Isi

• tahap
• Bagian 1 Siapkan data Anda
• Bagian 2 Menyusun laporan Anda
• Bagian 3 Menggunakan rumus punchy

Dalam artikel ini: Mempersiapkan data AndaStruktur laporan Anda Menerapkan rumus kuat17 Referensi

Tergantung pada pentingnya proyek, kadang-kadang perlu untuk melaporkan setiap minggu, seperti dalam proyek penelitian, magang atau di bidang perdagangan dan ritel. Laporan mingguan yang baik harus memungkinkan seorang manajer dengan cepat menilai kemajuan proyek.

tahap

Bagian 1 Siapkan data Anda

1. 
   

   
   Tentukan alasan untuk laporan Anda. Untuk menulis laporan mingguan yang relevan dengan hierarki Anda, cari tahu mengapa manajer Anda membutuhkan laporan setiap minggu. Karena ini tidak bisa membuat Anda tetap di pos Anda, targetkan kebutuhan dan Anda akan keluar dengan laporan kualitas setiap minggu.
   • Sebagian besar waktu, tujuan laporan adalah untuk memberikan situasi pada kemajuan proyek, yang memungkinkan manajer untuk membuat keputusan berdasarkan.
   • Dengan mengambil contoh perdagangan suku cadang, manajer harus membuat laporan penjualan mingguan. Laporan ini akan digunakan untuk mengevaluasi penjualan, untuk melihat pengisian, untuk meninjau harga atau untuk mempertimbangkan promosi pada produk tertentu.
   • Perhatikan bahwa menulis laporan setiap minggu sebagai bagian dari magang atau proyek penelitian memungkinkan, dengan manajer atau tutor Anda, untuk melihat kemajuan yang dibuat untuk mencapai tujuan dan untuk membagikan apa yang telah Anda temukan .

2. 
   

   
   
   
   Kenali pembaca Anda Untuk melaksanakan laporan Anda secara efektif dan menanggapi dengan baik kebutuhan, penting bagi Anda untuk mengetahui audiens Anda. Ketahuilah bahwa jika Anda tidak tahu siapa yang akan membaca laporan Anda, Anda mungkin tidak memperlakukan apa yang diminta.
   • Mengetahui siapa laporan itu penting, karena Anda tidak akan memperlakukan subjek dengan cara yang sama. Misalnya, apa pun subjek laporannya, Anda tidak akan menggunakan kata-kata yang sama untuk audiens remaja dan untuk sekelompok ahli dari bidang yang ingin Anda tangani.
   • Dengan memiliki gagasan tentang siapa yang akan membaca laporan Anda, Anda akan dapat mengetahui seberapa banyak pengetahuan mereka tentang subjek yang Anda hadapi dalam laporan mingguan Anda. Jika laporan Anda membahas evolusi undang-undang Kode Perburuhan dan pembaca Anda termasuk dalam firma hukum yang berspesialisasi dalam hukum perburuhan, Anda tidak perlu memperkenalkan undang-undang tersebut dan Anda akan dapat langsung mengajukan perubahan pada undang-undang tersebut. datang. Di sisi lain, untuk subjek yang sama, tetapi dengan pengusaha yang peduli dengan hukum ini dan yang evolusi terakhirnya akan menyebabkan perubahan besar bagi profesi mereka, Anda harus masuk lebih dalam ke subjek.
   • Hati-hati, tutor atau guru Anda tidak mewakili audiens Anda, jika Anda harus menulis dokumen sebagai bagian dari penelitian, magang atau latihan lain untuk studi Anda. Untuk menentukan target laporan Anda, lihat apa tujuan pekerjaan Anda dan pertimbangkan juga bidang studi Anda.

3. 
   

   
   
   
   Identifikasi elemen-elemen penting. Audiens Anda tidak akan membaca laporan Anda secara keseluruhan, bahkan jika Anda berupaya untuk bersikap singkat. Anda perlu mengaturnya sehingga poin yang paling relevan dilihat oleh pembaca Anda. Tempatkan elemen-elemen penting di awal laporan Anda sehingga dapat dibaca oleh audiens Anda.
   • Untuk akun studi perbandingan dari tiga produk serupa di mana Anda harus memberikan kesimpulan kepada perusahaan yang ingin mendapatkan yang terbaik dari ketiganya, berikan dari awal produk yang tampaknya paling menarik bagi Anda. Kemudian Anda dapat memperluas dalam laporan Anda mengapa Anda sampai pada kesimpulan ini.
   • Biasanya, halaman pertama laporan memberikan kesimpulan, rekomendasi, atau hasil penelitian yang dilakukan. Sisa halaman laporan membenarkan presentasi Anda di halaman pertama. Pembaca Anda akan dapat menelusuri mereka jika mereka merasa perlu.

4. 
   

   
   Terima mantra yang dicadangkan untuk dokumen Anda. Secara umum, laporan mingguan diklasifikasikan tanpa membaca. Mereka ada di sana hanya untuk melacak kemajuan kegiatan. Jadi, jangan khawatir, jika pekerjaan Anda tidak dibaca secara teratur setiap minggu.
   • Hati-hati, bahkan jika Anda tahu bahwa laporan Anda mungkin tidak akan dibaca, Anda tidak boleh mengurangi kualitasnya. Jangan lalai tentang isi laporan Anda. Tetap faktual dan relevan. Anda harus membuat pekerjaan layak dari tugas yang dipercayakan kepada Anda. Ini adalah komitmen profesional yang harus Anda hormati.
   • Terlepas dari kenyataan bahwa Anda akan bersemangat untuk menulis laporan ke tingkat keterampilan Anda, Anda harus waspada terhadap elemen-elemen yang pasti akan dibaca. Jadi berhati-hatilah untuk tidak bercela tentang rekomendasi, kesimpulan, atau hasil yang Anda berikan.
   • Jangan membayangkan bahwa hierarki Anda tidak membaca laporan Anda karena kurang menarik atau malas. Seorang manajer tahu bagaimana membuat keputusan yang relevan dengan mengetahui elemen-elemen penting. Akibatnya, seorang manajer tidak akan membaca laporan mingguan secara keseluruhan, tetapi akan menyimpannya. Dia mungkin kemudian, karena satu dan lain alasan, tertarik pada poin-poin tertentu lebih dalam.

Bagian 2 Menyusun laporan Anda

1. 
   

   
   Gunakan model bisnis. Tidak jarang perusahaan menggunakan format pelaporan mingguannya sendiri. Selain itu, manajer mungkin digunakan untuk mengambil informasi dari kerangka kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan menggunakan format pelaporan yang berbeda, Anda dapat mengganggu kelancaran aktivitas.
   • Perhatikan bahwa pentingnya format laporan terlihat dalam penjualan, misalnya. Seorang manajer biasanya akan melihat pada grafik atau garis yang menarik baginya dalam laporan mingguan. Jika Anda memutuskan untuk tidak mengikuti model yang digunakan oleh perusahaan, orang-orang yang membutuhkan informasi harus menjelajahinya untuk menemukan informasi yang diinginkan.
   • Tanyakan kepada orang-orang yang mungkin tahu jika ada templat laporan mingguan, seperti asisten eksekutif. Dengan demikian, Anda tidak perlu membangun model. Sangat umum bahwa perusahaan sudah memiliki model yang diformat dengan tabel, font, margin yang sudah ditetapkan.

2. 
   

   
   Menyesuaikan pengiriman laporan. Kirim laporan Anda, tergantung pada cara yang digunakan dengan tepat. Jika Anda meneruskan dokumen Anda sebagai lampiran pada satu, informasi akan disajikan berbeda dari jika Anda mengirimkan laporan kertas.
   • Untuk mengirim laporan, Anda harus menyajikan ringkasan. Dengan demikian, semua orang yang akan membukanya akan segera diberitahu tentang isi lampiran. Yang terakhir hanya akan dibuka oleh mereka yang ingin membaca laporan.
   • Untuk penyajian laporan di kertas, halaman pertama akan sangat penting untuk dapat mengetahui apa itu dan untuk klasifikasinya. Itu harus menyajikan judul, bahkan beberapa indikasi seperti tanggal, nama editor dan jumlah halaman.
   • Terlepas dari cara Anda mengirim laporan, Anda harus menulis nama penulis di halaman pertama karena dua halaman dapat dicampur dengan printer. Pagination harus ada, misalnya "X pada Y" untuk memungkinkan pembaca memastikan bahwa ia memiliki semua halaman laporan.
   • Adalah penting bahwa Anda mengidentifikasi nama, subjek, minggu dan pagination setiap penulis pada setiap halaman. Anda dapat memasukkan informasi ini di tajuk halaman laporan, misalnya.

3. 
   

   
   Tulis ringkasan. Di awal laporan Anda, tulis ringkasan yang panjangnya tidak lebih dari dua paragraf. Ingatlah untuk menaruh kalimat untuk membangkitkan setiap judul laporan Anda. Biasanya, jika Anda melakukan ringkasan dengan baik, seorang manajer akan dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk membaca laporan tanpa harus membaca laporan.
   • Menulis ringkasan harus sederhana dan faktual untuk memungkinkan setiap pembaca memiliki pemahaman yang baik dengan cepat. Jangan mencoba menggunakan kata-kata yang terlalu spesifik, bahkan jika lawan bicara Anda seharusnya memahaminya.
   • Tulis ringkasan Anda setelah Anda selesai menulis laporan secara detail. Anda akan memberi tahu saya bahwa sulit untuk merangkum sesuatu yang belum ditulis. Namun, Anda mungkin tergoda untuk menggunakan elemen-elemen rencana penulisan Anda sebagai ringkasan. Jangan lakukan itu! Kebetulan saat menulis elemen berevolusi.

4. 
   

   
   Atur berbagai bagian laporan Anda. Setelah Anda memahami apa kerangka kerja untuk menulis laporan Anda, kembangkan rencana mengikuti judul dalam laporan Anda, ini akan memungkinkan Anda untuk memiliki visibilitas yang lebih baik pada penulisan dokumen Anda.
   • Kontrol transisi dari satu bagian ke bagian lain dalam laporan Anda. Anda harus dapat beralih dari satu bagian ke bagian lain dengan mudah. Pembaca tidak harus kehilangan utas demonstrasi Anda. Terakhir, tulis dokumen Anda dengan mempertimbangkan audiens yang telah Anda identifikasi.
   • Biasanya Anda harus memiliki dalam laporan Anda: ringkasan, pengantar, rekomendasi, hasil, debat, dan kesimpulan. Anda juga dapat memiliki daftar referensi dan lampiran untuk mengekspos elemen yang lebih tepat, jika perlu. Jika dokumen Anda panjang, Anda harus meletakkan daftar isi. Namun, laporan mingguan tidak boleh terlalu lama.
   • Ketahuilah bahwa setiap bagian dari laporan Anda harus berurusan dengan topik yang terpisah. Paragraf yang membentuk bagian masing-masing berisi ide. Jadi untuk bagian yang mengekspos smartphone yang dibeli remaja, Anda dapat memiliki paragraf untuk setiap merek ponsel. Anda dapat memiliki dua sub-bagian dengan satu untuk anak laki-laki dan satu lagi untuk anak perempuan. Ingatlah untuk meletakkan judul yang eksplisit untuk masing-masing bagian. Kemudian buat paragraf dengan mengikuti tanda untuk anak perempuan dan laki-laki.

5. 
   

   
   Tulis halaman sampul pertama. Bergantung pada panjangnya laporan, mungkin berguna untuk menulis halaman pertama dengan judul, nama Anda, fungsi Anda dan tanggal, atau deskripsi kecil tentang tujuan laporan ini. Ini menyangkut laporan panjang, untuk anak-anak kecil tidak perlu melakukannya.
   • Perhatikan bahwa ada halaman pertama dengan judul, nama Anda, dan elemen pengenal lainnya untuk memudahkan pengarsipan. Oleh karena itu informasi pada sampul laporan ini bukan ringkasan dari konten.
   • Periksa apakah ada format standar untuk liputan di perusahaan Anda untuk laporan mingguan. Jika ada jenis halaman pertama, gunakan itu.
   • Memiliki setidaknya pada halaman sampul Anda judul eksplisit, nama Anda dan nama orang-orang yang berpartisipasi dalam penyusunan laporan mingguan ini, nama perusahaan juga harus muncul di sana, serta tanggal yang harus menjadi hari penulisan atau transmisi laporan.

Bagian 3 Menggunakan rumus punchy

1. 
   

   
   Identifikasi bagian yang berbeda dengan baik. Sebutkan setiap bagian dan sub bagian secara eksplisit, ini sangat membantu pembaca Anda. Anda akan memungkinkan audiens Anda dengan cepat menemukan bagian yang menarik minat mereka dalam laporan mingguan Anda.
   • Tuliskan judul yang eksplisit namun ringkas untuk berbagai bagian dan subbagian. Ini akan sangat membantu pembaca Anda.
   • Jika laporan Anda menunjukkan pembelian smartphone, Anda dapat, misalnya, mengadakan pesta untuk pria, wanita dan remaja. Di masing-masing dari tiga bagian ini, Anda akan dapat membuat sub-bagian pada periode pembelian, tren, dan merek yang paling populer.
   • Pertahankan gaya penulisan yang sama untuk semua judul buku Anda. Jika Anda memiliki permainan pria berjudul "Beli Headshot Pria", Anda mungkin memiliki "Beli Favorit Wanita" untuk permainan wanita. Jangan menulis, misalnya, judul "Pembelian jenis kelamin perempuan" untuk bagian tentang mereka.

2. 
   

   
   Jadilah cerdas dan sadar dalam kata-kata Anda. Tulis kalimat pendek dan memadai yang diorganisasikan di sekitar subjek diikuti dengan kata kerja dan pelengkap. Pembaca Anda akan melihat bahwa Anda mengendalikan laporan Anda dan akan mempercayai kesimpulan dan rekomendasi Anda.
   • Setelah Anda selesai menulis dokumen Anda, baca kembali dan hapus apa yang tidak berguna. Pastikan setiap tindakan memiliki aktor. Untuk memastikan Anda tidak lupa driver untuk setiap operasi, tanyakan pada diri sendiri siapa yang melakukan apa untuk setiap kalimat yang membawa tindakan.
   • Hapus pengulangan yang membebani kata-kata dan ungkapan yang diucapkan seperti "untuk tujuan", "untuk" atau "penggunaan" yang tidak berguna.
   • Cara menulis seperti ini mungkin terlihat tidak menarik bagi Anda. Katakan pada diri Anda bahwa tujuan laporan Anda bukan untuk mengalihkan perhatian, tetapi untuk melaporkan setiap minggu tentang suatu topik untuk memungkinkan audiens Anda membuat keputusan.

3. 
   

   
   Jujur dan faktual dalam apa yang Anda tulis. Saat Anda menulis rekomendasi dalam laporan Anda, pastikan didasarkan pada fakta yang diverifikasi dan diverifikasi. Jangan memberi saran pada kesan pribadi, tetapi pada fakta-fakta spesifik dengan kata-kata yang tidak membawa keraguan bagi pembaca.
   • Jangan menggunakan kata-kata, kata sifat dan ekspresi yang akan memengaruhi secara negatif atau positif. Mengandalkan elemen faktual.
   • Anda mungkin memiliki, misalnya, laporan yang Anda tulis setiap minggu tentang penjualan ponsel cerdas dari toko Anda yang merupakan bagian dari jaringan toko. Dalam laporan Anda, Anda dapat membuat rekomendasi untuk salah satu tenaga penjualan Anda untuk melakukan promosi. Untuk melakukan ini, jangan mengambil sesuatu berdasarkan aspek emosional seperti "dia sangat baik dengan klien" yang subjektif. Sajikan fakta yang dapat diverifikasi seperti "Dia memiliki angka penjualan terbaik selama lebih dari setahun" untuk mendukung proposal Anda.

4. 
   

   
   Gunakan kata kerja yang kuat. Dalam menulis laporan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan kata kerja tindakan bila perlu untuk memperjelas bahwa ini adalah tindakan. Tetap menggunakan kata kerja yang kuat yang jelas menunjukkan bahwa itu adalah suatu tindakan.
   • Lebih suka kata kerja yang efektif seperti "gunakan" daripada "gunakan" untuk menyajikan tindakan yang harus dilakukan.
   • Kata kerja reflektif digunakan, seperti kata kerja, untuk percaya, untuk berpikir, untuk berpikir, untuk mengetahui. Namun, dampaknya lebih lemah daripada kata kerja tindakan. Dalam beberapa kasus, akan lebih menarik untuk meninjau frasa Anda yang didasarkan pada refleksi, seperti "Saya pikir penjualan akan lebih penting pada akhir tahun." Alih-alih pergantian frasa ini, tulislah: "membaca angka-angka dalam tiga tahun terakhir, penjualan akan lebih tinggi selama dua bulan terakhir tahun ini." Pastikan untuk mendukung komentar Anda pada fakta yang terbukti.
   • Cari tulisan yang membawa tindakan. Tinjau laporan Anda dan hapus preposisi dan kata-kata yang diakhiri dengan "ion", yang dapat Anda ganti dengan kata kerja. Dengan demikian, "konsensus pendapat" dapat diganti dengan "konsensus" dan sama seperti "melindungi" lebih menarik daripada ungkapan "memberikan perlindungan".

5. 
   

   
   Sebarkan sebisa mungkin penggunaan suara pasif. Saat Anda menggunakan suara pasif, Anda menyembunyikan aktor dan menyorot aksinya. Menurut kerucut (diplomatik, politik), suara pasif adalah aset. Namun, ini memberikan e yang kurang jelas dan membawa kebingungan.
   • Ketahuilah bahwa suara aktif memungkinkan untuk mengedepankan aktor dari tindakan yang diwujudkan dan di mata pembaca, pilot suatu tindakan diidentifikasi dengan jelas. Untuk mendapatkan ide yang lebih baik, ambil contoh artikel surat kabar tentang penyelamatan seorang anak dari tenggelam. Jika informasinya disajikan seperti ini: "anak yang sudah berkelana terlalu jauh tidak bisa lagi kembali ke pantai. Didorong oleh arus, dia cepat lelah. Akhirnya, dia diselamatkan dari tenggelam yang menjulang. Dalam perikop ini, kita memahami bahwa anak itu diselamatkan, tetapi kita tidak tahu siapa yang melakukan tindakan ini. Dengan mengubah, kalimat terakhir, dengan demikian: "akhirnya, supervisor mandi, Pierre Kicoul, bereaksi dengan cepat dan pergi untuk menjemput anak itu sebelum tenggelam", kita segera melihat siapa penulisnya. tindakan berani.
   • Perhatikan bahwa suara aktif penting untuk menyajikan tindakan yang dapat memiliki efek negatif. Dalam laporan Anda, jika Anda melihat "kesalahan telah terjadi", manajer yang akan membaca ini akan ingin mengetahui penulis kerusakan untuk dapat memotongnya jika perlu. Perhatikan bahwa jika Anda telah membuat yang aneh, itu mungkin untuk mengatakannya. Selain itu, diketahui bahwa setiap kesalahan setengah dimaafkan.
   • Jika Anda ingin menghapus kalimat-kalimat yang berada dalam suara pasif, cari kata kerja "menjadi", lalu tentukan tindakan dalam kalimat tersebut. Kemudian, identifikasi aktor dan ulangi kalimat untuk mengedepankannya.

6. 
   

   
   Gunakan presentasi terbaik sesuai dengan informasi. Dalam sebuah laporan, sangat berguna untuk menggunakan tabel atau grafik untuk menyampaikan informasi tertentu. Cara berkomunikasi tentang data ini seringkali jauh lebih efektif daripada paragraf yang menyajikannya.
   • Ambil alat visual yang tepat dalam laporan Anda untuk menyajikan elemen kepada audiens Anda dan ini harus menjadi salah satu tujuan yang ingin dicapai dalam menulis laporan Anda.
   • Anda dapat, misalnya, mengilustrasikan dengan histogram evolusi penjualan ponsel cerdas untuk minggu yang sama, tetapi pada tahun yang berbeda. Bagi pembaca, informasi yang diberikan dalam bentuk grafik akan jauh lebih mudah dipahami daripada jika Anda telah mempresentasikannya dalam tabel di mana ia seharusnya meninjau angka-angka untuk melihat perbedaannya. Sementara grafik memungkinkan untuk segera melihat situasi.
   • Pahami bahwa kita semua tentang menangkap visual dengan lebih cepat ketika disajikan dengan baik. Pastikan data Anda disajikan dengan baik dan diposisikan dengan benar di halaman. Gunakan bagan dan tabel hanya ketika mereka mendukung kesimpulan dan rekomendasi Anda.

7. 
   

   
   Jangan gunakan kata kunci. Bergantung pada industri atau tempat kerja, ada jargon atau ekspresi yang umum digunakan. Jangan mencoba mengulanginya dalam laporan Anda, mereka tidak akan membantu untuk melewati yang Anda ingin kirimkan dalam laporan mingguan Anda.
   • Buat daftar kata-kata yang umum digunakan di industri Anda. Kemudian, setelah Anda selesai menulis laporan Anda, lakukan pencarian kata-kata di laporan Anda untuk menggantinya ketika itu berguna.
   • Pikirkan audiens Anda, jika Anda menggunakan terlalu banyak kata-kata yang terhubung, itu tidak berarti bahwa Anda mendapat informasi tentang industri Anda. Bahkan bisa sebaliknya. Perhatikan bahwa pejabat yang seringkali lebih tua dari yang Anda lihat tiba, lalu meninggalkan banyak kata kunci. Jadi, yang terbaik adalah menghindari menggunakan kata-kata yang tidak akan menunjukkan nilai Anda dan itu bisa membuat Anda terlihat malas atau berusaha terlihat.
   • Pastikan Anda tidak menggunakan kata-kata yang terlalu canggih. Apa pun tingkat kekhususan atau teknis sektor aktivitas Anda, buat menjadi sederhana dan jelas. Jadi, untuk laporan evolusi hukum, jangan pergi dan menggunakan semua ketentuan hukum dalam dokumen Anda.

8. 
   

   
   Lakukan proofreading. Ingatlah untuk menyelesaikan laporan Anda cukup awal untuk dapat membacanya lagi. Jika Anda memiliki banyak kesalahan tata bahasa dan pengetikan, selain mengganggu pembaca, Anda akan mencerminkan citra diri Anda yang buruk.
   • Gunakan pemeriksa ejaan dan tata bahasa perangkat lunak e-processing Anda, tetapi jangan berharap untuk memperbaiki semua kesalahan. Alat ini tetap sempurna. Ini akan menghilangkan kesalahan pemogokan, misalnya "almond", bukan "baik" (homophone).
   • Putar ulang dari akhir laporan Anda kembali ke awal. Teknik ini akan membantu Anda menemukan kesalahan yang tidak akan Anda lihat di arah lain karena kebiasaan subjek. Anda bisa menghilangkan kata-kata yang akan diberikan oleh otak Anda saat mereka tidak ada di e. Teknik proofreading ini dapat membantu mengatasi masalah seperti itu.
   • Baca dokumen Anda dengan keras. Dengan membaca laporan Anda, Anda akan dapat melihat apakah ada bagian-bagian di mana bacaan tidak lancar atau bahwa pergantian kalimat tidak membawa gagasan seperti yang Anda bayangkan. Pembaca Anda akan memiliki masalah yang sama, mengerjakan ulang bagian-bagian ini sehingga "kedengarannya lebih baik" di telinga.