Isi

• tahap
• Bagian 1 Konsultasikan situs web
• Bagian 2 Tulis
• Bagian 3 Tetap sopan

Dalam artikel ini: Kunjungi Situs WebE-mail Referensi lRester poli10

Beberapa orang tidak yakin cara mengirim layanan pelanggan. Bagaimana mungkin menggambarkan bentuk d seperti ini ketika Anda menggunakannya di atas kertas? Apa konvensi dan standar untuk permintaan seperti itu? Meskipun akan berbeda tergantung pada industri, wilayah dan budaya, ada beberapa aturan umum yang dapat Anda ikuti untuk memastikan efisiensi aplikasi Anda.

tahap

Bagian 1 Konsultasikan situs web

1. 
   
   

   
   Temukan jawabannya. Sebelum duduk di meja Anda menulis layanan pelanggan Anda, Anda harus memastikan bahwa jawaban untuk pertanyaan Anda belum muncul di situs web mereka. Banyak perusahaan sering mengajukan pertanyaan atau halaman bantuan yang menjawab pertanyaan yang paling sering diajukan.
   • Anda biasanya dapat menemukan tautan ke halaman-halaman ini dengan menelusuri bagian bawah halaman situs dan mengklik tombol di mana itu dapat dituliskan "hubungi kami" atau "layanan pelanggan".

2. 
   
   

   
   Temukan halaman bantuan. Jika Anda tidak melihat tautan ke layanan pelanggan di bagian bawah halaman situs, Anda dapat mencoba mencari di bilah khusus. Anda akan sering melihat bilah tempat Anda dapat mengetik pencarian atau ikon kaca pembesar di sudut kanan atas halaman beranda. Misalnya, ketik "Layanan Pelanggan" atau "Kontak" dan tekan Enter.
   • Seringkali, Anda akan menemukan alamat pada halaman kontak untuk mengirim permintaan dan keluhan Anda.
     • Periksa halaman ini untuk memastikan Anda akan menerima salinan permintaan Anda. Jika tidak, lakukan pencarian untuk menemukan alamat yang akan dikirim langsung dari pelanggan Anda untuk melacak korespondensi Anda.

3. 
   
   

   
   
   
   Gunakan bilah pencarian. Lakukan pencarian untuk pertanyaan Anda di bilah pencarian yang sama dengan yang Anda gunakan untuk menemukan alamat. Jika Anda memulai dengan melakukan pencarian dengan cara ini untuk menemukan solusi untuk masalah Anda, Anda mungkin tidak perlu mengirimnya.
   • Ini adalah langkah penting untuk tidak pergi untuk seorang idiot dan untuk pertanyaan Anda untuk dipertimbangkan ketika Anda mengirim. Jika Anda mengajukan pertanyaan yang jawabannya sudah ada di situs, staf layanan pelanggan akan melihat Anda sebagai pelanggan yang banyak menuntut dan malas dan mereka mungkin tidak memberikan jawaban terbaik kepada Anda.
   • Periksa juga pertanyaan yang sering diajukan. Seringkali, orang lain telah mengajukan pertanyaan yang sama dengan Anda dan jawabannya telah diposting di pertanyaan yang sering diajukan.Banyak situs web menawarkan jenis layanan ini untuk mengurangi jumlah surat yang dikirim ke layanan pelanggan.

4. 
   
   

   
   
   
   Konsultasikan dengan kebijakan perusahaan. Jika Anda tidak dapat menemukan jawaban untuk pertanyaan Anda menggunakan bilah pencarian atau pertanyaan yang sering diajukan, Anda mungkin menemukannya dengan mengunjungi informasi situs web atau halaman kebijakan. Sekali lagi, Anda harus menemukannya di bagian paling bawah halaman utama. Klik tautan yang dapat mengarahkan Anda ke jawaban yang Anda cari: "tentang", "indeks", "kartu kredit", "produk", "ketentuan pengembalian", "perlindungan privasi", "ketentuan gunakan, dll.
   • Bahkan jika Anda tidak dapat menemukan jawaban dengan melihat halaman-halaman ini, selalu berguna untuk melihat untuk mendapatkan ide yang lebih baik tentang cara perusahaan bekerja dan untuk mengetahui apa yang harus dimasukkan ke dalam aplikasi Anda.

Bagian 2 Tulis

1. 
   
   

   
   Putuskan konten. Anda bisa mengeluh atau mengekspresikan kepuasan Anda. Apa pun yang Anda kirim ke layanan pelanggan tidak harus menjadi keluhan. Anda juga dapat berterima kasih kepada mereka atas layanan yang mereka berikan kepada Anda. Sebagian besar perusahaan senang menerima pertanyaan seperti ini serta pertanyaan.
   • Perlu diketahui bahwa umumnya lebih cepat dan lebih langsung untuk merekam keluhan melalui telepon daripada oleh. Yang terakhir ini bagus untuk ucapan terima kasih atau karena mengajukan pertanyaan yang tidak memerlukan jawaban segera, tetapi jika Anda perlu menyelesaikan masalah Anda segera, Anda harus mempertimbangkan untuk menelepon.

2. 
   
   

   
   Tulis judul yang jelas. Temukan judul yang adil dan langsung. Tujuan Anda adalah menunjukkan jawaban Anda kepada orang yang memeriksa kotak itu untuk mendapatkan jawaban yang lebih cepat. Temukan subjek singkat yang berisi ringkasan permintaan Anda dan hanya meminta untuk dibaca.
   • Misalnya: "anjing saya merobek garansi seumur hidup saya, saya perlu pengganti".

3. 
   
   

   
   Mulailah dengan salam. Setelah menemukan judul yang bagus, Anda harus menyapa orang yang membaca Anda. Jangan langsung memulai dengan membicarakan masalah Anda. Anda akan menyapa seseorang dengan siapa Anda berbicara di telepon, bukan? Anda dapat memilih sesuatu yang sederhana, misalnya: "Tim Layanan Pelanggan yang Terhormat" atau lebih umum, "Dear Sir / Madam".
   • Cobalah untuk menemukan nama untuk salam Anda. Beberapa perusahaan kecil mungkin menunjukkan nama orang yang berurusan dengan layanan pelanggan dan jika Anda menggunakannya, Anda bisa menjadikan Anda lebih pribadi dan penting.
   • Anda dapat mengakhiri salam dengan koma: "Tim Layanan Pelanggan yang Terhormat,"

4. 
   
   

   
   Ikuti standar komunikasi secara tertulis. Pertahankan perhatian orang yang membacakan Anda dengan mengikuti standar tipografi. Jangan menulis semuanya dengan huruf besar, jangan mencampur huruf besar dan kecil atau font yang berbeda. Cukup ketik menggunakan tanda baca, ejaan, dan standar huruf besar. Ini akan membuat permintaan Anda dianggap serius.

5. 
   
   

   
   Pertahankan nada sopan. Pertahankan nada sopan bahkan jika Anda menulis untuk mengeluh atau untuk mengekspresikan frustrasi Anda. Orang yang membaca Anda akan lebih menghormati Anda sebagai klien dan Anda mungkin akan mendapatkan perlakuan yang lebih sopan.

6. 
   
   

   
   Perkenalkan diri Anda. Setelah salam, perkenalkan diri Anda. Berikan nama Anda dan jelaskan hubungan Anda dengan perusahaan dengan menentukan apakah itu yang pertama atau jika Anda sudah menghubungi mereka. Dalam hal apa pun, karyawan layanan pelanggan ingin membuat Anda tetap berada di antara para pelanggannya. Jika relevan, sebutkan juga di mana Anda menulis (mis. Untuk produk atau layanan di luar).

7. 
   
   

   
   Lebih spesifik. Gunakan kata-kata spesifik dalam bahasa Anda. Hindari istilah yang terlalu umum seperti "produk saya", lebih baik jelaskan secara terperinci produk atau layanan yang dimaksud dan alasan Anda. Jelaskan peristiwa yang terkait dengan produk yang memotivasi Anda untuk menghubungi mereka sehingga karyawan dapat menjawab Anda secara spesifik. Jika Anda memberikan informasi ini segera, Anda menghemat sendiri pertukaran yang tidak perlu.
   • Jika produk ada di situs web mereka, sertakan URL mereka sehingga karyawan dapat berkonsultasi dengan cepat.
   • Juga sertakan pengidentifikasi pesanan Anda, karena bagaimanapun kami akan meminta Anda cepat atau lambat. Nomor ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi pesanan Anda dan menemukannya di sistem mereka.

8. 
   
   

   
   Ajukan pertanyaan yang jelas. Selalu bersikap langsung pada Anda. Jangan membalik pot. Setelah memberi hormat dan memperkenalkan diri, mulailah paragraf baru untuk menjelaskan apa yang terjadi dengan menggunakan bahasa tertentu seperti yang disebutkan di atas.
   • Minta langsung konsesi yang ingin Anda dapatkan. Anda mungkin merasa sedikit malu pada awalnya, tetapi Anda harus mengesampingkan rasa malu Anda demi Anda. Jika Anda menginginkan sesuatu sebagai ganti produk cacat Anda, mintalah.

9. 
   
   

   
   Tulis paragraf pendek. Jangan terlalu banyak melakukan peregangan. Anda akan lebih mudah dibaca jika Anda menyimpan satu, dua atau tiga kalimat per paragraf. Ini juga memungkinkan pengguna untuk menjelajahinya dengan cepat untuk mengetahui apakah ia harus menjawabnya terlebih dahulu. Jika Anda mengirim sejumlah besar e yang tidak dapat dicerna, itu akan berakhir di bagian bawah tumpukan, karena karyawan itu tidak memiliki keberanian untuk menemukan apa yang Anda bicarakan.

10. 
    
    

    
    Akhiri dengan tanda tangan sederhana. Selesaikan dengan kalimat yang meringkas permintaan atau pujian Anda, diikuti dengan harapan baik. Anda dapat mengakhiri dengan "ramah", tetapi Anda juga dapat melewati langkah ini dan cukup menaruh tanda tangan Anda. Anda juga dapat menunjukkan bahwa Anda mengharapkan jawaban dengan cepat dengan menulis "menunggu balasan secepatnya" atau sesuatu seperti itu.
    • Tanda tangan e adalah blok kecil e tempat Anda menuliskan nama, profesi, dan informasi kontak Anda. Anda paling sering dapat memilih tanda tangan standar di pelanggan Anda dan mengaturnya untuk apa yang muncul secara otomatis di bagian bawah akun Anda.

11. 
    
    

    
    Jangan menaruh lampiran. Cobalah untuk tidak melampirkan lampiran ketika Anda pertama kali mengirimnya. Banyak situs web memiliki filter yang secara spesifik menargetkan lampiran, dan Anda mungkin menemukan diri Anda di kotak yang tidak diinginkan sebelum dapat membaca.
    • Tentu saja, Anda harus meletakkan lampiran jika Anda melamar suatu posisi atau telah diminta untuk melampirkan CV dalam format Word.
    • Jangan letakkan nama pengguna, kata sandi, atau nomor kartu kredit Anda juga.

12. 
    
    

    
    Perbaiki kesalahan sebelum mengirim. Setelah Anda selesai mendeskripsikan, jangan langsung mengirimnya. Anda harus memperbaiki kesalahan dengan memastikan bahwa mereka tidak mengganggu kualitas tulisan Anda. Bahkan jika Anda menulis di ponsel cerdas Anda, frasa "Terkirim dari iPhone saya" yang ditambahkan secara otomatis tidak menimpa kesalahan tata bahasa atau tanda baca yang akan membuat permintaan Anda terlihat jauh lebih tidak profesional.

13. 
    
    

    
    Tindak lanjut Jika Anda belum menerima jawaban dalam beberapa hari ke depan, ada kemungkinan Anda telah menemukan diri Anda di kotak yang tidak diinginkan atau di bagian bawah daftar yang akan dirawat. Kembalikan satu dengan mengutip yang pertama dan menanyakan apakah sudah diterima.

Bagian 3 Tetap sopan

1. 
   
   

   
   Jaga tata bahasa dan ejaan. Anda mungkin tidak menyadarinya, tetapi Anda akan sopan dalam memperhatikan tata bahasa dan ejaan. Jika Anda mengambil kesulitan untuk mengkomunikasikan masalah Anda dengan jelas, Anda menunjukkan bahwa Anda menghormati orang yang akan membaca Anda, yang menunjukkan bahwa Anda sopan pada umumnya.

2. 
   
   

   
   Tunjukkan pendidikan dan pengetahuan Anda. Jangan bersikap sombong, tetapi biarkan pendidikan Anda bersinar dengan menggunakan kata-kata yang tepat. Selain itu, jika Anda telah melihat situs web mereka dan menanyakan kebijakan mereka, sebutkan di l dan beri tahu mereka bahwa Anda tidak dapat menemukan jawaban.

3. 
   
   

   
   Hindari lelucon. Simpan komentar dan lelucon jenaka Anda untuk teman-teman Anda jika Anda ingin agar perhatian Anda dianggap serius, setidaknya di awal. Bahasa seperti ini dapat dianggap tidak pantas dan Anda harus melayang di semua korespondensi, apa pun perusahaan tempat Anda menulis.
   • Setelah Anda melakukan kontak setelah beberapa s, biasanya lebih dapat diterima dan dimengerti untuk membuat lelucon.

4. 
   
   

   
   Ekspresikan diri Anda tanpa menjadi agresif. Bahkan jika Anda marah karena produk atau layanan yang bersangkutan, Anda tidak akan mendapatkan apa yang Anda inginkan dengan mengungkapkannya di. Anda akan mencapai hasil yang jauh lebih positif dengan tetap menghormati dan sopan daripada mengambil nada agresif.
   • Ingat juga bahwa Anda tidak dapat mengekspresikan emosi dengan benar dalam satu emosi. Jika Anda benar-benar frustrasi dan menginginkan jawaban cepat, Anda harus mempertimbangkan untuk menelepon.

5. 
   
   

   
   Sebutkan kesetiaan dan terima kasih Anda. Akhirnya, Anda dapat menyebutkan kesetiaan Anda kepada perusahaan ini dan rasa terima kasih yang Anda rasakan atas layanan mereka di masa lalu untuk menjadikan Anda yang paling berharga dan menerima jawaban lebih cepat.