Isi

• Langkah
• Pertanyaan dan Jawaban Komunitas

Bagian Lain

Manajer dan pemimpin tim yang efektif secara aktif memantau karyawan mereka dengan berbagai cara untuk memastikan bahwa karyawan yang berkinerja rendah akan segera disiplin dan karyawan yang berkinerja tinggi diberi penghargaan. Memantau karyawan juga dapat membantu Anda mengidentifikasi area di mana karyawan membuang-buang waktu atau sumber daya perusahaan untuk urusan pribadi. Dengan perangkat lunak yang tepat, Anda dapat memblokir situs web yang tidak sesuai atau tidak berlaku untuk operasi bisnis. Memantau karyawan dengan sukses, tanpa menyebabkan gesekan kantor yang tidak perlu, harus menjadi tujuan manajer yang efektif.

Langkah

Metode 1 dari 4: Menentukan Harapan

1. 

   Buat penjelasan tertulis tentang kebijakan Anda. Kebijakan Anda hanya akan efektif jika dijelaskan secara jelas dalam buku pegangan atau panduan karyawan. Panduan ini harus mudah diakses oleh semua karyawan dan menjelaskan apa saja kebijakan Anda dan apa yang akan dilakukan jika tidak diikuti. Untuk kebijakan pemantauan apa pun yang Anda miliki, seperti pemantauan internet atau telepon, Anda mungkin juga ingin menjelaskan proses pemikiran yang mengarah pada kebijakan Anda. Menjelaskan mengapa Anda melakukannya dapat membantu mengurangi ketidakpercayaan karyawan yang disebabkan oleh pemantauan aktivitas mereka.
   • Tetapkan kebijakan yang jelas tentang ketepatan waktu, jam yang dapat ditagih (jika berlaku), panggilan telepon pribadi, dan penggunaan internet pribadi di tempat kerja. Dorong karyawan untuk mengambil istirahat off-the-clock jika perlu.

2. 

   
   
   Pastikan karyawan mengetahui kebijakan ini. Jika ada jenis pemantauan yang terjadi di luar proses check-in standar, seperti jika Anda menggunakan pemantauan telepon atau internet, Anda harus memberi tahu karyawan Anda secara langsung. Adakan rapat atau kirimkan email massal untuk menjelaskan perubahan dalam kebijakan pemantauan dan menjelaskan dengan tepat kapan dan bagaimana informasi akan dicatat, disimpan, dan dihapus.
   • Di beberapa negara bagian, seperti Connecticut dan Delaware, Anda diwajibkan secara hukum untuk memberi tahu karyawan Anda tentang pemantauan internet apa pun.
   • Meskipun Anda tidak diharuskan untuk memberi tahu karyawan Anda tentang pemantauan, mungkin ada reaksi balik jika Anda tidak memberi tahu mereka dan mereka mengetahuinya sendiri.

3. 

   
   
   Ikuti pedoman disiplin dengan tepat. Ketika seorang karyawan gagal mengikuti kebijakan Anda, pastikan bahwa tindakan disipliner yang disebutkan untuk pelanggaran tersebut telah diambil. Pastikan untuk menerapkan kebijakan yang sama untuk semua karyawan. Perjelas niat Anda. Dokumentasikan tindakan disipliner dan minta karyawan menandatangani rencana disipliner. Jika Anda gagal mengikuti pedoman ini dengan benar, karyawan akan percaya bahwa kebijakan yang Anda tetapkan dengan cermat tidak akan benar-benar diterapkan.

4. 

   
   
   Pertahankan kebijakan Anda dalam alasannya. Jangan terlalu sering check-in atau menerapkan kebijakan internet yang terlalu membatasi. Atasan yang usil bisa menurunkan semangat kerja dan membuat karyawan merasa gugup. Fokus pada hasil, bukan pada proses. Jika seorang karyawan menghasilkan pekerjaan yang baik dan bekerja dengan baik dalam tim, jangan terlalu banyak membicarakan detail.
   • Beri staf tingkat atas Anda lebih banyak kebebasan. Meskipun mungkin tepat untuk memberikan asisten sementara atau administrasi yang memiliki sedikit investasi dalam bisnis Anda sebuah komputer yang menghadap ke ruang terbuka yang dapat Anda pantau, staf tingkat atas akan mengharapkan kepercayaan.
   • Kebebasan untuk melakukan pekerjaan dengan cara mereka sendiri kemungkinan besar akan membuat staf tingkat atas lebih produktif, bukan kurang.

Metode 2 dari 4: Menilai Produktivitas

1. 

   Periksa karyawan Anda. Dari waktu ke waktu, hubungi staf di kantor mereka pada waktu yang tidak terjadwal. Jika seorang anggota staf sering "menjauh" dari jendela saat Anda masuk, atau menutup telepon, Anda mungkin perlu mengungkapkan kekhawatiran. Melihat karyawan secara langsung juga dapat membantu Anda memberikan kritik yang membangun untuk pekerjaan mereka.

2. 

   Mintalah penjelasan tentang apa yang telah dikerjakan oleh seorang karyawan. Salah satu cara sederhana untuk menjaga akuntabilitas karyawan adalah dengan melakukan percakapan rutin dengan mereka tentang bagaimana pekerjaan mereka. Tanyakan apa yang telah mereka lakukan sejak percakapan terakhir Anda, ajukan lebih banyak pertanyaan dan evaluasi tanggapan mereka saat percakapan berkembang. Mintalah detail dan bukti nyata dari hasil.

3. 

   Buat karyawan mendokumentasikan pekerjaan mereka sendiri. Mintalah karyawan Anda mencatat kemajuan pekerjaan mereka dalam log aktivitas, daftar periksa, atau laporan kemajuan. Namun, laporan tidak boleh terlalu membebani atau "pekerjaan yang sibuk", tetapi harus mendorong anggota tim dan manajemen untuk tetap berhubungan dan berpikiran sama. Jangan takut untuk meminta bukti pekerjaan yang dijelaskan dalam laporan saat Anda berbicara dengan karyawan tersebut.

4. 

   Menilai pekerjaan yang sedang berlangsung. Jika Anda mengkhawatirkan produktivitas, mintalah bukti nyata kinerja yang terukur dan terikat waktu. Jika seorang karyawan adalah pemimpin proyek, tetapkan tonggak sejarah tetapi juga tanyakan rencana dan jadwal untuk proyek tersebut. Periksa dengan staf lain untuk memastikan semua anggota tim proyek berkomunikasi. Secara pribadi melacak kemajuan proyek jangka panjang dan menilai keakuratan dan kelengkapannya.
   • Misalnya, Anda bisa memantau entri data untuk karyawan yang ditugaskan untuk mengelola database. Anda dapat mengevaluasi ketepatan waktu entri, keakuratannya, dan kepatuhannya terhadap pedoman perusahaan.

5. 

   Tanyakan orang lain tentang interaksi karyawan. Tanyakan pemasok, pelanggan, dan karyawan lain tentang interaksi mereka dengan karyawan tertentu untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana karyawan tersebut berperilaku. Namun, Anda membutuhkan cara untuk meningkatkan objektivitas pengamatan tersebut agar karyawan tidak terwakili secara tidak adil. Saat menanyakan informasi ini, tanyakan detail tentang interaksi, bukan tayangan. Minta deskripsi interaksi, bukan evaluasi. Dan selalu berpikiran terbuka; Anda tidak pernah tahu ketika seorang karyawan disalahartikan.

Metode 3 dari 4: Memantau Aktivitas Online

1. 

   Pilih perangkat lunak pemantauan. Perangkat lunak pemantauan dapat diatur dengan berbagai cara. Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah mengatur sistem lengkap dengan server. Ini akan mencakup perlindungan antivirus dan malware, dan juga pemantauan karyawan. Jika Anda tidak memiliki staf TI untuk memelihara peralatan, Anda dapat menggunakan layanan berbasis cloud seperti Trend Micro Business Security atau Symantec Cloud untuk mendapatkan layanan ini. Layanan ini tidak terlalu mahal; perkirakan untuk membayar sekitar $ 150 per tahun.
   • Jika Anda hanya mencoba melacak penggunaan web karyawan dan memblokir beberapa situs, paket perangkat lunak yang lebih sederhana dapat digunakan. Layanan ini akan lebih murah dan memungkinkan Anda untuk memantau dan memfilter halaman web, melihat penekanan tombol, dan menangkap tangkapan layar. Misalnya, Interguard Sonar menyediakan layanan ini.
   • Dalam beberapa kasus, Anda bahkan mungkin bisa mendapatkan sistem pelacakan dasar secara gratis. Misalnya, ActivTrak memonitor lalu lintas web sistem dan membuat laporan bulanan untuk Anda.

2. 

   Blokir situs web yang berbahaya atau tidak pantas. Pemberi kerja memiliki hak untuk memantau halaman web yang dikunjungi karyawan mereka dan memblokir situs web yang mereka anggap tidak penting untuk operasi bisnis, tidak pantas, atau berpotensi berbahaya. Terutama, pemberi kerja memblokir situs web tertentu untuk memastikan karyawan produktif, seperti memblokir Facebook atau situs perdagangan saham yang mengganggu mereka, atau untuk memastikan bahwa karyawan tidak melecehkan rekan kerja atau melakukan spionase perusahaan.
   • Pengusaha juga dapat memblokir situs yang dianggap pornografi atau penuh kebencian.
   • Beberapa paket pemantauan memungkinkan untuk menetapkan batas waktu pada jenis situs web tertentu, misalnya mengizinkan jumlah waktu tertentu setiap hari di situs media sosial.
   • Ketika Anda melihat bahwa karyawan Anda mengunjungi situs web yang tidak terkait dengan pekerjaan sering, blokir situs web itu dan kemudian kirimkan email yang mengingatkan mereka bahwa mereka berada di waktu perusahaan.

3. 

   Pantau email. Memantau email lebih sulit untuk dibenarkan oleh pemberi kerja. Sebelum membaca email karyawan apa pun, karyawan harus diberi tahu tentang kebijakan yang memungkinkan email mereka dibaca. Selain itu, pemberi kerja biasanya membutuhkan alasan kecurigaan yang membuat mereka membaca email, seperti insiden yang didokumentasikan dengan karyawan tersebut. Juga sulit bagi pemberi kerja untuk membenarkan membaca email jika mereka awalnya mengklaim bahwa email akan dirahasiakan.

4. 

   Pastikan Anda mematuhi hukum. Tindakan pemantauan tertentu dapat mengganggu hak privasi karyawan Anda. Tanyakan kepada pengacara ketenagakerjaan sebelum Anda menginstal perangkat lunak pemantauan. Pastikan ada dokumentasi tertulis pada perangkat lunak yang telah ditandatangani oleh karyawan, dan bahwa setiap orang memahami untuk apa perangkat lunak tersebut.

Metode 4 dari 4: Melembagakan Jenis Pemantauan Lainnya

1. 

   Rekam percakapan telepon. Undang-undang federal mengizinkan pemberi kerja untuk memantau percakapan telepon karyawan. Namun, ini hanya berlaku untuk panggilan terkait bisnis, seperti panggilan dengan pelanggan atau pemasok. Majikan umumnya tidak diizinkan untuk memantau panggilan pribadi, dan harus berhenti merekam dan memantau panggilan ketika mereka menyadari itu adalah panggilan pribadi. Satu-satunya pengecualian untuk ini adalah jika panggilan telepon pribadi secara eksplisit dilarang oleh kebijakan tempat kerja.
   • Perekaman dan pemantauan pesan suara harus dilakukan hanya dengan justifikasi, seperti kecurigaan pelanggaran yang terdokumentasi.
   • Percakapan telepon dapat direkam menggunakan ketukan telepon atau sistem perekaman elektronik. Dalam beberapa kasus, ini dapat dikaitkan dengan perangkat lunak pemantauan Anda yang lain.

2. 

   Siapkan pengawasan video. Bisnis biasanya menggunakan pengawasan video untuk mencegah pelanggan mencuri produk. Namun, beberapa bisnis juga menggunakan pengawasan video untuk memastikan bahwa karyawan tetap produktif dan tidak melanggar kebijakan bisnis. Memantau karyawan dengan cara ini dapat memberi Anda bukti yang tidak bias atas kesalahan karyawan dan juga dapat memotivasi mereka untuk bekerja lebih rajin. Namun, perasaan terus-menerus diawasi mungkin membuat karyawan tidak nyaman dan menyebabkan penurunan semangat kerja. Untuk alasan ini, pertimbangkan baik-baik pro dan kontra sebelum menggunakan pengawasan video.
   • Di banyak negara bagian, pengawasan video juga diatur dengan hati-hati oleh hukum negara bagian. Periksa hukum negara bagian Anda sebelum menerapkan jenis pemantauan ini.
   • Merekam video karyawan yang melakukan aktivitas tertentu, seperti menggunakan kamar kecil atau berganti pakaian, selalu ilegal dan dapat mengakibatkan hukuman pidana.

3. 

   Lacak lokasi karyawan Anda. Aplikasi tertentu, seperti Xora dan TSheets, memungkinkan pemberi kerja melacak pergerakan karyawan melalui ponsel cerdas mereka. Ini biasanya digunakan untuk jam kerja masuk atau keluar dan legal jika karyawan memberikan persetujuan. Namun, beberapa karyawan dilacak 24/7 menggunakan perangkat lunak, yang dapat memberi mereka dasar hukum untuk menuntut majikan mereka atas pelanggaran privasi. Jika Anda menerapkan jenis kebijakan ini, konsultasikan dengan pengacara untuk memastikan Anda melakukannya secara legal.
   • Bisnis pengiriman atau berbasis mengemudi juga dapat menggunakan pelacak di kendaraan untuk memastikan bahwa pengemudi tetap pada rute. Ini adalah praktik umum dan dapat diterima secara umum.

Pertanyaan dan Jawaban Komunitas

Saya mengelola tim yang terdiri dari 4 anggota. Alat pelacak waktu mana yang akan Anda rekomendasikan?

Saya ingin merekomendasikan pelacak WebWork. Saya menggunakannya untuk kebutuhan pemantauan tim saya selama 7 bulan. Ini cukup mudah digunakan dan memiliki banyak fitur berguna seperti tingkat aktivitas, tangkapan layar, laporan, faktur, dan sebagainya. Terlebih lagi, ini lebih terjangkau dibandingkan dengan aplikasi lain.

Bagaimana saya bisa melakukan laporan harian?

Anda dapat mencoba perangkat lunak pemantauan dan manajemen all-in-one. Ini akan mengumpulkan ringkasan pekerjaan harian setiap karyawan dan mengekspor laporan harian, mingguan, atau bulanan yang dapat Anda periksa atau unduh.

Perusahaan telah menetapkan kebijakan bahwa setiap staf harus keluar saat pergi ke lapangan atau di luar kantor, dan masuk saat mereka kembali. Bagaimana saya bisa menangani masalah ini jika staf menolak untuk melakukan ini?

Sulit untuk memaksa karyawan Anda melakukan itu, jadi mengapa Anda tidak menggunakan cara lain untuk mencapai tujuan Anda? Anda dapat mencoba perangkat lunak pemantauan. Itu secara otomatis dapat merekam waktu masuk dan keluar komputer, jadi itu akan menjadi waktu jam masuk dan keluar yang ingin Anda rekam. Jika tidak, Anda dapat mengancam karyawan Anda bahwa mereka tidak akan dibayar secara akurat jika mereka tidak menggunakan sistem secara akurat, tetapi Anda harus bersiap untuk menerapkannya. Pastikan Anda mempostingnya secara resmi dan memberi karyawan Anda cukup waktu untuk menyesuaikan.