Isi

• tahap
• Bagian 1 Mulai surat itu
• Bagian 2 Menulis isi surat
• Bagian 3 Selesaikan surat itu
• Bagian 4 Mengisi surat

Dalam artikel ini: Mulai hurufKurangi badan suratMengisi hurufMenemukan surat14 Referensi

Apakah Anda perlu menulis surat komersial? Secara umum, jenis huruf ini mengikuti struktur yang terkenal dan mudah diterapkan yang beradaptasi dengan berbagai konten. Surat bisnis harus selalu diberi tanggal. Selain itu, harus berisi beberapa paragraf dan informasi tentang pengirim dan penerima. Tulis sendiri dan buat perubahan yang diperlukan, jika perlu, untuk mematuhi standar yang ditetapkan oleh perusahaan Anda.

tahap

Bagian 1 Mulai surat itu

1. 
   

   
   Biasakan diri Anda dengan tata letaknya. Apa pun isi surat Anda, Anda harus menerapkan aturan presentasi tertentu. Huruf komersial harus diketik. Gunakan jenis huruf umum seperti "Arial" atau "Times New Roman". Jika memungkinkan, pilih paragraf yang empuk, yang setara dengan memulai setiap paragraf baru dengan menekan tombol dua kali. masuk dan jangan menuruti.
   • Sisakan margin 2,5 cm di keempat sisi.
   • Surat bisnis digital harus dibuat menggunakan font umum. Dalam email profesional, hindari menggunakan kursif atau e dalam warna selain hitam dan putih.

2. 
   

   
   Pilih kertas yang cocok. E harus dicetak pada selembar ukuran A4. Jika Anda tinggal di Amerika Serikat, gunakan kertas berukuran letter, yaitu 216 mm × 279 mm, atau 8,5 "× 11". Beberapa kontrak besar dapat dicetak pada lembaran ukuran legal (216 mm × 356 mm).
   • Jika Anda mencetak surat untuk mengirimnya, pertimbangkan untuk menggunakan kertas yang bertuliskan kepala perusahaan. Ini akan memberi sentuhan resmi pada surat Anda karena pembaca akan melihat logo dan informasi kontak perusahaan Anda.

3. 
   

   
   
   
   Masukkan informasi tentang perusahaan. Masukkan nama dan alamat perusahaan, tulis setiap item alamat pada baris terpisah. Jika Anda bekerja atas nama Anda sendiri, tambahkan nama Anda baik di tempat nama perusahaan atau di atas.
   • Jika perusahaan Anda memiliki tajuk siap pakai, Anda dapat menggunakannya alih-alih mengetik data sendiri.
   • Jika Anda memasukkan alamat sendiri, justifikasi ke kiri atau ke kanan di bagian atas halaman, tergantung pada preferensi Anda atau instruksi perusahaan.
   • Jika Anda mengirim surat ke luar negeri, tulis nama negara dengan huruf besar.

4. 
   

   
   Tunjukkan tanggalnya. Untuk ketelitian lebih lanjut, tulis tanggal selengkapnya. Misalnya: "1 April 2012". Dalam sebuah surat yang disajikan dalam bahasa Prancis, tempat dan tanggal akan muncul di kanan atas halaman.
   • Jika penulisan surat Anda berlangsung beberapa hari, tunjukkan tanggal di mana Anda menyelesaikan surat itu.

5. 
   

   
   
   
   Tambahkan informasi penerima. Masukkan nama lengkap penerima, judul jika berlaku, nama dan alamat bisnis. Informasi ini harus muncul dalam urutan ini, dengan setiap item pada baris terpisah. Jika berlaku, sertakan nomor referensi. Dalam surat yang disampaikan kepada Prancis, informasi tentang penerima harus dicantumkan di sebelah kanan, beberapa baris di bawah tanggal.
   • Untuk menerima jawaban secara langsung, diinginkan untuk mengarahkan surat kepada orang tertentu. Lakukan sedikit riset, jika Anda mengabaikan nama penerima. Hubungi perusahaan untuk mengetahui nama dan judul orang yang bersangkutan.

6. 
   

   
   Pilih formulir panggilan. Formula ini berfungsi untuk mengekspresikan rasa hormat Anda terhadap penerima. Anda akan memilih formula tergantung pada apakah Anda mengenal tetangga Anda atau tidak. Anda juga akan mempertimbangkan tingkat keakraban atau formalisme hubungan Anda. Periksa opsi dalam daftar berikut.
   • Gunakan ungkapan "Kepada siapa yang benar:" hanya jika Anda tidak tahu persis kepada siapa Anda harus mengirim surat.
   • Jika hubungan Anda dengan penerima dangkal, yang terbaik adalah menggunakan "Tuan," atau "Nyonya," untuk menghindari yang aneh.
   • Anda juga dapat menunjukkan judul penerima, misalnya: "Tuan Direktur,".
   • Jika Anda mengenal penerima dengan sangat baik dan jika laporan Anda familier, Anda dapat menggunakan formula yang lebih pribadi, seperti "My Suzanne sayang,".
   • Jika Anda ragu dengan jenis kelamin penerima, gunakan rumus: "Ladies, Gentlemen,".
   • Jangan lupa untuk meletakkan koma setelah rumus panggilan atau titik dua (:) setelah ekspresi "Kepada siapa itu benar".

Bagian 2 Menulis isi surat

1. 
   

   
   Gunakan nada yang tepat. Menurut pepatah terkenal, waktu adalah uang dan sebagian besar pengusaha benci untuk membuang waktu mereka. Karena itu, surat Anda harus ditulis dengan nada pendek dan tepat. Jadikan membaca lebih mudah dengan langsung ke intinya dan mulai dengan paragraf singkat.Misalnya, Anda selalu dapat memulai dengan kalimat seperti ini: "Saya menulis tentang ...".
   • Hindari transisi berbunga-bunga, kata-kata sombong, atau kalimat yang panjang dan berliku. Sebaliknya, cari yang paling mendasar secepat dan sejelas mungkin.
   • Adopsi gaya yang meyakinkan. Kemungkinan besar, tujuan Anda adalah membujuk pembaca Anda untuk melakukan sesuatu, mengubah pikiran Anda, memperbaiki masalah, membayar tagihan atau mengambil tindakan. Jadi, paparkan sudut pandang Anda dengan keyakinan.

2. 
   

   
   Gunakan kata ganti pribadi Sangat tepat untuk digunakan dalam surat komersial kata ganti orang saya, kami dan anda. Ketika berbicara tentang diri Anda sendiri, gunakan kata ganti pribadi saya. Anda akan menggunakan kata ganti pribadi, anda untuk berbicara tentang penerima.
   • Berhati-hatilah saat menulis surat atas nama organisasi. Jika Anda menyajikan sudut pandang perusahaan, Anda harus menggunakan kata ganti orang kami. Dengan demikian, pembaca akan tahu bahwa itu adalah tentang sudut pandang perusahaan. Jika Anda mengekspresikan pendapat Anda sendiri, gunakan saya .

3. 
   

   
   Jelas dan ringkas. Informasikan pembaca Anda secara tepat tentang masalah pidato Anda, karena dia akan menjawab Anda dengan cepat hanya jika surat Anda jelas seperti air batu. Secara khusus, Anda harus menunjukkan dengan jelas apakah Anda ingin penerima memberi Anda sesuatu atau bertindak ke arah tertentu. Jelaskan posisi Anda sesingkat mungkin.

4. 
   

   
   Gunakan suara aktif. Saat mendeskripsikan suatu situasi atau saat mengajukan permintaan, pastikan untuk menggunakan suara aktif daripada suara pasif. Risiko Anda menjadi ambigu atau impersonal, jika diekspresikan dalam suara pasif. Selain itu, suara aktif lebih sederhana dan langsung ke intinya. Berikut ini dua contoh.
   • Cara pasif: "Kacamata hitam Anda tidak dirancang atau diproduksi dengan kekuatan dalam pikiran. "
   • Cara Aktif: "Perusahaan Anda mendesain dan memproduksi kacamata hitam tanpa memperhatikan kekuatannya. "

5. 
   

   
   Bersantailah jika perlu. Surat ditulis oleh orang ke orang lain. Hindari surat standar sebanyak mungkin, karena Anda tidak akan dapat membangun hubungan dengan seseorang dengan mengirimkannya surat stereotip. Namun, hindari ungkapan bahasa sehari-hari atau bahasa gaul, seperti "harus dikatakan" untuk "harus diterima" atau "uang" untuk "uang". Pertahankan gaya profesional, tetapi ramah dan bersahabat.
   • Jika Anda mengenal penerima dengan sangat baik, Anda bisa memasukkan formula yang baik untuk mengungkapkan salam Anda.
   • Gunakan akal sehat untuk menentukan aspek kepribadian Anda yang akan Anda ungkapkan. Terkadang sedikit humor benar-benar membuat hubungan bisnis lebih mudah, tetapi berhati-hatilah sebelum menceritakan anekdot.

6. 
   

   
   Bersikaplah sopan. Anda harus, bahkan jika Anda menulis keluhan atau surat keluhan. Periksa posisi penerima dan tawarkan dia, dengan nada akomodatif dan ramah, untuk melakukan apa yang Anda bisa dalam batas yang wajar.
   • Misalnya, keluhan tidak sopan dapat ditulis sebagai berikut: "Saya pikir kacamata hitam Anda sangat buruk sehingga saya memutuskan untuk tidak membeli lagi. Di sisi lain, klaim yang sopan akan terlihat seperti ini: "Saya kecewa dengan kacamata hitam Anda dan saya memutuskan untuk persediaan dengan pemasok lain di masa depan. "

7. 
   

   
   Gunakan a halaman kedua di tajuk untuk halaman ekstra Anda. Mayoritas surat bisnis harus cukup ringkas agar muat pada satu halaman. Tetapi jika surat Anda lebih panjang, seperti kontrak atau kesimpulan hukum, Anda mungkin perlu halaman tambahan. Gunakan a halaman kedua header, terbuat dari kertas yang sama dengan halaman pertama, tetapi biasanya dengan alamat yang disingkat.
   • Tuliskan nomor halaman di halaman kedua dan selanjutnya di bagian atas halaman. Anda juga dapat memasukkan nama dan tanggal penerima.

8. 
   

   
   Ikat semuanya. Dalam paragraf terakhir, rangkum poin-poin yang telah Anda bahas dalam isi surat dan jelaskan rencana tindakan Anda atau apa yang Anda harapkan dari penerima. Sarankan agar dia menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau masalah untuk diungkapkan. Berterimakasihlah kepada penerima untuk perhatian yang dia berikan pada surat atau pertanyaan yang sedang dipertimbangkan.

Bagian 3 Selesaikan surat itu

1. 
   

   
   Pilih formulir kesopanan. Kesimpulannya, seperti dalam formulir banding, itu untuk menunjukkan rasa hormat dan formalisme. Anda dapat memilih, tanpa menanggung risiko menipu diri sendiri, formula seperti: "tolong percaya (Tuan) untuk kepastian pertimbangan saya yang terhormat" atau "Saya mohon Anda untuk mengungkapkan (Sir) ekspresi perasaan saya yang penuh pengabdian. Demikian pula, jika email, pertimbangkan untuk menggunakan frasa seperti "dengan hormat," "dengan hormat," atau "dengan tulus," yang kurang formal, tetapi dapat diterima.

2. 
   

   
   Tanda tangani surat itu. Melompati sekitar empat baris sebelum menandatangani tanda tangan Anda. Cetak surat Anda sebelum menandatanganinya. Lebih baik menggunakan tinta biru atau hitam. Jika Anda mengirim surat melalui email, pindai tanda tangan Anda dan letakkan gambar di bagian surat yang sesuai.
   • Jika Anda menandatangani surat atas nama orang lain, tulis "hal. p. : »Sebelum tanda tangan Anda. Ini adalah singkatan dari ungkapan "by proxy", yang berarti "bukannya" atau "dalam nama".

3. 
   

   
   Ketikkan nama dan informasi kontak Anda Di bawah tanda tangan Anda, masukkan nama, judul, nomor telepon, alamat email atau informasi kontak lainnya yang berlaku. Tulis setiap item pada baris independen.

4. 
   

   
   Tambahkan inisial pengetik. Jika surat itu diketik oleh orang lain selain dari penulis, Anda dapat menambahkan inisial orang itu di bawah papan tanda tangan. Kadang-kadang, beberapa perusahaan meminta untuk memasukkan inisial penulis surat untuk menemukan lebih mudah orang-orang yang berpartisipasi dalam pengembangan surat itu.
   • Jika Anda hanya menemukan inisial pengetik, tulis dalam huruf kecil, misalnya: mj.
   • Jika Anda memasukkan penulis, gunakan huruf kapital sambil menyimpan inisialisasi pengetik dalam huruf kecil, misalnya: RW: mj. Dimungkinkan untuk memisahkan kedua inisial dengan garis miring, misalnya: MW / mj.

5. 
   

   
   Tunjukkan lampiran. Jika Anda telah melampirkan bagian-bagian pada surat Anda, tuliskan sifat dari bagian-bagian ini, beberapa baris di bawah koordinat Anda, sebutkan jumlah dan jenis bagian tersebut. Misalnya, tulis: "Lampiran (2): formulir, brosur".
   • Anda juga dapat menyingkat ungkapan "Lampiran" dengan menulis "P. j".

6. 
   

   
   Masukkan nama-nama penerima. Jika Anda mengirim salinan surat kepada orang lain, Anda harus menyebutkannya dalam surat dengan menulis singkatan "cc" di bawah baris "Lampiran", diikuti dengan nama dan judul orang tersebut. Singkatan ini berarti "salinan kesopanan". Ini juga merupakan singkatan dari ungkapan "salinan asli", ketika surat-surat itu diketik dengan kertas karbon.
   • Misalnya, tulis: "cc: Marie Martin, Direktur Pemasaran".
   • Jika Anda menambahkan lebih dari satu nama, sejajarkan nama kedua di bawah yang pertama tetapi tanpa "cc:"

Bagian 4 Mengisi surat

1. 
   

   
   Perbaiki suratnya. Tata letak adalah elemen kunci untuk mencerminkan profesionalisme Anda. Tetapi, Anda harus memperbaiki kesalahan Anda untuk membuktikan kepada penerima bahwa Anda mampu dan bertanggung jawab. Jalankan pemeriksa ejaan perangkat lunak e-processing Anda, tetapi juga baca surat Anda dengan seksama sebelum mengirimnya.
   • Pastikan surat itu jelas dan singkat. Apakah ada paragraf yang berisi lebih dari tiga atau empat kalimat? Jika ini masalahnya, coba hapus kalimat yang tidak perlu.
   • Jika surat itu sangat penting, pertimbangkan untuk meminta salah satu teman atau kolega Anda membacanya untuk Anda. Terkadang tampilan baru dapat menemukan kesalahan atau kesalahan yang mungkin tidak Anda sadari.

2. 
   

   
   Jangan menggaruk surat Anda. Jika Anda memiliki banyak halaman, jangan menjepitnya. Jika Anda ingin menjaga agar halaman tetap rapi, Anda dapat melampirkannya dengan klip kertas kiri atas.

3. 
   

   
   Posting suratnya. Jika Anda mengirim surat melalui surat, gunakan amplop ukuran komersial. Jika memungkinkan, ambil sebuah amplop bertuliskan logo perusahaan. Catat dengan benar alamat pengirim dan penerima. Lipat surat menjadi dua, sehingga penerima terlebih dahulu membuka lipatan atas dan kemudian lipatan bawah. Pastikan Anda mendapatkan cukup surat sebelum mengirimnya.
   • Jika Anda merasa tulisan Anda berantakan dan tidak mencerminkan kompetensi profesional Anda, masukkan alamat menggunakan perangkat lunak pemrosesan e-mail Anda dan cetak pada amplop dengan printer Anda.
   • Jika surat itu sangat penting atau mendesak, pertimbangkan untuk mengirimkannya melalui layanan.
   • Jika Anda ingin mengirimnya melalui email, konversikan ke "HTML" atau format PDF untuk tetap memformat. Namun, yang terbaik adalah mengirim surat yang dicetak di atas kertas.