Isi

• tahap
• Bagian 1 Menulis surat pribadi
• Bagian 2 Menulis surat bisnis
• Bagian 3 Menulis surat pengantar

Dalam artikel ini: Menulis surat pribadi. Mengurangi surat bisnis. Mengurangi surat pengantar 19 Referensi

Surat yang ditulis dengan baik dari awal lebih cenderung memberikan kesan yang baik kepada penerima Anda. Jika Anda bersiap untuk menulis surat pribadi, bisnis, atau motivasi, Anda mungkin mengalami kesulitan mengisi baris lambat dan pertama. Jika Anda ingin mengetahui format yang sesuai atau jika Anda ingin tahu cara terbaik untuk memulai pengantar surat, ada prinsip dan strategi khusus yang dapat Anda gunakan.

tahap

Bagian 1 Menulis surat pribadi

1. Tulis alamat Anda. Untuk surat pribadi, letakkan alamat Anda di bagian atas halaman dan luruskan ke kiri. Ini akan memungkinkan penerima untuk menjawab Anda dengan mudah karena dia tidak perlu mencari alamat Anda atau menyimpan amplop untuk menulis kepada Anda.
   • Anda tidak perlu menambahkan nama Anda ke alamat. Masukkan saja alamat jalan atau kotak PO Anda di baris pertama, lalu kota Anda, negara bagian Anda, dan kode pos Anda di baris berikutnya.

2. 
   

   
   Tulis tanggal setelah alamat Anda. Penting untuk menentukan tanggal sehingga koresponden Anda tahu kapan Anda menulis surat itu. Ini juga dapat bermanfaat bagi koresponden Anda jika ia ingin menyimpan email yang ia terima dan mengurutkannya berdasarkan tanggal. Masukkan tanggal pada baris yang mengikuti alamat Anda.
   • Untuk format, pertama-tama cantumkan tanggal, bulan dan kemudian tahun. Misalnya, "22 April 2016".

3. 
   

   
   
   
   Masukkan alamat koresponden Anda. Anda kemudian harus melewati satu baris dan menulis di sisi kanan halaman Anda. Anda harus selalu menggunakan ucapan "Sayang" untuk memulai. Tulis setelah itu nama penerima Anda lalu beri koma.
   • Pikirkan tentang bagaimana Anda biasa memanggil koresponden Anda. Berikut adalah beberapa contoh: "Stephanie yang Terhormat," "Nenek Yang Terhormat," atau "Dear Mr. Thompson,".

4. 
   

   
   Ajukan pertanyaan. Untuk surat pribadi kepada teman atau anggota keluarga, pendekatan yang umum adalah memulai dengan mengajukan pertanyaan. Anda dapat memulai dengan menunjukkan minat pada apa yang dilakukan lawan bicara Anda atau bertanya kepadanya bagaimana dia melakukannya.
   • Berikut adalah beberapa contoh dari apa yang dapat Anda katakan: "Apa kabar? "Apa pendapatmu tentang sekolah barumu? "Apakah kamu merasa lebih baik? "

5. 
   

   
   
   
   Ekspresikan minat Anda pada sesuatu yang dikatakan atau dilakukan lawan bicara Anda. Cara lain yang efektif untuk memulai surat pribadi adalah dengan memulai dengan menyatakan minat Anda pada sesuatu yang telah dikatakan penerima Anda dalam surat terakhir mereka, seperti kesuksesan baru-baru ini, liburan yang menyenangkan, atau hambatan yang mereka hadapi.
   • Misalnya, Anda dapat memulai surat Anda dengan mengatakan, "Selamat atas hadiah Anda". "Sepertinya liburan Anda benar-benar menyenangkan." "Saya sangat menyesal Anda harus melalui masa-masa sulit di sekolah. "

Bagian 2 Menulis surat bisnis

1. 
   

   
   Tulis alamat Anda. Alamat surat lengkap Anda harus muncul di bagian atas surat Anda. Jangan tulis nama Anda di depan alamat. Namun, Anda dapat menulis alamat email dan / atau nomor telepon di bawah alamat surat jika Anda mau.
   • Tulis alamat Anda di sebelah kiri lembar Anda.

2. 
   

   
   Cantumkan tanggal. Setelah menulis alamat Anda atau setelah memasukkan informasi lain pada informasi kontak Anda, lewati satu baris dan tulis tanggalnya. Tulis tanggal secara lengkap dengan mengatur hari, bulan, dan tahun.
   • Misalnya, "22 April 2016".

3. 
   

   
   Tempatkan alamat koresponden surat Anda di sebelah kanan lembar Anda. Tuliskan nama koresponden dan alamat lengkap di sebelah kiri lembar. Tulis alamat setelah tanggal dengan spasi yang memisahkan keduanya.
   • Lewati satu baris lagi setelah memasukkan alamat Anda. Salam Anda ("Dear ___," atau "Kepada siapa itu benar") harus ditempatkan pada baris berikutnya.

4. 
   

   
   Tentukan apakah salam "Dear" sesuai untuk kerucut Anda. Memulai menulis surat dengan formula ini adalah metode standar, tetapi salam ini mungkin tidak selalu tepat. Misalnya, rumus ini mungkin tampak terlalu pribadi untuk surat pengaduan atau surat bisnis.
   • Pertimbangkan orang yang Anda tuju dan tentukan apakah memasukkan surat dengan "Sayang" akan atau tidak akan mencapai tujuan Anda. Jika Anda berharap mengenal penerima lebih baik, seperti bergaul dengan orang itu dalam suatu proyek, kata-kata itu mungkin tepat.
   • Jika Anda merasa sulit untuk mengikuti formula ini, Anda dapat menghapusnya dan mulai sendiri dengan menulis judul dan nama penerima. Misalnya, Anda bisa memperkenalkan surat Anda dengan "Tuan Smith", lalu lanjutkan dengan kalimat pengantar.
   • "Kepada siapa itu benar" adalah alternatif lain, tetapi rumusan ini lebih jauh dan lebih serius daripada salam "Sayang". Gunakan hanya kalimat pengantar ini jika Anda tidak tahu nama penerima Anda.

5. 
   

   
   Pikirkan tentang bagaimana Anda akan menangani penerima Anda. Sebelum menjelaskan nama penerima Anda, luangkan waktu sejenak untuk menentukan cara terbaik untuk berbicara dengannya. Dalam banyak kasus, surat bisnis harus ditujukan kepada penerima dengan cara yang lebih formal, seperti judul orang tersebut. Anda juga bisa memikirkan bagaimana orang itu mendatangi Anda dalam surat-surat lamanya dan mempertimbangkan hubungan Anda.
   • Pertimbangkan judul dan posisi orang tersebut . Jika penerima Anda memiliki gelar atau menempati posisi tertentu, Anda dapat memulai bisnis Anda dengan ini: "Dear Dr. Jones". Jika dia adalah jenderal pasukan, Anda harus memulai surat Anda dengan: "Jenderal Jenderal Wilson yang terhormat." Anda juga harus memanggil pemegang gelar dokter dengan "Dr.".
   • Baca surat yang Anda tanggapi. Jika Anda menulis surat sebagai tanggapan terhadap yang lain, cobalah untuk melihat bagaimana penerima Anda datang kepada Anda untuk menentukan kata-kata yang digunakan. Misalnya, jika surat yang Anda terima dimulai dengan "Dear Mr. Johnson," Anda harus memulai surat Anda dengan "Dear Mr. ____,".
   • Pikirkan tentang jenis hubungan yang mengikat Anda ke penerima. Anda harus mempertimbangkan hubungan yang mengikat Anda dengan penerima Anda sebelum merespons suratnya. Apakah Anda memiliki nama belakang yang sama? Apakah Anda biasanya menggunakan judul tertentu ketika Anda berbicara dengannya? Ingatlah bahwa meskipun Anda memanggil orang itu dengan nama belakangnya di masa lalu, ini bisa sangat informal dalam surat profesional. Jika Anda ragu, berhati-hatilah dan beri tahu orang tersebut secara formal, misalnya dengan menulis Mr., Mrs., Dr., dll.

6. 
   

   
   Pilih nada yang menyenangkan. Terlepas dari konten Anda, ada baiknya menjaga nada yang menyenangkan untuk membangkitkan minat penerima. Sekalipun Anda menulis surat pengaduan atau jenis surat pemberitahuan lainnya, jangan pernah mengatakan sesuatu yang kasar atau mengajukan permintaan. Alih-alih, kirimkan kepadanya harapan terbaik Anda atau beri selamat kepadanya karena telah melakukan sesuatu.
   • Misalnya, agar terlihat ramah di awal Anda, Anda dapat mencoba salah satu dari dua frasa ini: "Saya harap Anda baik-baik saja" "Selamat atas promosi Anda yang tulus".

7. 
   

   
   Nyatakan tujuan surat lamaran Anda. Meskipun penting untuk memulai surat bisnis dengan nada bersahabat, sama pentingnya untuk langsung ke pokok permasalahan dan mengatakan untuk apa Anda menulis. Anda dapat memberitahukan alasan surat Anda dengan menggunakan rumus langsung dan sederhana yang dimulai dengan ini: "Saya menulis surat ini kepada Anda karena / untuk. "
   • Anda dapat menyesuaikan pengantar ini untuk berbagai penggunaan. Misalnya, Anda dapat mulai dengan salah satu frasa berikut: "Saya menulis surat ini kepada Anda karena kepentingan bersama kami" "Saya menulis surat ini untuk mengajukan permintaan" "Saya menulis surat ini untuk mengusulkan kemitraan antara perusahaan kami. "

Bagian 3 Menulis surat pengantar

1. 
   

   
   Gunakan format yang sama dengan surat profesional. Ketika Anda menulis jenis surat pernyataan ini, Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama yang digunakan untuk surat profesional.
   • Letakkan alamat Anda di bagian atas halaman dan kiri rata. Jangan letakkan nama Anda, hanya alamat Anda.
   • Tambahkan alamat email, alamat situs web pribadi Anda dan nomor telepon ke baris berikutnya.
   • Lompati garis.
   • Masukkan tanggal dengan hari pertama: "22 April 2016".
   • Lompati baris lain.
   • Tambahkan salam Anda: "Dear ___," atau "To Whom It Be Be,".

2. 
   

   
   Ringkaslah kesuksesan Anda. Adalah normal untuk memulai surat pengantar dengan kalimat sederhana seperti "Saya menulis untuk melamar posisi _ _". Namun, jika Anda ingin membuat sedikit perbedaan dalam pendahuluan Anda, cobalah untuk membuat ringkasan kecil dari pencapaian terbaik Anda. Memberikan ringkasan tentang semua yang telah Anda capai dapat menarik perhatian perekrut dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan wawancara.
   • Misalnya, Anda dapat menggunakan jenis kalimat ini di awal surat Anda: "Lima tahun terakhir, saya menggandakan penjualan saya dan memperluas bisnis saya di tiga wilayah negara. Anda dapat berbicara sedikit lebih banyak tentang pengalaman kerja Anda, pendidikan Anda, pelatihan khusus yang telah Anda ambil, dan kualifikasi lain yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu dan yang Anda miliki.

3. 
   

   
   Tunjukkan antusiasme Anda. Mengekspresikan kegembiraan Anda melalui surat itu dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan wawancara. Dedikasi Anda dapat mengesankan perekrut.
   • Anda dapat mengatakan sesuatu seperti ini: "Saya sangat senang melihat tawaran pekerjaan ini karena saya selalu menjadi pengagum perusahaan Anda." Anda kemudian dapat menjelaskan apa yang Anda sukai di perusahaan, mengapa Anda begitu bergairah dengan pekerjaan Anda dan mengapa Anda adalah kandidat yang ideal untuk pekerjaan ini.

4. 
   

   
   Sertakan kata kunci penting ke surat itu. Kata kunci dapat bermanfaat jika Anda tahu bahwa Anda akan dihadapkan pada sejumlah besar orang untuk memiliki pekerjaan yang dimaksud. Menggunakan kata kunci dalam surat Anda dapat meningkatkan kemungkinan aplikasi Anda berhasil, terutama jika cocok dengan posisi tersebut.
   • Itu bisa berupa kata-kata yang muncul beberapa kali dalam tawaran pekerjaan, termasuk pengetahuan atau pengalaman tertentu. Misalnya, Anda dapat memulai surat pengantar Anda dengan kata-kata seperti ini: "Selama lima tahun saya sebagai manajer penjualan, saya membuat presentasi rutin, mengembangkan beberapa strategi penjualan yang hebat, dan menulis sejumlah skrip penjualan untuk karyawan saya. "
   • Anda juga dapat menyebutkan nama orang yang telah mengarahkan Anda ke posisi ini. Ini bisa menarik perhatian manajer perekrutan dan memastikan pemeliharaan. Misalnya, Anda dapat menulis ini: "Saya mendengar tentang pos ini dari direktur departemen kami: Dr. Smith. "

nasihat

• Surat pribadi bisa sepanjang yang Anda inginkan. Namun, jika itu adalah lamaran pekerjaan atau pertandingan bisnis, simpan surat Anda sesingkat dan seakurat mungkin. Anda harus dapat mengekspresikan diri hanya pada satu halaman untuk jenis surat perintah ini.