangat kami hargai."
Bagian 4 dari 5: Draft Paragraf Terakhir
Tuntut solusi dan ucapkan terima kasih atas kerjasamanya.
Bersikaplah langsung dan beri mereka kerangka waktu. Bersikaplah sopan, tetapi sekali lagi, terus terang. (Setiap orang yang membaca surat keluhan senang mengetahui dengan tepat apa harapan Anda dan seberapa mendesak keluhan Anda.)
- "Bisakah Anda mengirim kru pemeliharaan jalan untuk memperbaiki lubang sebelum akhir bulan, 30 Agustus. Kami menantikan perjalanan tanpa beban untuk bekerja sebelum musim dingin tiba."
Berterimakasihlah pada mereka. "Kami menghargai bantuan Anda," adalah semua yang Anda butuhkan untuk mengakhiri surat Anda.
Bagian 5 dari 5: Menandatangani Surat Anda
Sisakan cukup ruang di halaman untuk tanda tangan Anda. Anda tidak perlu lagi menulis "Hormat kami" atau "Hormat kami" karena kebanyakan orang percaya itu kuno.
Di bawahnya, ketikkan nama lengkap Anda (dan gelar, jika ada). Kebanyakan tanda tangan dirancang agar sulit disalin; oleh karena itu, kemungkinan besar sulit dibaca, jadi nama Anda harus sangat jelas.
Cetak surat Anda. Lalu, di ruang yang Anda tinggalkan di atas nama yang Anda ketik, tambahkan tanda tangan Anda dengan tinta biru atau hitam.
Pertanyaan dan Jawaban Komunitas
Tips
- Selalu ketik surat Anda kepada politisi atau pebisnis. Meskipun Anda dapat membaca tulisan Anda sendiri, kecil kemungkinan penerima dapat memilih SEMUA kata-katanya. Mengetik keluhan Anda juga menunjukkan bahwa Anda mengambil pendekatan bisnis dan ingin surat Anda ditanggapi dengan serius.
- Ingat: Semakin pendek kalimatnya, semakin dimengerti. Kebanyakan penulis pemula ingin menghiasi surat dengan basa-basi, tetapi dalam surat bisnis apa pun, lebih baik dibuat sesingkat mungkin. Saat Anda mengoreksi surat Anda, jadilah kejam dalam memotong kata dan / atau mengubah kalimat panjang.
Setiap hari di wikiHow, kami bekerja keras untuk memberi Anda akses ke petunjuk dan informasi yang akan membantu Anda menjalani kehidupan yang lebih baik, apakah itu membuat Anda lebih aman, lebih sehat, atau meningkatkan kesejahteraan Anda. Di tengah krisis kesehatan dan ekonomi masyarakat saat ini, ketika dunia bergeser secara dramatis dan kita semua belajar dan beradaptasi dengan perubahan dalam kehidupan sehari-hari, orang membutuhkan wikiHow lebih dari sebelumnya. Dukungan Anda membantu wikiHow untuk membuat artikel dan video bergambar yang lebih mendalam serta berbagi merek konten instruksional tepercaya kami dengan jutaan orang di seluruh dunia. Harap pertimbangkan untuk berkontribusi di wikiHow hari ini.
