Isi

• Langkah

Mengekspresikan rasa terima kasih kepada pelanggan Anda adalah cara yang bagus untuk mengembangkan hubungan yang kuat dan membuat orang datang kembali, apa pun jenis bisnis yang Anda miliki. Setiap surat terima kasih yang Anda tulis harus unik, jadi tidak ada cetak biru yang harus Anda ikuti, tetapi ada beberapa petunjuk yang dapat Anda pertimbangkan untuk memastikan bahwa surat Anda mencapai tujuan. Teruslah membaca artikel jika Anda ingin tahu cara menulis surat terima kasih yang luar biasa untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai pelanggan Anda.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Menulis Surat

1. 

   Dalam salam, tulis nama pelanggan dengan benar. Banyak riset pasar menemukan bahwa hampir semua pesan yang dikirim ke pelanggan terkadang tidak efektif jika nama pelanggan tidak dieja dengan benar. Sangat penting bahwa ejaan yang digunakan oleh pelanggan digunakan di header surat terima kasih kepada konsumen.Contoh:Tuan Souza yang terhormat,

2. 

   
   
   Identifikasi alasan ucapan terima kasih. Buatlah sejelas mungkin. Mengatakan sesuatu yang sederhana seperti "terima kasih atas pembeliannya" tidak masalah, tetapi berguna untuk mengidentifikasi apa yang dibeli pembeli dan bagaimana barang itu / akan dikirimkan. Ini membantu membimbing pembaca kembali ke hubungan mereka dengan perusahaan Anda.Contoh:Tuan Souza yang terhormat,Terima kasih banyak telah menghadiri pembukaan toko kami di Rua São Paulo, 157.
   • Ini adalah saat dimana Anda harus bersyukur dengan tulus. Menambahkan beberapa baris yang mengacu pada percakapan Anda dengan pelanggan adalah hal yang tepat.
   • Lakukan yang terbaik untuk mencegah pesan terdengar mekanis atau membuat pelanggan berpikir bahwa ucapan terima kasih yang sama sedang dikirim ke ratusan orang.

3. 

   
   
   Sertakan beberapa baris pelengkap. Saat menulis surat terima kasih kepada pelanggan, Anda memiliki kesempatan yang tepat untuk mengajukan beberapa pertanyaan tambahan untuk memastikan bahwa pelanggan merasa bahwa kebutuhan mereka telah terpenuhi. Tindak lanjut pelanggan yang baik sering kali membuat pelanggan mengkonsumsi lagi, meningkatkan profitabilitas bisnis. Anda tidak perlu terlalu terlibat dengan jenis pendampingan ini dalam ucapan terima kasih; Namun memperhatikan kebutuhan konsumen adalah bagian utama dalam melayani masyarakat.ContohDear Mr Souza, Terima kasih banyak telah menghadiri pembukaan toko kami di Rua São Paulo, 157.Terima kasih kepada Anda dan semua pelanggan seperti Anda, yang sama-sama menyukai produk kreatif, ini adalah pelantikan terbesar kami dalam sejarah perusahaan "
   • Sebutkan keinginan Anda agar pelanggan senang dengan pembelian tersebut, dan bahwa Anda tersedia jika dia memiliki pertanyaan atau masalah.
   • Tanyakan kepada pelanggan apakah ada yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

4. 

   
   
   Sertakan merek Anda. Hampir selalu berguna untuk menyajikan nama perusahaan, logo, atau informasi lain tentang merek dagang dalam surat terima kasih kepada pelanggan. Sekali lagi, ini menyoroti visibilitas bisnis.ContohDear Mr. Souza, Terima kasih banyak telah menghadiri pembukaan toko kami di Rua São Paulo, 157. Terima kasih kepada Anda dan semua pelanggan seperti Anda, yang memiliki minat yang sama terhadap produk kreatif, ini adalah pelantikan terbesar kami dalam sejarah perusahaan.Lebih dari seribu orang, seperti Anda, datang untuk menyapa dan melihat toko baru kami, dan kami sangat senang menyambut Anda semua di lokasi terbaru kami. Silakan kembali untuk mengunjungi kami segera; kami ingin bertemu denganmu lagi!
   • Jika Anda menulis surat terima kasih di atas kertas, pastikan untuk menyebutkan nama bisnis Anda.
   • Jika Anda ingin menuliskan surat ucapan terima kasih di atas kop surat, logo perusahaan Anda akan terlihat, sehingga tidak perlu menyebutkan nama di badan teks.
   • Jika ucapan terima kasih dikirim sebagai email, nama dan logo perusahaan harus muncul di bawah tanda tangan Anda.

5. 

   Gunakan penutupan yang benar. Itu harus selaras dengan hubungan yang dibangun dengan pelanggan dan dengan kepribadian yang ingin Anda proyeksikan dari bisnis Anda. Misalnya, "Jujur", yang terkadang terlalu formal, dapat diganti dengan "Berhati-hatilah" atau kesimpulan informal serupa lainnya, jika memungkinkan. Kesimpulan berorientasi bisnis lainnya juga populer untuk membuat surat-surat ini terdengar pribadi.Contoh:Dear Mr. Souza, Terima kasih banyak telah menghadiri pembukaan toko kami di Rua São Paulo, 157. Terima kasih kepada Anda dan semua pelanggan seperti Anda, yang memiliki minat yang sama terhadap produk kreatif, ini adalah pelantikan terbesar kami dalam sejarah perusahaan. Selengkapnya dari seribu orang, sama seperti Anda, mampir untuk menyapa dan melihat toko baru kami, dan kami sangat senang menyambut Anda semua di lokasi terbaru kami. Silakan kembali untuk mengunjungi kami segera; kami ingin bertemu denganmu lagi! Dengan terima kasih atas dukungan baik Anda,

6. 

   Tanda tangani surat itu dengan tangan. Jika memungkinkan, gunakan tanda tangan Anda sendiri untuk menutup rumah. Bisnis yang lebih besar sering kali kesulitan dengan gagasan tentang bagaimana membuat surat formal terlihat pribadi. Bahkan tanda tangan terkomputerisasi hampir selalu lebih baik daripada nama yang diketik, karena hal ini membuat surat tersebut seolah-olah dikirim secara langsung.Contoh:Dear Mr. Souza, Terima kasih banyak telah menghadiri pembukaan toko kami di Rua São Paulo, 157. Terima kasih kepada Anda dan semua pelanggan seperti Anda, yang memiliki minat yang sama terhadap produk kreatif, ini adalah pelantikan terbesar kami dalam sejarah perusahaan. Selengkapnya dari seribu orang, sama seperti Anda, mampir untuk menyapa dan melihat toko baru kami, dan kami sangat senang menyambut Anda semua di lokasi terbaru kami. Silakan kembali untuk mengunjungi kami segera; kami ingin bertemu denganmu lagi! Dengan terima kasih atas dukungan baik Anda,Carla Ribeiro, "Pendiri dan Administrator CartaCriativa

Bagian 2 dari 3: Menggunakan Nada yang Tepat

1. 

   Tahan dorongan untuk mempromosikan bisnis Anda lagi. Anda menulis surat untuk berterima kasih kepada klien Anda karena berbisnis dengan Anda, jadi tidak perlu lagi mengarahkan orang itu ke iklan lebih lanjut. Gunakan nada ramah pada saat ini; membuat pelanggan merasa seperti seseorang di rumah.
   • Frasa seperti "kami berharap bisa berbisnis dengan Anda lagi" terdengar seperti klise; lebih baik tinggalkan mereka .. Jangan mengatakan apapun yang tidak akan Anda katakan kepada seorang kenalan.
   • Jangan memasukkan mempromosikan suatu produk, menyebutkan penjualan di masa depan atau hal lain yang dapat diartikan sebagai iklan.

2. 

   Kirim surat dengan prangko asli. Bahkan jika Anda akan mengirim lusinan surat, yang terbaik adalah tidak menggunakan sistem perangko digital. Ini mengungkapkan bahwa surat terima kasih ini adalah salah satu dari sekian banyak dan akan membuat pelanggan merasa kurang istimewa. Sebenarnya, itu bisa berarti bahwa surat terima kasih Anda mungkin berakhir di tempat sampah bersama dengan korespondensi tidak berguna lainnya.

3. 

   Tulis juga alamatnya secara manual, jika memungkinkan. Sekali lagi, semakin personal ucapan terima kasih Anda, semakin baik Anda akan diterima. Jika Anda tidak punya waktu untuk membahas amplop, minta seseorang untuk melakukannya. Bahkan jika Anda bukan orang yang menangani surat itu sendiri, pelanggan akan terkesan melihat amplop tulisan tangan.

4. 

   Berikan informasi kontak Anda dan terbuka untuk komunikasi. Pastikan nomor telepon dan alamat Anda tercantum dalam korespondensi, dan dorong konsumen untuk menghubungi Anda kapan saja. Jika dia benar-benar menghubungi Anda, bersiaplah untuk segera memenuhi kebutuhannya.

Bagian 3 dari 3: Memilih Format yang Tepat

1. 

   Tulis surat itu dengan tangan. Mencetak surat standar hampir sama dengan mengirim brosur iklan ke klien Anda. Alih-alih membuat klien Anda merasa istimewa dan dihargai, surat Anda bisa memiliki efek sebaliknya dan menyebabkan gangguan. Cobalah untuk menulis catatan terima kasih satu per satu dengan tulisan tangan Anda sendiri.
   • Jika Anda memiliki terlalu banyak catatan terima kasih untuk ditulis dan Anda merasa tidak akan dapat menulisnya sendiri dan dengan tangan, mintalah bantuan orang lain. Waktu yang dibutuhkan untuk menuliskannya satu per satu tidak akan sia-sia.
   • Jika tidak mungkin untuk menulis semua surat dengan tangan, Anda perlu menemukan cara lain untuk mempersonalisasikannya. Minimal, nama pelanggan dan tanda tangan asli harus dicantumkan di setiap ucapan terima kasih.
   • Dalam beberapa kasus, mungkin lebih tepat untuk menulis email terima kasih daripada mengirim catatan tulisan tangan. Ini mungkin tepat jika Anda memiliki hubungan pribadi yang mapan dengan pelanggan. Kuncinya adalah memastikan bahwa email tersebut dipersonalisasi dan tulus. Jika ada kemungkinan email salah dikira sebagai iklan, kirimkan catatan dengan tulisan tangan.

2. 

   Pilih kop surat untuk surat terima kasih Anda. Kartu ucapan terima kasih dan kop surat dengan logo perusahaan sesuai untuk surat terima kasih perusahaan. Jika Anda harus menulis hanya beberapa catatan, kartu ucapan terima kasih yang elegan, seperti yang Anda temukan di alat tulis, akan membuat pelanggan Anda merasa bahwa mereka memiliki prioritas tertentu. Jika tidak, gunakan stok kartu dengan logo perusahaan di header.
   • Hindari menggunakan kertas biasa untuk surat terima kasih.
   • Pilih kartu ucapan terima kasih yang sesuai untuk dikirim di lingkungan bisnis apa pun. Jika bisnis Anda unik dan menyenangkan, tidak apa-apa menggunakan kartu warna-warni yang mewakili perusahaan Anda seperti yang Anda inginkan. Hindari menggunakan kartu dengan gambar atau pesan yang tidak pantas atau sangat pribadi.

3. 

   Pertimbangkan untuk mengirim hadiah. Jika Anda ingin melangkah lebih jauh untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda, Anda dapat mengirim pengingat kecil bersama dengan surat itu. Ini tidak sepenuhnya perlu, tetapi untuk pelanggan khusus ini mungkin hal yang benar. Hadiah harus kecil dan berguna, dan dapat mewakili layanan yang ditawarkan oleh perusahaan Anda, atau sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan bisnis Anda, tetapi bersifat profesional.
   • Ide hadiah kecil adalah penanda buku, magnet, permen, kaus oblong, atau sertifikat hadiah.
   • Nilai hadiah tidak boleh melebihi R $ 25 - R $ 50. Faktanya, beberapa perusahaan memiliki kebijakan etika yang mencegah mereka menerima hadiah yang mahal.