Isi

• tahap
• Bagian 1 Atur waktu dan ruang
• Bagian 2 Mengelola Email
• Bagian 3 Kelola waktu
• Bagian 4 Menjaga Kesehatan Fisik dan Mental

Dalam artikel ini: Mengatur Waktu dan Ruang Mengelola EmailMengelola WaktuMempertahankan Kesehatan Fisik dan Mental15 Referensi

Menjadi terorganisir adalah kualitas yang dicari oleh perekrut, karena merupakan salah satu aset terbaik untuk menyediakan pekerjaan yang berkualitas. Namun demikian, banyak karyawan menghadapi kesulitan organisasi dengan derajat yang berbeda-beda.Jika Anda bagian dari itu, ketahuilah bahwa ada solusi sederhana dan efektif. memberi Anda beberapa kiat untuk membuat kehidupan profesional Anda lebih mudah melalui organisasi yang lebih baik.

tahap

Bagian 1 Atur waktu dan ruang

1. 
   

   
   Catat aktivitas Anda di koran. Ambil satu minggu untuk menilai setiap kegiatan Anda saat Anda pergi. Minggu biasa ini akan memungkinkan Anda untuk memiliki ikhtisar tugas-tugas harian Anda. Anda akan dapat mengklasifikasikannya sesuai dengan waktu yang mereka butuhkan dan tujuan yang memungkinkan Anda untuk mencapainya.

2. 
   

   
   Tentukan puncak produktivitas Anda. Beberapa orang lebih aktif di pagi hari sementara yang lain lebih efektif setelah makan siang. Apa pun waktu terbaik untuk Anda, manfaatkan itu untuk menyelesaikan tugas yang paling penting dan kompleks.

3. 
   

   
   Prioritaskan tugas Anda. Biasakan memiliki buku harian dalam bentuk kertas atau digital. Sebelum berangkat pada malam hari atau tiba di pagi hari, tandai kegiatan yang paling penting: laporkan harus dilakukan dalam waktu singkat, persiapan janji temu ... Ini akan memungkinkan Anda untuk memberikan waktu dan energi yang dibutuhkan untuk setiap tugas tanpa menghamburkan Anda. Namun demikian, tetap cukup fleksibel untuk memasukkan persyaratan baru jika terjadi perubahan keadaan. Jika Anda tidak yakin akan pentingnya suatu tugas, tanyakan kepada kolaborator atau penyelia Anda untuk perinciannya.

4. 
   

   
   
   
   Cepat mengirim tugas kecil. Memprioritaskan bukan berarti menunda-nunda! Dengan kata lain, jika Anda memiliki tugas yang tidak penting tetapi mudah dicapai, jangan menunda-nunda dalam semalam. Jaga kegiatan kecil ini secepat mungkin sehingga Anda dapat fokus pada poin paling penting.

5. 
   

   
   Atur ruang kerja Anda. Apakah Anda memiliki kantor kecil atau ruang nyata, ruang Anda harus kondusif untuk pekerjaan yang efektif! Ruang kerja yang berantakan dapat menyebabkan stres dan membatasi produktivitas Anda. Ini bukan tentang menjadi maniak toilet! Anda hanya perlu membiasakan merapikan meja Anda.
   • Simpan ruang kerja Anda. Singkirkan semua file dan sampah yang mengotori kantor Anda. Sebaliknya, hati-hati peringkat bagian-bagian penting. Simpan dan bersihkan ruang kerja Anda segera setelah Anda memiliki kesempatan: selama periode aktivitas, selama istirahat, di antara dua tugas ...
   • Bersihkan saat Anda pergi. Dengan cara ini, Anda menghindari mengumpulkan kertas atau sisa makanan di meja Anda.
   • Simpan barang-barang di ujung jari Anda: telepon, pena, kertas ... Atur ruang kerja Anda agar berfungsi semaksimal mungkin.

6. 
   

   
   
   
   Rencanakan hari Anda. Untuk mengatur secara efektif, Anda perlu menjadwalkan janji temu Anda, tetapi juga semua tugas profesional lainnya seperti membaca email Anda, menulis laporan ... Misalnya, Anda dapat menghabiskan satu atau dua hari dalam seminggu janji temu Anda dan sisa minggu ini untuk tugas-tugas Anda yang lain. Jangan mencoba mengisi periode kosong di semua biaya. Manfaatkan kesempatan ini untuk bersantai atau memikirkan masalah yang tidak terlalu mendesak. Periode aktivitas rendah ini juga dapat memprediksi yang diharapkan.
   • Gunakan kalender atau kalender. Anda dapat memilih agenda kertas, kalender elektronik atau aplikasi seperti iCalendar atau Google Now.
   • Kategorikan aktivitas Anda. Misalnya, Anda dapat mengklasifikasikannya berdasarkan jenis (proyek, acara, rapat, break ...) atau berdasarkan urutan kepentingan. Pilih sistem yang memungkinkan Anda melihat aktivitas utama Anda dengan cepat.
   • Optimalkan penggunaan alat digital. Misalnya, pandangan dapat digunakan sebagai buku alamat, kalender atau daftar kegiatan yang harus dilakukan. Dengan menggunakan alat yang sama untuk merencanakan kehidupan profesional Anda, Anda memperoleh efisiensi.
   • Jika memungkinkan, delegasikan beberapa pekerjaan Anda. Mungkin sulit untuk memuat asisten dengan tugas yang ditugaskan kepada Anda atau untuk meminta bantuan seorang rekan. Namun, ini memungkinkan Anda untuk memfokuskan kembali pada kegiatan yang dapat Anda lakukan dan mengoptimalkan manajemen waktu Anda.

Bagian 2 Mengelola Email

1. 
   

   
   Jika memungkinkan, jadwalkan pembacaan email Anda. Beberapa posting mungkin memerlukan koneksi permanen ke Anda. Jika ini bukan kasus Anda, jangan baca email Anda hingga waktu yang dijadwalkan pada siang hari.

2. 
   

   
   Sortir surat-surat Anda. Tandai percakapan penting dan klasifikasikan email Anda sesuai dengan tujuannya, pengirimnya ... Gunakan fitur yang ditawarkan oleh pandangan (folder dan subfolder) atau Gmail (label).
   • Hapus s saat diproses. Arsipkan percakapan dan email penting yang mungkin Anda butuhkan. Memiliki kotak kosong, yang semuanya telah dibaca dan dirawat, dapat melegakan di akhir hari. Jika Anda menjadikannya sebagai aturan praktis, pastikan Anda tidak terburu-buru memproses email Anda.

3. 
   

   
   Optimalkan sarana komunikasi. Baik di antara kolega atau dengan mitra, jangan membatasi diri Anda pada percakapan melalui email. Percakapan instan atau hanya telepon adalah solusi pilihan untuk kecepatan dan kontak manusia mereka. Mereka dapat menghemat waktu Anda yang berharga dan menghemat stres karena menunggu respons Anda. Selain itu, lebih mudah untuk bertukar informasi di utas percakapan lisan daripada secara tertulis.

4. 
   

   
   Batasi gangguan kerja sebelum waktunya. Sangat penting untuk beristirahat di siang hari. Di sisi lain, menyela Anda di tengah tugas untuk menjawab telepon atau kolega yang berjalan melewati meja Anda merusak jadwal kerja Anda dan membuang waktu. Tanpa mengisolasi diri Anda sepenuhnya, jangan ragu untuk menutup pintu Anda atau meninggalkan ponsel Anda pada mesin penjawab. Setelah tugas Anda selesai, tanggapi berbagai permintaan. Yang mengatakan, jangan membuat aturan absolut dengan risiko tampil asosial atau tidak dapat diakses!

5. 
   

   
   Gunakan komputasi awan. Teknologi ini memungkinkan untuk menyimpan informasi dalam jumlah besar melalui server jarak jauh. Karena itu tidak mahal dan meningkatkan aksesibilitas data. Dengan demikian, Anda dapat bekerja dari perangkat apa pun asalkan ia memiliki akses ke internet. itu komputasi awan dapat meningkatkan kualitas pekerjaan Anda dan manajemen waktu Anda karena memungkinkan Anda untuk bekerja lebih cepat dan lebih efisien. Layanan ini biasanya tersedia sebagai langganan yang dibayar oleh perusahaan. Jangan ragu untuk mengusulkan penggunaan teknologi ini untuk layanan Anda.

6. 
   

   
   Gunakan fitur yang ditawarkan oleh mesin pencari. Anda mungkin sudah memiliki kebiasaan merekam dan memberi peringkat situs di favorit Anda secara pribadi. Jangan ragu untuk melakukan hal yang sama di kantor, terutama jika Anda memiliki komputer sendiri. Misalnya, situs mitra perusahaan atau informasi umum adalah sumber yang perlu Anda akses cepat.

Bagian 3 Kelola waktu

1. 
   

   
   Jangan mencoba melakukan lebih dari satu tugas sekaligus. Dalam dunia yang didominasi oleh teknologi informasi dan komunikasi, karyawan diharapkan selalu tersedia dan menanggapi semua permintaan pada saat yang bersamaan. Semua ahli ingin mengatakan bahwa fenomena ini multitasking mengarah, bertentangan dengan penampilan, kehilangan waktu dan kualitas pekerjaan. Ketika otak kita penuh dengan informasi, ia tidak punya waktu untuk menganalisis segalanya. Dengan demikian, melakukan beberapa tugas sekaligus meningkatkan stres dan mengurangi kemampuan untuk menganalisis dan berkonsentrasi. Lebih masuk akal untuk menyelesaikan satu masalah pada satu waktu.

2. 
   

   
   Buat jadwal Anda sendiri. Selain menyiapkan agenda khusus (rapat, acara, rapat ...), ada baiknya Anda memiliki jadwal umum hari Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk memprediksi puncak aktivitas dan periode istirahat.
   • Beberapa kegiatan, seperti memikirkan proyek atau mempelajari file klien, memerlukan konsentrasi dan analisis. Untuk meningkatkan efisiensi Anda, rencanakan waktu tertentu untuk dihabiskan pada jenis kegiatan ini. Jika Anda memindahkan file atau proyek, kapasitas intelektual Anda mungkin berkurang, membuat Anda kurang efisien. Demikian pula, tugas yang lebih membosankan seperti membaca surat atau laporan harus dibatasi waktunya. Kalau tidak, Anda mungkin merasa bosan dan menunda atau menunda aktivitas.
   • Berikan waktu ekstra untuk beberapa kegiatan. Memang, pertemuan atau janji bisa memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Berdasarkan pengalaman Anda, sertakan dalam jadwal Anda rentang waktu lebih besar dari durasi acara yang diumumkan.

3. 
   

   
   Anda dapat menggunakan alarm. Ini dapat mengingatkan Anda tentang suatu peristiwa, menandakan akhir waktu yang diberikan untuk penyelesaian tugas atau hanya memberi Anda ritme kerja. Namun, hindari menelepon dengan tiba-tiba, karena ini akan membuat Anda stres tanpa membuat Anda lebih efisien.

4. 
   

   
   Jangan melakukan tugas Anda tanpa alasan yang sah. Lennui, kelelahan, keinginan untuk meninggalkan kantor lebih awal ... semua adalah alasan buruk untuk menunda suatu kegiatan. Menunda-nunda adalah pemborosan waktu dan efisiensi. Namun, Anda harus tetap fleksibel. Jika peristiwa yang tidak terduga terjadi (pertemuan menit terakhir, revisi file mendesak ...), catat apa yang harus Anda lakukan dan lanjutkan aktivitas Anda nanti. Anda juga dapat mengatur solusi alternatif. Misalnya, jika Anda tidak dapat menghadiri rapat, cobalah mengatur panggilan konferensi.

Bagian 4 Menjaga Kesehatan Fisik dan Mental

1. 
   

   
   Beristirahatlah. Seperti yang disebutkan dalam artikel, sangat penting untuk merencanakan periode istirahat fisik dan intelektual. Memang, istirahat di sore hari untuk melakukan apa yang kita tidak punya waktu untuk melakukan di pagi hari tidak berguna. Istirahat memungkinkan Anda untuk mengambil langkah mundur, menghargai pekerjaan yang dilakukan dan bertukar dengan rekan kerja. Selain itu, membantu untuk mengatur dan meningkatkan produktivitas dengan lebih baik. Jika Anda kewalahan dengan pekerjaan, masukkan periode istirahat di kalender Anda sehingga Anda tidak melupakannya. Jika perlu, rencanakan alarm.

2. 
   

   
   Tidur yang cukup. Manfaat tidur selalu diakui. Namun banyak pekerja yang kurang tidur. Atur rutinitas untuk tidur nyenyak selama tujuh atau delapan jam.

3. 
   

   
   Jangan membandingkan diri Anda dengan kolega Anda. Setiap orang memiliki peran tertentu yang ia pahami secara berbeda. Metode organisasi yang efektif untuk seorang kolega belum tentu cocok untuk Anda. Anda dapat mendiskusikan praktik terbaik, tetapi Anda perlu menemukan sistem Anda sendiri.

4. 
   

   
   Pengorganisasian adalah proses yang memakan waktu. Jadwal Anda akan diberlakukan saat Anda bekerja di perusahaan. Jangan mencoba mengikuti agenda Anda dengan segala cara dan bersikap fleksibel. Mulailah dengan organisasi umum (kantor tertib, distribusi waktu antara kerja dan istirahat ...) dan kemudian perbaiki secara bertahap.